Excel 2003的自動填充功能及多位數(shù)字的填充技巧

王素香

一、Excel 2003的自動填充功能

Excel 2003的自動填充功能是指以選定區(qū)域中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過鼠標(biāo)的拖曳或相關(guān)菜單命令自動填充相鄰空白單元格區(qū)域的一種功能。Excel 2003能夠自動填充以下幾種序列：時間序列、日期序列、等差序列、等比序列等，自動填充可以采用以下幾種方式。

1.鼠標(biāo)左鍵拖曳方式（填充柄方式）。使用鼠標(biāo)左鍵拖曳是最簡單方便的自動填充方式，可以完成大部分簡單的自動填充的工作。步驟如下。

（1）在相鄰的單元格內(nèi)鍵入欲填充序列的前兩、三個數(shù)據(jù)，并選中該單元格區(qū)域。

（2）將鼠標(biāo)指針指向填充柄（填充柄是位于選定區(qū)域右下角的小黑方塊。將鼠標(biāo)指向填充柄時，鼠標(biāo)的指針更改為黑十字），變成黑色十字后，按住鼠標(biāo)左鍵，沿著填充方向拖動填充柄。升序填充時，向下或向右拖動填充柄。降序填充時，向上或向左拖動填充柄。

（3）得到的數(shù)據(jù)滿足要求時，松開鼠標(biāo)左鍵，完成自動填充。

2.使用“序列”對話框。使用“序列”對話框進(jìn)行填充，需要使用相應(yīng)菜單，步驟如下。

（1）選中包含初始數(shù)據(jù)的單元格。

（2）單擊“編輯”菜單中“填充”子菜單中的“序列”命令，彈出“序列”對話框。

（3）若按行填充，單擊“行”選項按鈕；若按列填充，單擊“列”按鈕。

（4）在“類型”選項按鈕中選擇一種類型。如果是“日期”，還需選擇日期單位。

（5）在“步長值”編輯框中鍵入序列的步長值。

（6）在“終止值”編輯框中鍵入該序列的終止值。

（7）單擊“確定”命令按鈕（如圖1所示）。

3.鼠標(biāo)右鍵拖曳方式?！靶蛄小睂υ捒蛱峁┝烁嗟倪x項，但是需要選擇菜單才能執(zhí)行，速度稍顯慢，這個功能也可用鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單完成，步驟如下。

（1）鍵入并選中包含初始數(shù)據(jù)的單元格，作為序列的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（2）將鼠標(biāo)指針指向填充柄，變成黑色十字后，按住鼠標(biāo)右鍵，沿著填充方向拖動填充柄。

圖1 “序列”對話框

圖2 填充柄右鍵快捷菜單

（3）松開鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單（如圖2所示）。

（4）當(dāng)初始數(shù)據(jù)只有一項時，單擊“以序列方式填充”選項，Excel 2003將按步長值為1自動填充數(shù)據(jù)序列；單擊“序列”選項，彈出“序列”對話框，以下步驟同菜單方式。

（5）當(dāng)初始數(shù)據(jù)有兩項以上時，單擊“以序列方式填充”選項或者“等差序列”選項，Excel 2003將按給定的初始數(shù)據(jù)的步長值自動填充數(shù)據(jù)序列。

二、多位數(shù)字的填充技巧

在Excel 2003中輸入數(shù)字序列的時候一般采用自動填充手柄（即上述方式1所述）來拖動填充，這樣比較方便快捷。但用Excel 2003處理學(xué)生學(xué)籍號或身份證號這樣的多位數(shù)字的時候，因位數(shù)太多而不能被Excel 2003正確識別，多于11位時，如果沒有經(jīng)過處理，那所輸入的數(shù)字就會自動轉(zhuǎn)變成用科學(xué)記數(shù)法表示的數(shù)；而超過15位的數(shù)字，不管在第15位以后輸入什么數(shù)字，都會被識別為“0”。如輸入210729196311161021時，在單元格中卻變成2.10729E+17。當(dāng)把單元格格式改為“文本”后，可以輸入任意長的數(shù)字，但是又不能用填充柄自動填充。

那如何實現(xiàn)多位數(shù)字的輸入與自動填充呢？可以使用以下幾種方法。

1.利用字符運算符“&”進(jìn)行合并

（1）分成兩列輸入數(shù)值，如圖3中B與C兩列，B列可以用編輯菜單的向下填充，C列可以用填充柄填充；（說明：使兩列位數(shù)都少于11位，如果在單元格里所輸入的數(shù)以0開頭，則先要把單元格轉(zhuǎn)為文本類型，否則0會自動被省略。其中單元格轉(zhuǎn)為文本的方法：“格式”菜單→“單元格”，在“數(shù)字”選項卡下“分類”里選擇“文本”→“確定”。）

（2）在空白列中選中單元格（如圖3的樣例A1），在A1中輸入公式“=B1&C1”進(jìn)行字符連接；

圖3 利用字符運算符“&”合并樣例

（3）向下拖動填充柄完成其它的字符連接；

（4）A列就是所要輸入的數(shù)值，見圖4。

圖4 樣例填充結(jié)果

2.“數(shù)字”標(biāo)簽下的“自定義”命令（此方法不必轉(zhuǎn)單元格為文本）

（1）選中單元格如B1，單擊“格式”菜單；

（2）選擇“單元格”，打開“單元格格式”對話框；

（3）單擊“數(shù)字”標(biāo)簽；

（4）在左邊的“分類”中選中“自定義”命令；

圖5 “數(shù)字”選項卡

（5）在右邊的“類型”處輸入多位“0”（說明：有幾位數(shù)就輸入幾個0，如有16位數(shù)，則輸入“0000000000000000”，不能超出16位，否則無效）見圖5；

（6）在單元格B1處輸入16位的數(shù)字，如0123456789123456（說明：不足16位時，系統(tǒng)自動會在數(shù)字前加0來補(bǔ)足16位）；

（7）確定填充序列的單元格范圍，如A1：A10；

（8）單擊“編輯”菜單→“填充”→“序列”進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置成等差序列，步長為1即可完成。

3.替換法。既然知道短的數(shù)字可以進(jìn)行填充，那么就先用短數(shù)字把后面有規(guī)律變化的數(shù)據(jù)先產(chǎn)生出來，比如說數(shù)字序列2107191250101—2107191250200，這個數(shù)字太長了無法自動填充，但前面的210719125是固定的，那么在A1中輸入a0101（這里a代替前面固定的數(shù)字部分，后面0101也可以采用其他形式，如a50101、a1250101等等），然后將其用填充柄向下自動填充，這時候就能依次產(chǎn)生a0102、a0103、a0104、……，然后利用替換函數(shù)，將a替換成210719125。REPLACE替換函數(shù)的功能就是根據(jù)指定的字符起始位置，指定被替換的字符數(shù)，然后以新的字符串來替換。替換方法：

在B1中輸入公式“=REPLACE(A1,1,1,“210719125”)”，然后用填充柄向下填充。這樣也完成了數(shù)字序列2107191250101—2107191250200的自動填充。

三、結(jié)束語

自動填充既是Excel的一大特色，也是Excel的一大功能，它的智能化設(shè)計把人們從大量的、枯燥乏味的數(shù)據(jù)錄入中解脫出來，極大的節(jié)約了人們的時間，提高了數(shù)據(jù)處理的效率。只要動動腦筋，充分運用Excel 2003提供的各項功能，我們的工作做起來就會事半功倍。

[1]肖文雅，王燕，王涵.Excel 2003中的填充技巧和特殊數(shù)據(jù)輸入方法[J].中國醫(yī)學(xué)教育技術(shù)，2010，24(4)：381-383

[2]王金紅.Excel 2003中“數(shù)字＋字母”也能自動填充[J].電腦知識與技術(shù)，2011,(7)：39

[3]張劍.Excel 2003單元格多于15位數(shù)字的輸入[J].電腦愛好者，2002,(3)

[4]王紅玉.Excel單元格多于11位數(shù)字的輸入方法[J].農(nóng)村電工，2012,(11):36