Excel中VLOOKUP函數使用實例

潘志剛 馬睿

遼寧廣播電視大學（沈陽 110034）

0 引言

作為學校的考務工作者，在考試成績發布后還有一個查分工作，迎接對試卷成績有疑義的單位前來查閱試卷。

有時我們會碰到這樣的問題，在一張Excel表中顯示學生信息，如圖1所示：

圖1 學生信息表

想要查閱某個人的試卷，就要提前知道那個人所考科目的試卷保密號，這樣才能在堆積成山的試卷中快速查找到我們需要的試卷。試卷保密號被保存在“試卷保密號總表”中，如圖2所示：

圖2 試卷保密號總表

這個“試卷保密號總表”十分龐大，有幾萬條數據，如果“學生信息表”中的數據條數少，還可以用搜索指令來查找對應的試卷保密號，如果“學生信息表”的數據也很多，應該如何快速得到試卷保密號呢？我們可以使用Vlookup函數來實現。

1 VLOOKUP函數

VLOOKUP函數，它跟HLOOKUP函數和LOOKUP函數同屬于一類函數，是一個縱向查找函數。HLOOKUP在工作中是按行查找的，而VLOOKUP按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值，

1.1 函數語法規則

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_nu m,range_lookup)

1.2 各參數說明

(1)col_index_num：表示的是在table_array中待返回匹配值的列序號。col_index_num顯示的數值若為x，指明的是應返回table_array第x列的值。若col_index_num小于1，則函數 VLOOKUP返回#VALUE!錯誤值；若 col_index_num顯示數值大于table_array的列數，則函數 VLOOKUP返回#REF!錯誤值。

(2)Table_array：可理解為要查找的區域所在的表，內容為對區域（區域名稱）進行的引用。

(3)Lookup_value：類型既可以是文本字符串，也可以是數值或者引用，它表示的是需在數據表的第一列進行查找的數值。

(4)Range_lookup：為邏輯值，鍵入true或者不鍵入任何內容 ，表示返回近似匹配值，意思是說，如果不能找到精確匹配值，就返回小于 lookup_value的最大數值；如果 range_lookup為 false或0，函數VLOOKUP查找的是精確匹配值，如果找不到，則返回#N/A錯誤值。

2 應用實例

利用以上這些基礎知識我們就可以解決文章開頭引言里的問題。

我們要做的是在“學生信息表”中的保密號一列輸入某種函數，結合一定的條件去“試卷保密號總表”找尋結果。

具體來說，想要找到某個學生考某科的試卷保密號，我們需要知道這個學生的學號和試卷代碼，這樣的話在兩張表里都要新生成一列“學號+試卷代碼”，詳見圖3中F列：

圖3 設置“學號+試卷代碼”列后狀態

同理，在“保密號總表”中也生成“學號+試卷代碼”列，并將其移動到第一列，原因是此函數在使用時，查找范圍中必須把要查找的關鍵字放于首列，操作后的狀態見圖4：

圖4 設置后的狀態

接下來，到了本文的核心內容，使用VLOOKUP函數來查找試卷保密號，依照第2節中的公式，應該是這樣一種邏輯：VLOOKUP(學號+試卷代碼，要查找的范圍，返回數據在區域的第幾列數，模糊匹配)。

其中，“學號+試卷代碼”就是我們新生成的列，要查找的范圍是“保密號總表”中的內容，要返回的數據是試卷保密號，它在第8列，模糊匹配我們要求精確匹配，所以選用FALSE。詳細內容見圖5中E2單元格：

圖5 公式使用

至此，我們要實現的功能完全實現了，試卷保密號可以被迅速查找到。

3 VLOOKUP函數使用注意事項

3.1 關于VLOOKUP的語法

VLOOKUP函數的完整語法是這樣的：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_nu m,range_lookup)

各參數的使用上有以下幾點需要注意：

(1)Lookup_value是個重要參數，常用到的為參照地址，可為數值或文字字符串。

(2)range_lookup是邏輯值，我們一般輸入0字或False，也可輸入1字或true。前者的指完整尋找，找不到返回錯誤值#N/A；后者指先找一模一樣的，找不到再去找接近的值，兩者都找不到返回錯誤值#N/A。

(3)在使用該函數時，lookup_value的值在table_array中必須在第一列的位置。換句話說，要搜尋的關鍵詞必須出現在要搜尋范圍的第一列。

(4)Table_array所表明的是搜尋范圍，col_index_num是范圍內的欄數。Col_index_num 必須大于等于1，等于1的情況極少用到。如果出現錯誤值#REF!，則可能是col_index_num的值超過范圍的總字段數。

在使用Lookup_value參數時的有三點注意事項：

①在使用參照地址時，有時要將lookup_value的值固定在一個格內，這里要用到“$”符號來固定，不會影響使用下拉方式（或復制）將函數添加到新的單元格中去。舉例來說，若始終想以D8的格式抓取數據，可以在D8中這樣鍵入：$D$8，這樣，你進行下拉、復制操作，函數始終會以D8的值來抓取數據。

②參照地址的單元格格式類別與要搜尋的單元格格式類別必須一致，否則即使有數據也會找不到。舉例來說，當參照地址的值是數字，而我們要搜尋的單元格格式類別為文字時，看起來雖然是一樣的數據，但是就是抓不出來。

③用“&"連接若干個單元格的內容作為查找的參數。在查找多個關鍵字的情況下可以起到事半功倍的效果。

3.2 VLOOKUP的錯誤值處理

在找不到數據時函數會傳回錯誤值#N/A,舉例來說，如果要實現這樣的功能：若找到，傳回相應的值，找不到就自動設定它的值等于0，函數如下：=if(iserror(vlookup(1,2,3,0)),0,vlookup(1,2,3,0))

在Excel 2007以上的版本中，這個公式等價于：=IFERROR(vlookup(1,2,3,0),0)。

4 結語

從Excel在工作中的實例出發，詳細地介紹了VLOOKUP函數使用方法及注意事項，具有較較強的針對性和指導性。在使用Excel工作時，讀者應該靈活對待遇到的問題，有一些問題一時可能想不到用什么函數解決，應該即時轉換思考角度，總能找到適合的函數解決待解問題。

[1]百度百科.VLOOKUP 函數［EB/OL］.http：//baike.baidu.com/view/3170068.htm.