實物檔案的管理工作亟待加強

佟小鵬

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

對實物檔案定義的闡述，檔案學界一直是百家爭鳴。對檔案具有原始記錄性和保存備查性這一檔案的本質屬性的認識大都理解一致，但對檔案外延的理解卻有不同。目前在我國影響最大的是“歸檔”標準說，即把辦理完畢的文件歸檔作為現行文件轉化為檔案的關鍵點。近年來又出現了以何嘉蓀為代表的“擴大外延”說，主張“把收發文登記宣布為歸檔，把全部現行文件宣布為檔案”，此說與法國等拉丁語系國家檔案界的看法相近。近年來，泛化檔案的傾向越來越明顯，其中以“實物檔案”說為典型。有學者認為，“泛化”傾向不利于檔案館（室）與博物館的合理分工。如確有必要，檔案部門可以少量收藏—些與本館、室藏檔案有關的標本與樣品等實物。但這些實物不具有原始紀錄性，因而不是檔案。對于確有保存價值的證書、獎狀、印章、旗幟等，可視為特殊載體檔案，不應稱為“實物檔案”。不管檔案學界如何定義，實物檔案這種特殊載體的檔案卻實實在在地大量存在于各個單位和部門，對實物檔案的收集、登記、整理、歸檔，與文書、基建檔案等其它門類的檔案一樣有著同等重要的作用。因此，不應因實物檔案的定義之爭忽視實物檔案的管理。

一、關于實物檔案管理中的問題

首先，對實物檔案重要性的認識不足，造成許多實物檔案不能按時歸檔。還有一些實物檔案流失，影響了實物檔案的齊全完整。其次，對實物檔案存在著認識上的錯誤。有的部門把實物檔案當成一種榮譽的象征放在本部門，直接影響了對實物檔案的管理和利用。再次，各部門對于實物檔案的收集歸檔的時間認識模糊。實物檔案與其她門類的檔案有所不同，其特點是隔年評比，而檔案部門卻往往收集本年度的實物檔案，這樣就造成本年度的實物檔案不能隨到隨交，進而造成檔案部門對實物檔案的重復整理，影響了實物檔案的齊全完整和歸檔工作的規范性。

二、關于實物檔案的收集方法

為了保證實物檔案的齊全完整，檔案部門應該建立一套健全完整的收集、管理制度，實物檔案應該隨到隨歸檔，以免造成遺漏；由于各部門進行先進評比的時間不同，造成實物檔案形成時間上的差異，這就要求檔案員要及時了解情況，從單位的年度評比中摸出實物檔案產生的規律，從而使實物檔案收集齊全、完整。

（一）對每年進行先進評比并形成實物檔案的獎項，檔案員應做到心中有數。例如：評選先進工會、黨刊黨報征訂先進單位、交通安全先進單位等，這些評選每年都有，檔案人員要將形成的實物檔案及時歸檔。同時，檔案人員要做好單位領導和兼職檔案員的宣傳和教育工作，使其認識到實物檔案歸檔的重要性，保證實物檔案能夠歸檔及時，不遺漏。

（二）對于非每年評比的獎項，檔案人員也要將什么時候舉辦評獎牢記心間，并在舉辦評比活動時將實物檔案及時歸檔。

（三）實物檔案整理。收集進館的實物檔案按獎杯、獎旗、獎章、獎狀、證書、單位個人證章及其它分類編制案卷目錄（附后）并按實物檔案形成時間和進館先后順序分類編號、上架排列、集中存放。名人字畫、獎狀不裝訂，采取平放或卷放，每張貼粘膠紙，在粘膠紙上編號。書稿、著作類實物只編件號，不編頁號，在目錄中注明頁數、散裝入盒；證書材料、印章、錦旗獎杯每件粘膠紙，在粘膠紙上編號、散裝入盒；其中獎杯不裝盒。徽案類實物檔案、錢幣、票證檔案參照片檔案整理方法，將其固定在紙板上，左邊系實物，右邊加文字說明。實物檔案屬非全宗實物，接收征集進館后要重新編號。進館實物檔案編號：包括總登記號、案卷號。

三、關于實物檔案的利用

檔案編研和展覽是檔案利用工作的重要組成部分，是檔案室開展檔案服務工作，面向社會宣傳、普及檔案知識、為經濟建設服務的重要手段，實物檔案是進行檔案編研的好素材、舉辦檔案展覽的好展品。作為機關檔案室，我們把檔案編研和檔案展覽作為檔案利用和服務工作創新的一大突破點，立足現有的檔案資源，舉辦了相關的展覽，發揮了實物檔案的重要作用，起到了為社會服務的作用。我們同時還在檔案編研工作上下工夫，讓實物檔案發揮其應有的價值。

四、加強實物檔案保管工作的措施

（一）加快相應的規范和體制建設，構建實物檔案保管的標準體系

從現階段實物檔案保管的實際來看，首先，必須完善收集標準規范。由于實物檔案概念外延的模糊性，近幾年來檔案館和博物館都將實物檔案視為己有，并不同程度地加大了收集的力度，導致一些檔案館盲目地擴大館藏，給保管工作帶來極大的負擔。對此，有必要以標準和規范的形式明確實物檔案的收集范圍。其次，加強實物檔案保管技術規范的建立。在理論研究的基礎上，盡快建立保護技術的相關標準，是指導目前實物檔案保護工作的關鍵。

（二）對實物檔案進行科學分類及合理鑒定

1.對實物檔案進行科學分類

一般來說，實物檔案可按如下類別分類：①榮譽證書；②獎狀；③錦旗；④獎杯；⑤獎牌；⑥其它。旅游單位經常有大型活動、與外國友好往來等活動。因此，可將簽名冊、贈品作為單獨類別進行登記和管理。

2.對實物檔案進行準確合理的鑒定

對于實物檔案的鑒定，必須密切結合檔案產生的背景環境，從內容和載體兩方面入手進行評價。不同價值層次的檔案可按照永久或長期保存、暫時保存、銷毀等不同方式進行處理，以確保館藏檔案的質量。

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