淺談醫院檔案管理新策略

康敬梅

（鶴崗市興山人民醫院 黑龍江 鶴崗 154105）

檔案是黨和國家的寶貴財富，管好檔案是維護本單位歷史真實面貌的重要工作。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案管理的根本任務，是醫院的寶貴財富，對醫院領導決策科學化、醫院建設現代化極為重要。

一、醫院檔案管理現狀

（一）檔案意識不強，檔案利用率不高

在醫院管理中，領導十分重視醫療服務管理，而對檔案的管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。這就使醫院檔案在管理和收藏中的利用率有所降低。

（二）醫院檔案管理制度不健全，管理分散，管理范圍不明確

隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少。醫院沒有一整套科學統一的管理標準，導致各級醫院在管理檔案時，往往根據醫院自己的理解和實踐進行管理，造成各科室分散管理，使許多應該納入醫院統一管理的檔案散落在各科室，沒有得到統一管理，也使得許多珍貴的材料丟失或遺棄，不能得到有效利用。

（三）檔案管理人員業務水平不高，相關知識欠缺

醫院是以醫療技術為主的醫療單位，這就要求檔案人員除了要具備檔案專業技術外，還要具有相應的醫療專業知識。可現在，既懂檔案又了解醫療知識的檔案專業人員簡直是少之又少，這種情況已不適應新形勢下的醫院檔案事業發展。

二、醫院檔案管理工作新策略

（一）加強領導，加強宣傳，增強檔案意識

檔案資源是一種潛在的生產力，為醫院領導工作的銜接、決策，為醫院的改革發展，醫院技術水平的提高提供了大量準確的參考資料和數字依據。檔案管理工作人員作為檔案直接管理者，要加強檔案法律法規學習，大力宣傳檔案管理在醫院管理中的重要意義，得到領導重視。領導重視，是做好檔案管理的前提，把檔案管理納入醫院管理和發展的重要日程，與醫院業務同步規劃、同步發展。同時，使全院干部職工充分認識檔案在醫院管理中的重要性，更好地參與、支持檔案管理工作。

（二）加強檔案管理人員隊伍的自身建設，提高檔案管理人員素質

隨著時代的發展，科技的創新，檔案的管理方式也發生了巨大的變化。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平，檔案人員應主動學習，通過各種形式不斷更新知識，改善知識結構，成為信息社會和檔案學科發展的復合型人才。醫院領導也應重視檔案人員的素質培養，根據醫院的總體要求和檔案工作發展的需要，制定切實可行的年度學習計劃，明確學習目標，多派檔案管理人員外出進修學習，鼓勵他們積極參加學術交流活動注重知識更新。

（三）健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

檔案具有真實性、完整性、有效性的特點。它是一項嚴肅的且條理性很強的工作。建立科學的檔案管理體系、健全檔案管理的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續發展。醫院檔案工作人員要根據《檔案法》《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位工作實際，逐步實現檔案的統一管理。建立以檔案管理人員為專職檔案人員，其他科室各抽一人為兼職檔案工作人員的檔案管理機構，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。同時醫院要完善檔案的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。

（四）規范檔案歸檔范圍，加強檔案收集工作

檔案的歸檔范圍決定了文件材料的收集。是醫院檔案管理工作中的重要環節，會影響醫院檔案的內在質量和利用價值。檔案管理人員要結合本單位的工作實際，認真分析研究、科學規范檔案歸檔范圍，不斷調整和擴展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價值、應當歸檔的文件材料收集齊全。

（五）加大檔案室的硬件投入，實現檔案現代化管理

根據醫院具體情況，加大檔案資金投入，改善檔案管理環境，引進現代化技術和設備是實現檔案現代化管理的必須條件。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門檔案庫房和配備必要的安全保管設施，如庫房的去濕、空調設備、高效滅蟲、滅火設備等，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容。二是要引進計算機管理，發揮電子計算機在檔案管理中的作用。逐步配備計算機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作。改變傳統的手工操作，信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高檔案管理的工作效率。同時注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的信息，豐富自己的檔案管理經驗，實現醫院檔案管理現代化。

（六）開發利用檔案資源，為醫院建設與發展服務

開發利用檔案資源是醫院檔案管理的最終目的。因此，檔案管理人員要強化服務意識，進行全方位跟蹤服務。通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，為醫院的臨床醫療、教學和科研工作服務。同時，檔案人員要結合單位實際,努力開拓檔案利用的新途徑。積極開展編研活動，對檔案信息進行深層次地開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，檔案管理人員還要加強利用反饋信息的管理，實現檔案信息的深層開發與資源共享。從而提高檔案的利用效率，為醫院的建設與發展服務。

總之，隨著醫院醫療體制改革，醫院檔案工作的重點也隨之改變。檔案管理人員要順應時代，提高檔案現代化管理意識，經常深入到各科室調查、了解醫院醫療、教學和科研工作對檔案信息的需求，有針對性地提供檔案信息，為醫院的改革發展提供信息保障。

[1]包文輝.衛生檔案工作指南[M].中國文史出版社，2006.

[2]王陽淺.論新時期醫院檔案管理[M].牡丹江教育學院學報，2006(09).