建設項目檔案管理的法制化探討

陳文靜

（黑龍江省農墾總局 八五六農場 黑龍江 158418）

傳統的以行政管理手段為主、法律手段為輔的檔案管理模式，已不能適應市場經濟體制下檔案工作的特點和要求，1996年全國人民代表大會常務委員會重新修訂了《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)。《檔案法》明確了檔案行政管理部門的行政執法權，賦予了檔案行政管理部門的行政處罰職能，既為檔案行政管理部門依法治檔提供了法律依據，又為檔案事業的健康發展提供了法律保障。但在檔案工作的法制化建設中，檔案工作者執法、守法的自覺性尚未完全形成，依法治檔意識還不夠強，制約了檔案法制化建設的進程。

一、建立項目法人制

項目法人制，是加強項目檔案管理法制化的重要措施，是實施項目檔案工作制度化管理的組織保障。項目建設(法人)單位是項目建設的主體，在項目管理中應發揮龍頭作用，檔案工作也是如此，應按照《檔案法》及建立項目法人制要求，建立檔案工作領導責任制和崗位責任制，并將檔案工作領導責任制貫穿項目建設全過程，形成以項目建設單位為管理核心，以納入合同為管理依據，以管理控制為管理手段，在各參建單位的全方位參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后嚴把驗收關的全程控制管理。

項目檔案管理的項目法人制，作為加強檔案法制化管理的第—條，2006年國家檔案局和國家發改委在制定《重大建設項目檔案驗收辦法》，把它作為一項重要內容列入重點檢查和考核內容，以保證項目檔案法人制的貫徹執行。

二、納入合同管理制

合同是約束參建各方的法律依據，將檔案管理納入合同管理是市場經濟環境下規范項目檔案管理的行之有效的做法。項目建設(法人)單位在與設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應按《合同法》及其他法規文件的規定，分別設立有關檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的內容、套數、時間以及因修改增加新圖的責任、質量要求、審核責任和違約責任等，充分發揮合同的法律作用，以保證項目檔案的完整、準確、系統。

1999年《中華人民共和國合同法》發布，其第16章——“建設工程合同”第274條、第275條規定，簽訂勘查、設計合同和施工合同時應對建設項目文件的交付、質量和驗收，在合同內容里做明確規定。同年年底，建設部、國家工商局發布的《關于印發建設工程施工合同(示范文本)的通知》第2部分——“通用條款”的第9部分32條規定，工程完工后，承包人必須提供完整的竣工資料和竣工圖，并應在專用條款內約定提交日期和份數，做出明確規定。

項目建設(法人)單位與設計、施工、監理等單位簽訂的合同一般分為主合同、合同附件、補充合同(協議)等幾部分。關于項目文件歸檔及檔案移交等有關內容，一般在主合同中只做一些原則的約定，具體的、詳細的內容，多數是在合同附件或合同補充(協議)中以專門的條款作出明確的約定，或根據國家、行業有關規定，可以單獨簽訂檔案合同。

三、加大對《檔案法》的宣傳力度

要通過不同渠道,采取不同方式加強對社會成員檔案法制化建設相關法律法規的宣傳教育,使每位社會成員學法、懂法、用法,讓《檔案法》深入人心,付諸行動,形成積極主動搜集和上交檔案資料、保護和提供檔案資料和檔案線索的良好行為。

四、實行工程監理制

所謂項目監理，是指對項目建設參與者的行為所進行的監控、監督和評價，以及采取相應的管理措施，保證建設行為的合法性、合理性和經濟性。

將檔案工作納入工程監理制，主要是指監理單位的檔案管理的職責，2000年頒發的《工程建設監理規定》(GB50319)第14條“工程建設監理程序”規定：工程監理應“參與工程竣工驗收，簽署建設監理意見”，并在“建設監理任務完成后，向項目法人提交工程監理檔案資料”。由于檔案驗收是建設項目竣工驗收的重要部分，竣工驗收包含檔案驗收。2002年國家檔案局頒發的《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》標準，將監理的檔案管理職責做了更為具體的規定：監理單位應對設計院編制的竣工圖進行審核簽字認可責任，對施工單位收集、編制、整理后的項目竣工文件的完整準確情況和案卷質量進行審查的職責。因此，監理單位應根據這些規定以及項目建設(法人)單位要求，在合同規定范周內，配合業主制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，并在工程建設項目文件的形成、竣工文件的編制、竣工檔案的移交審核中充分發揮監管的控制作用，保證項目檔案的完整、準確、系統、有效。

五、納入項目管理程序

將項目檔案工作納入項目管理程序，是檔案工作與項目建設同步的保障；將項目文件的歸檔要求貫穿于立項、設計、施工、監理、驗收等各環節，能從源頭保證項目檔案完整、準確、有效。檔案部門作為項目管理的一個職能部門，按項目管理程序介入項目管理的各個環節，如參與開工交底、階段性檢查、交工驗收等節點控制檢查，能實時掌握項目文件形成、收集、積累情況，對檢查發現的問題，及時提出整改要求，采取措施加強過程控制。同時統一文件編制標準，提出規范整理要求，可以避免工作被動和歸檔滯后的現象。項目檔案工作納入項目管理程序的具體措施，就是要將項目檔案工作的“三納入”、“四同步”、“四參加”制度落到實處，融入到項目管理程序中，才能真正實現檔案建設同步管理。

“三納入”就是要將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設的各項程序，納入項目建設管理中，納入有關部門和有關人員的職責范圍。

“四同步”就是要將下達工程計劃任務與提出項目文件歸檔要求要同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件積累情況要同步；工程驗收與檔案驗收要同步；項目總結與歸檔的項目文件材料交接要同步。

“四參加”就是要求檔案人員應參加與工程管理相關會議及質量檢查，參加重要設備、儀器價格；參加項目建設竣工驗收及參加項目科研成果的審定。

[1]王冠男.高校檔案管理法制化建設初探[J].科技信息，2012（19）.

[2]宋穎.新建項目基建檔案工作初探[J].辦公室業務，2011（S1）.