論檔案管理信息化發(fā)展方向

文/郭姣

一、檔案信息化發(fā)展的背景

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的頒布說明信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要標(biāo)志之一。信息與技術(shù)在社會發(fā)展中的作用與日俱增。檔案信息在信息時(shí)代有著重要地位，因?yàn)樗钤肌⒆钫鎸?shí)，不同于其它類信息。檔案建設(shè)的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移，要求我們改變傳統(tǒng)以手工編寫的模式，向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的必然要求。為了加快檔案管理信息化發(fā)展的步伐，我們要與時(shí)俱進(jìn)，了解檔案管理信息化的內(nèi)涵與現(xiàn)狀，以及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，積極尋求檔案管理信息化發(fā)展的方向。

“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。”[1]檔案是人類社會發(fā)展的珍貴財(cái)產(chǎn)，也是我們寶貴的歷史文化遺產(chǎn)。關(guān)于檔案管理信息化的內(nèi)涵，可以借用楊公之先生的闡釋：“在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。”[2]這句話的意思是說，檔案管理信息化發(fā)展，要服從于國家檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，在管理中充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，提高檔案資源的利用率，使檔案資源在信息化的今天，更好地服務(wù)于社會。

二、檔案管理信息化發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題

檔案管理信息化的發(fā)展，為社會作出了重大貢獻(xiàn)，但也暴露出一些問題。

（一）檔案管理人員層面。很多檔案管理人員對檔案管理信息化發(fā)展思想認(rèn)識不夠，把檔案信息化管理簡單化，認(rèn)為檔案信息化管理就是把檔案資料輸入計(jì)算機(jī)。檔案管理信息化建設(shè)不能與社會信息資源發(fā)展齊頭并進(jìn)；檔案管理人員專業(yè)化水平低。檔案信息化建設(shè)的全面展開，離不開熟練信息技術(shù)的高素質(zhì)人員，檔案管理人員的專業(yè)思想素質(zhì)、專業(yè)技能等直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與步伐；檔案人員結(jié)構(gòu)斷層，老化現(xiàn)象嚴(yán)重。傳統(tǒng)的檔案管理人員熟練于紙質(zhì)檔案的管理，對于電子文件形成、信息存儲等信息技術(shù)比較陌生，沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，老技術(shù)管理新系統(tǒng)，檔案管理人員的不成熟嚴(yán)重地影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）檔案管理信息化系統(tǒng)理論層面。很多部門，檔案管理信息化發(fā)展出現(xiàn)短視現(xiàn)象，缺乏長遠(yuǎn)眼光，理論與實(shí)踐的融合度不夠。多數(shù)部門正處在信息化摸索過程中，還沒有能夠熟練掌握現(xiàn)代檔案信息化的管理方法，對檔案工作的發(fā)展缺乏長遠(yuǎn)思考，導(dǎo)致總體規(guī)劃建設(shè)做不好；有些部門信息化建設(shè)盲目。受缺乏信息化技術(shù)專業(yè)隊(duì)伍因素的影響，不少部門因?yàn)樽陨砑夹g(shù)不足，就盲目照搬，形式套用，這種 “拿來主義”缺乏系統(tǒng)的理論分析，針對性，實(shí)用性不強(qiáng)；輕信息資源建設(shè)是第三種現(xiàn)象。信息資源建設(shè)是檔案信息化發(fā)展的重頭戲，很多單位把資金幾乎全傾向于設(shè)備，信息資源建設(shè)的投入微乎其微，造成了檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢甚至停滯不前。

三、檔案管理信息化發(fā)展方向探索

（一）堅(jiān)持檔案管理原則。

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具體是指對全國檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)籌安排與全面規(guī)劃，統(tǒng)一檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的管理法規(guī)，統(tǒng)一方針、政策，接受統(tǒng)一的指導(dǎo)、檢查；分級管理具體指檔案工作由各級檔案管理部門分層管理。在國家整體檔案工作的統(tǒng)一部署和要求下，切合實(shí)際，各檔案管理部門制定符合本地區(qū)的檔案制度，管理辦法，發(fā)展規(guī)劃等。這樣才能形成有序的檔案管理體系，有利于推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的連續(xù)性，實(shí)效性。

2.安全性原則：檔案的安全性包括檔案管理物質(zhì)安全與檔案信息安全。檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)服務(wù)于社會的同時(shí)，其網(wǎng)絡(luò)脆弱性一面逐漸突出。要想檔案管理信息化發(fā)展更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究是擺在我們面前的重要任務(wù)，我們要充分保證檔案信息的真實(shí)性、原始性，要深入安全策略的研究與開發(fā)。比如強(qiáng)化訪問控制策略的研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制策略等研究。

3.規(guī)范性原則：規(guī)范，是一切工作、一切制度長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案管理工作的質(zhì)量、效率的提升離不開規(guī)范。館藏的紙質(zhì)檔案通過信息化技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，電子文件接收進(jìn)館的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙向管理或者融合，離不開規(guī)范。

（二）努力推動管理方式的現(xiàn)代化。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須要實(shí)現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化。建設(shè)多層次管理與服務(wù)平臺，比如整合專業(yè)檔案目錄資源，加強(qiáng)檔案編研信息化，建設(shè)檔案信息業(yè)務(wù)服務(wù)或查詢網(wǎng)站，加強(qiáng)業(yè)務(wù)宣傳，實(shí)現(xiàn)多層面檔案收集，讓檔案與社會公眾形成良性互動。管理方式現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)有助于擴(kuò)大檔案資源管理的力度，有利于整合各種檔案資源，有利于豐富檔案信息資源量，有利于優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)多種檔案數(shù)據(jù)庫的資源優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)多形式、多層次平臺共享與服務(wù)，最終促進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

（三）打造過硬的專業(yè)化檔案工作人員隊(duì)伍。 “現(xiàn)代化的關(guān)鍵是化人,或者說現(xiàn)代化要先化人后化物”[3]檔案管理信息化發(fā)展離不開一支思想夠紅、業(yè)務(wù)過硬，技術(shù)夠精的專業(yè)化隊(duì)伍。堅(jiān)定的信念與職業(yè)操守，是檔案管理工作必不可少的，思想是檔案工作得以展開的前提保證；熱情的態(tài)度、敬業(yè)樂業(yè)的精神，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值的保證。檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，需要檔案管理人員熱愛檔案業(yè)，敬畏檔案事業(yè)、奉獻(xiàn)于事業(yè)；信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式，向知識型轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代信息與技術(shù)，需要專業(yè)本領(lǐng)過硬的人才，需要管理者能精確把握專業(yè)性的檔案，能根據(jù)社會或部門工作的需求，及時(shí)提供檔案信息，管理檔案。我們要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，以及檔案管理信息化的要求，建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，使培訓(xùn)常態(tài)化、持續(xù)化，確保檔案信息化工作的持續(xù)發(fā)展。

[1]《檔案的定義及其涵義》寧波檔案網(wǎng)

[2]《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》楊公之

[3]莫內(nèi) 制訂他的國家現(xiàn)代化計(jì)劃時(shí)語