古今檔案管理的相關對比與分析

石曉琦

（牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157020）

前言

檔案是人類歷史進程中比較重要的文獻，我國最久遠的檔案記錄可以追溯到甲骨文時期，而且隨著我國古代各類可以記載歷史物件的不斷發展，也經歷了石刻，甲骨文，絲綢等等各種形式。經過了多年的發展，文獻的管理方式也不斷發展，如何應用現代化條件進行檔案管理使檔案管理更加便捷化，現在的檔案管理是不是也存在死角，古代的檔案管理又有什么過人之處，古代的檔案管理在當時的條件限制之下，有什么弊端，將是我們重點討論的問題。

1.古代檔案管理

1.1 古代檔案管理的優點。古代檔案首先具有高超防霉的技術。白礬是一種普遍用于生活的防霉的化學品。白礬的防霉的機理很簡單，將白礬溶于水便有防霉的特點，只要將這種液體涂在書本的封面上即可達到防霉的作用，鑒于該種方法的簡便可行性這種方法至今仍被應用。在魏晉南北朝時期之前，白礬、麝香作為主要防霉劑，這一時期還用到了含砷和硫的礦物質作為防腐物質。魏晉南北朝時期古人為了防霉，還將防霉劑用水稀釋后涂布在紙上晾干。其次古代的檔案管理為了更好地管理檔案還為其建立專門的庫房，關于對檔案的管理，庫房無疑起著相當重要的作用，因為檔案本身的特殊性，對后世具有重要的作用所以要對他進行特殊的防護，所以他所需要的房子在防火，防潮方面的要求都是比較高的，而且關于古代檔案庫房選在哪里都是有一定的講究的，適宜在向陽的地方。古代檔案庫建筑多能因地制宜,選擇向陽高地作址。有的檔案庫巧妙利用地理環境,如石渠閣,閣下筑石渠,引附近滄池水繞閣而流,既隔絕行人的往來,又可防火.最后，古代也具有相對完善的檔案補救措施就是所謂的檔案修繕。

1.2 古代檔案管理存在的缺陷。從我國檔案發展的歷史看來，在古代的社會條件之下我國的防霉防蟲方面的技術在世界上還是比較發達的。但是，當時科技條件是有限的，這就導致了它存在一定程度的缺陷，當然瑕不掩瑜，但是存在的缺點我們也應該充分認識。關于古代對于檔案的保護一般采用比較自然天然的方式，因為當時的技術條件的發展與現在相比是存在一定的差距的。由歷史記錄可知防蟲霉類的藥物主要分為三類，即植物性、動物性和礦物性，在當時的條件下，植物性藥物應用的是最為普遍的，因為植物藥物的提取技術相對而言比較簡單而且可以大量獲取。不得不承認的是，我國的防蟲防霉技術雖然取得了一定的成效但是也隨之而來了一系列的問題，例如，通常情況下明礬的防霉效果雖然是差強人意的，但是因為明礬本身的化學性質使紙質變成了酸性，使紙本身的性質發生了變化減短了可以保存的時間。無獨有偶利用紅丹可以達到防蠹的目的，但同時也會造成對人體健康的危害；利用曝曬方法可以達到防治蟲霉目的，但同時也會導致紙質檔案載體變得干燥、易碎，對檔案保護產生不利影響等。

2.關于現代檔案的管理

2.1 現代檔案管理的優點與可取之處。信息的交流是人類社會比較重要的一個特征，信息的儲存需要一定的介質無需置疑，用何種東西儲存信息隨著科技的發展而不斷發生改變。隨著現在技術的不斷發展載體有了翻天覆地的變化。這種變化總的講,就是:由傳統型的變為非傳統型的（或稱現代型）。這種非傳統型載體大體包括以下幾種類型:一、特種紙張,如復印機、傳真機用的紙張;二、膠片,如縮微膠片、照相底片;三、性介質,如計算機用的磁帶、磁盤;四、光盤。這些新時代背景下發展出來的檔案管理方式與傳統的檔案管理方式大為不同，這就意味著現在的趨勢是用一種非紙質的檔案記錄方式代替傳統的紙質形式，現在的檔案管理以電子化為主，向無紙的方向發展。在這樣的情況下，各種檔案管理的效率將大為提高。現代化的情況下計算機的應用越來越頻繁，在這樣的時代背景之下，我們的有利條件就是應用計算機的便利性把傳統的檔案管理中手工的成分變成自動化，建立相應的信息庫，使檔案管理更加方便快捷，而且現代的管理方法更加多元化，有益于我們的就是應用現代化的管理手段，制訂標準化管理、目標管理、全面質量管理等先進方法去推行和運用。

2.2 現代檔案管理需要改進的地方。首先需要在制度方面做出一定的改進。我國很多部門都為了檔案管理制定了很多的管理條例。但是不難發現這些條例一般都是表面功夫沒有起到實際的作用。其次，盡管進入了信息化時代，檔案管理在這方面的管理還是比較低下的。現代的各種高技術的應用程度越來越高，檔案的保管存儲由原來單一的紙質文本發展為紙質、影像、電子集成等多種存儲資料共存的局面. 在以后應用時很多問題不斷出現比如檔案的軟件信息缺乏，而且很多都是人工完成而不是靠機器，雖然表面上我們在使用科技化產品，可是這些產品的優勢根本沒有發揮出來。最后也是最重要的問題就是檔案管理人員的業務素質。我國很多的很多部門都存在檔案管理的部門，但是管理人員的素質良莠不齊，而且大多數人的文化水平沒有達到一定的程度，甚至很多部門為這份職業召兼職人員，這些人員對于自己的工作根本不能盡心盡力。

結語

正如古話所言，“人無完人，金無赤足”。任何檔案管理的方法都會存在一定的缺陷。當然不可忽視的是，不管是現代的還是古代的檔案管理都有其可取之處。古代的檔案管理方式相對而言比較簡單易行但是副作用比較明顯。而與之相對而言，現代條件下的檔案管理會相對人性化一些，而且更加便捷與科技化。但是因為制度與人員等等問題也造成了一定程度的困擾。如何讓檔案管理更加的有效率，且更加便捷是當下急需解決的問題。

[1]丁文平.簡論書院對我國古代學術文化發展的貢獻[J].株洲教育學院學報。

[2]錢云祥，陳曉春，陳明.關于檔案管理現代化的思考[J].浙江檔案。