醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理

崔永亮

（牡丹江市第二人民醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

一、安全保衛(wèi)工作檔案的特點(diǎn)

（一）多樣性

安全保衛(wèi)工作檔案類別多，內(nèi)容多，數(shù)量多，既有案件檔案、調(diào)查檔案、重大事故檔案、重要項(xiàng)目安全保衛(wèi)檔案，又有監(jiān)督、改造檔案，治安處罰檔案，文書檔案。

（二）現(xiàn)實(shí)性

醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案來源于醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)工作，在醫(yī)院現(xiàn)實(shí)的安全保衛(wèi)中不斷積累，并及時(shí)為現(xiàn)實(shí)的安全保衛(wèi)工作直接服務(wù)。

（三）動(dòng)態(tài)性

醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案要隨著問題性質(zhì)的變化和工作手段的改變而轉(zhuǎn)化。

（四）機(jī)密性

安全保衛(wèi)工作在實(shí)施各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中往往涉及很多黨和國家的機(jī)密文件和保密事件。因此，所形成的檔案也有很強(qiáng)的機(jī)密性的特點(diǎn)。

二、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

醫(yī)院綜合檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立部門，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，特別是醫(yī)院安全檔案，要使安全檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；有計(jì)劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

三、安全保衛(wèi)工作檔案的作用

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案是為現(xiàn)實(shí)的安全保衛(wèi)工作服務(wù)的。

（一）憑證作用

檔案是歷史的真實(shí)憑證，它客觀記載著歷史情況，可以成為查考、處理問題的依據(jù)，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。

（二）參考作用

檔案記錄了在進(jìn)行各項(xiàng)安全保衛(wèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)的思想發(fā)展、形勢(shì)變化、工作成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等情況，為現(xiàn)實(shí)中考查以往歷史，借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，更好地做好現(xiàn)實(shí)工作，提供了很好的參考作用。

（三）服務(wù)作用

安全保衛(wèi)工作檔案中包含了大量豐富的內(nèi)容，可以為安全保衛(wèi)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳教育、科學(xué)研究、教學(xué)和現(xiàn)實(shí)工作等服務(wù)。

四、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的分類

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案一般可分為二類：

（一）文書檔案

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的重要文件，按系統(tǒng)立卷歸檔；安全保衛(wèi)組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、紀(jì)要、簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和會(huì)議記錄等文書材料，辦理完畢具有查考價(jià)值的經(jīng)整理應(yīng)立卷歸檔；安全保衛(wèi)工作中制定的規(guī)章制度、工作條例、評(píng)選先進(jìn)集體、先進(jìn)工作者、積極分子的登記表和事跡材料；內(nèi)部辦公用財(cái)產(chǎn)、設(shè)備等的登記和賬目。

（二）業(yè)務(wù)檔案

1.治安工作檔案。各要害部位及重點(diǎn)部位確定的根據(jù)、報(bào)告、批準(zhǔn)文件，防護(hù)設(shè)備、措施；報(bào)案材料；刑事、治安案件立案、調(diào)查、偵破處理材料；各類監(jiān)控人員名單、具體情況。

2.消防工作檔案。要害部位及重點(diǎn)防護(hù)部位確立依據(jù)、報(bào)告、批準(zhǔn)文件、防范設(shè)備、措施，火情、火災(zāi)事故發(fā)生情況記錄、調(diào)查、結(jié)論報(bào)告，火災(zāi)隱患及治理整改；消防設(shè)備、設(shè)施時(shí)間、種類、設(shè)置部位。

3.政保工作檔案。年度穩(wěn)定工作方案，突發(fā)事件及處理，對(duì)特殊人員的監(jiān)控情況，信息工作檔案、秘密力量、信息來源、處理和作用，醫(yī)院內(nèi)部政治案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料。

五、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業(yè)的人員，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平高低、檔案服務(wù)質(zhì)量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平、先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質(zhì)，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡單、檔案管理專業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案局專家或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才授課，傳授檔案專業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)；要求撐握計(jì)算機(jī)方面專業(yè)知識(shí)和英語的讀寫聽能力。經(jīng)考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開招聘，實(shí)行公平競爭，優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下。

總之，安全保衛(wèi)工作大事記是對(duì)醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中發(fā)生、出現(xiàn)、遇到的種種大事，以供查考的記載；大事記內(nèi)容為醫(yī)院安全保衛(wèi)工作的各個(gè)方面；醫(yī)院安全保衛(wèi)大事記應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，是安全保衛(wèi)工作的歷史記錄，是醫(yī)院安全保衛(wèi)工作實(shí)踐的產(chǎn)物，不能隨意編寫。

[1]夏勁松.淺談醫(yī)院檔案管理[J].中國基層醫(yī)藥，1995（S1）.

[2]狄新怡.加強(qiáng)檔案工作促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展[J].國際醫(yī)藥衛(wèi)生導(dǎo)報(bào)，2002（Z1）.