淺析高職院校檔案信息化的主要問(wèn)題及解決對(duì)策

文/劉敏

隨著校園信息化的不斷發(fā)展，高職院校的檔案管理工作發(fā)生了深層的變革。高職院校的檔案信息化建設(shè)和發(fā)展，已經(jīng)成為了當(dāng)前高職院校中檔案事業(yè)變革和發(fā)展的一個(gè)必然要求。

一、當(dāng)前高職院校檔案信息化的現(xiàn)狀問(wèn)題

由于我國(guó)的高職教育起步比較晚，大部分高職院校是由原來(lái)的一些辦學(xué)條件相對(duì)較好的中專(zhuān)學(xué)校發(fā)展而來(lái)，檔案管理的條件還是相對(duì)滯后的，檔案信息化建設(shè)中面臨著較多的問(wèn)題。

第一，檔案管理工作的重視程度比較欠缺，相關(guān)的觀念比較落后。當(dāng)前我國(guó)部分高職院校的主管領(lǐng)導(dǎo)以及教職工對(duì)于學(xué)校的檔案工作沒(méi)有給予過(guò)多的重視。檔案管理的相關(guān)制度不完善，部分檔案工作人員是兼職的，管理方式大部分還是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，以手工操作為主。

第二，檔案管理的相關(guān)硬件處于不完備的狀態(tài)，一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)比較薄弱。我國(guó)各個(gè)高職院校的辦學(xué)條件現(xiàn)已得到了部分的改善，其檔案管理部門(mén)基本配有了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等高科技技術(shù)設(shè)備，但是對(duì)于信息化的高速發(fā)展來(lái)說(shuō)，這些設(shè)施設(shè)備的配置還是比較落后的。

第三，在我國(guó)高職院校檔案信息化建設(shè)中缺乏一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。所謂的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)就是對(duì)于電子文件的形成、歸檔以及檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、交換、管理等各個(gè)方面設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化有序快速發(fā)展的一個(gè)重要保障之一。

第四，部分高職院校檔案管理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量還亟需提高。由于部分高校的擴(kuò)招，導(dǎo)致了高職院校在校生規(guī)模迅速地?cái)U(kuò)大，使得學(xué)校各種教學(xué)科研任務(wù)不斷加大，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案資料的數(shù)量不斷增多，但是相關(guān)的檔案管理工作人員數(shù)量還沒(méi)有增加。

第五，部分高職院校的檔案信息安全及技術(shù)保障的建設(shè)還亟待加強(qiáng)。在高職院校的檔案信息化當(dāng)中，還存在著竊取信息、相關(guān)服務(wù)器被一些黑客攻擊的隱患。但是最令人擔(dān)憂的卻是因?yàn)椴糠秩藛T和相關(guān)技術(shù)條件的局限，很多高職院校檔案部門(mén)的安全保密意識(shí)比較差，而且安全防護(hù)性能也較低。他們只是在一些服務(wù)器上比較簡(jiǎn)單地安裝一些殺毒軟件或者定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)等方式來(lái)防止中毒和黑客的攻擊，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失就會(huì)造成不可估計(jì)的損失。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

當(dāng)前，高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，我們可以從下面的幾點(diǎn)來(lái)解決。

第一，加大相關(guān)理念的宣傳，增強(qiáng)在校廣大師生的檔案工作觀念。高職院校的檔案信息化建設(shè)相對(duì)來(lái)說(shuō)是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，所以高職院校的檔案部門(mén)應(yīng)該采取多種方式來(lái)宣傳檔案管理的信息化。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)和師生匯報(bào)和宣傳高校檔案信息化建設(shè)的形勢(shì)和動(dòng)態(tài)，進(jìn)而讓他們?cè)鰪?qiáng)對(duì)本校檔案部門(mén)相關(guān)工作的重視和支持。除此之外，高職院校的檔案工作人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，在新形勢(shì)下不斷地探索并做好檔案管理工作，主動(dòng)地適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需要。

第二，加大院校基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，不斷推進(jìn)檔案信息化硬件環(huán)境的建設(shè)。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)本校檔案信息采集需要，給檔案室配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀、以及檔案信息管理的系統(tǒng)軟件等相關(guān)設(shè)施，并建立電子目錄及電子檔案錄入的接收中心，以實(shí)現(xiàn)電子文件和目錄數(shù)據(jù)的采集。檔案信息管理系統(tǒng)軟件不僅要涵蓋多項(xiàng)服務(wù)功能，還要具備與其它數(shù)據(jù)庫(kù)連接交換數(shù)據(jù)的功能。

第三，不斷建設(shè)完善檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系，以創(chuàng)建一個(gè)適合當(dāng)前高職院校檔案信息化快速發(fā)展的軟件環(huán)境。我國(guó)高職院校的檔案部門(mén)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)范，來(lái)規(guī)范本校的電子文件形成及歸檔和電子檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、交換、管理等環(huán)節(jié)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，積極地參與到電子校務(wù)的建設(shè)之中，并制定一些相關(guān)的數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)劃和數(shù)據(jù)傳遞的標(biāo)準(zhǔn)，并依托校園網(wǎng)來(lái)把管理系統(tǒng)和學(xué)校的其他系統(tǒng)進(jìn)行有效地銜接，進(jìn)而讓管理者可以通過(guò)校園網(wǎng)來(lái)收集這些系統(tǒng)的信息形成電子數(shù)據(jù)。

第四，實(shí)時(shí)地加強(qiáng)對(duì)檔案人員的信息化技能培訓(xùn)，不斷地加強(qiáng)相關(guān)人才的隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校的檔案部門(mén)應(yīng)該積極努力地引進(jìn)、選調(diào)一些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人才，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們能盡快地適應(yīng)學(xué)校檔案信息化管理的工作需要。另外，對(duì)于現(xiàn)行的檔案人員要開(kāi)展一系列的檔案信息業(yè)務(wù)的技能培訓(xùn)，并將其納入到年度新知識(shí)和新技術(shù)的學(xué)習(xí)考核中。學(xué)校的檔案部門(mén)應(yīng)該利用繼續(xù)教育的這個(gè)培訓(xùn)平臺(tái)，有計(jì)劃有序地加強(qiáng)對(duì)在校檔案人員實(shí)時(shí)開(kāi)展一些新知識(shí)和新技能的培訓(xùn)，不斷地更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷地提高他們的業(yè)務(wù)水平，使他們能夠了解并掌握計(jì)算機(jī)及其他方面的知識(shí)和技能。

[1]向澤紅.對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)的思考 [J].廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2007(01)

[2]何強(qiáng),楊凌云,加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理對(duì)策的研討 [J].科技信息.2010(33)