高校檔案資源整合工作的思考

文/李瑞

伴隨高等教育事業的不斷深入持續發展，近些年許多高校走上了合校之路。高校檔案是學校教學、科研、管理活動的真實寫照。只有把高校辦學過程中的檔案資源進行整合，將有價值和特色的檔案信息資源為學校建設和發展服務，是當前高校合并后需要認真面對的問題。因此，如何盡快實現高校檔案資源的有機整合，推進高校檔案整合工作的步伐，是當前高校檔案管理工作面臨的一個新課題。

一、認真做好整合檔案資源的前期調研

（一）各合并的高等院校在辦學形式、管理機制、機構建制、歸檔立卷辦法、歸檔流程及檔案的信息化建設方面都存在著不同的差異。要搞好不同學校間的檔案資源整合，必須深入細致地展開調研工作。弄清各高校的檔案管理機制，管理模式。不同的管理機制決定了不同的管理模式，只有全面系統地掌握不同高校的差異之處，才能制定出有效的整合方案。

（二）合并后的高等院校在資源整合時，一定要加強教學檔案的資源整合。高校教育教學是檔案資源整合的核心和重點。教學檔案的管理水平直接反映了了高校的教學質量水平。高校教學檔案的有效整合利用，有助于維護學校教學檔案的系統性和完整性。在教學評估、招生、就業等工作中將起到至關重要的作用。

二、高校檔案資源整合中注意的問題

（一）避免整合工作的一刀切。對于合并后的高校檔案資源進行整合，是一項龐大的系統工程。要理順全局，必須明確學校檔案資源的全宗管理體系。依據各校不同的實際情況，針對各校原來的全宗進行單獨管理。并校之后產生的檔案資源，依據新確立的全宗進行統一管理。這樣即延續了合校前的檔案延續性、完整性，也保證了合并后檔案資源的統一性。

（二）整合過程切忌冒進。合并高校的檔案資源整合工作量巨大，頭緒繁多。所以一定要因地制宜、統籌規劃逐步實施，采用循序漸進的方式，踏踏實實，一步一個腳印地進行。但是不少高校在資源整合過程中因為任務緊，趕時間，在整合制度方案及細則等尚未出臺時，就展開工作。由于缺少一定的工作經驗，各部門之間分工不明確，職責不清，導致工作被動。花費了精力卻沒有顯著成效，還造成人、財、物的極大浪費。

（三）整合手段落后，形式單一。由于高校檔案資源整合的目的是實現檔案信息資源的社會化共享，因此一定要采用現代化的管理手段。落后的手工操作模式，遠遠滿足不了信息資源共享的需求。在檔案資源整合的前期，許多高校過分強調了對實體占有性的整合，嚴重脫離了檔案管理模式的變革。只采用了單純的實體整合模式，對于虛擬整合檔案的模式未曾嘗試。由于采用單一化的整合模式，無法跟上現代化信息技術發展，制約了檔案資源信息化的進程。

三、高校檔案資源整合的實現途徑

（一）制定整合目標及納入新規劃。合并高校的檔案資源整合要突出強調整體性的觀念，要將原來獨立的管理模式歸入新的統一管理體系中。將各院校的所有檔案資源作為一個整體來完整的納入新目標中，形成具有系統性、持續性、完整性的學校檔案資源新體系。甚至可以將其融入全省、全國高校的檔案管理系統之中。檔案信息的資源整合，也包含了對于系統中人力、物力、財力和管理模式的多方位整合。由于合校后的檔案資源總量會遠遠大于合校之前的總量，因此庫存會激增。對于不斷增加的卷宗，庫存要求規模會不斷增加。新庫館的建設就需納入學校總體建設規劃之中，要按照新的標準和要求，建設具有綜合功能的新型檔案庫館。同時要依據本校檔案資源的實際情況，在整合檔案信息資源時緊緊圍繞學校的中心工作，目標明確。對長短期的檔案資源建設方案進行科學合理的規劃，促進深層次檔案資源整合的實現，使檔案資源得到最大限度的利用，發揮其最大效益。

（二）利用現代化管理手段，推進信息化建設。信息化時代的大背景下，計算機、互聯網技術和設備的使用，是新形勢下高校檔案資源得以進行的前提和基礎。高校要及時投入各種現代化的裝備，對于發掘的大量檔案信息數據加以合理地利用。只有通過現代化的管理和服務，才能使高校檔案信息資源具有更高的共享性。為高校的師生員工、校際合作交流、政府科研部門提供相應的便利服務。使各部門開發出的有價值信息資源得到最充分的利用，為高校服務于社會創造良好的口碑。因此高校在整合檔案資源的過程中，要重點建設檔案信息化網站。讓各個站點互相關聯起來，創造一個共同的服務平臺。通過檔案數據庫的建設，將數字檔案資源進行保存利用，在年代長久的紙質檔案失去利用價值時，也能提供相應的服務。還可以針對各界人士的需求，將具有學校特色的檔案資源進行二次加工，以電子文本的形式出現。根據不同的利用主題，將檔案信息資源整合成不同的數據庫，只有充分地發揮現代化的服務手段及功能，才能發揮檔案信息資源的社會價值。使高校的檔案管理部門，成為學校的窗口形象部門。

（三）穩定檔案隊伍，提高業務人員綜合素質。合并后的高校要高度重視檔案人力資源的整合工作。由于檔案人員從不同的學校合并在一起，勢必會造成人心不穩。加上對于新環境不適，形成的種種壓力，也會導致一些負面因素的產生。常規的工作狀態被改變，一些檔案人員的心理素質也會發生微妙變化，個別人會有轉換部門的想法。因此在整合時期要及時安撫檔案工作人員，化解他們的心理負擔。讓他們逐步適應新的環境，建立新的和諧人際關系和新的歸屬感。只有穩定了檔案核心人力資源，防止檔案專業人才的流失，才能保證檔案整合工作的順利開展。同時伴隨科技的快速發展，檔案信息化建設步伐的加快，要求檔案工作人員具有更高的技能水平。不光熟悉本專業，也要成為精通計算機網絡技術的復合型人才。科學地制定人才培養計劃，運用先進的教學方法，對于專兼職檔案人員進行理論到實踐的定期培訓。使他們自身的知識結構在不斷更新的同時，也相應調動起學習的主動性和積極性。再通過有效的考核機制，保障管理人員水平不斷提高。努力建設一支具有較強專業素質和綜合能力的工作團隊。

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[2]王維利.高校檔案資源整合應該注意的三個問題 [J].蘭臺世界，2010（5）

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