高校教學秘書工作現狀及對策

楊東

摘 要：高校教學秘書在高校教學管理工作中擔任著十分重要的角色。本文以高校教學秘書工作的重要性為導引，分析了當前高校教學秘書工作的現狀，提出加強領導、歸口管理、明晰職責的應對策略。

關鍵詞：高校教學秘書 工作現狀 對策

高校教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，是高校教學管理的基層執行者，是聯系教師與學生、教師與教師、教學單位與教務部分的紐帶和橋梁，是高校教學工作能夠正常運行的關鍵，其工作現狀的好壞直接影響到高校教學質量的高低和高校的聲譽，因此，我們有必要對高校教學秘書的工作現狀給予關注，以使高校教學秘書的工作能夠適應新形勢下的高校教學管理工作，提升高校管理水平。

1高校教學秘書工作的重要性

1.1高校制定教學計劃的參謀者

高校教務部門的日常工作、教學任務、教學信息等均通過高校教學秘書向高校師生和有關領導轉達，因此，高校秘書對高校教學的具體運行狀況比較了解，能夠及時將廣大師生的意見、建議反饋給相關領導，并為高校教學計劃的制定提供最直接、最真實的材料信息，對高校教學決策提供一些富有建設性的建議，從而為高校教學質量的提高貢獻個人的一份力量[1]。

1.2高校教學計劃的踐行者

在高校教學計劃實施的整個過程中，高校教學秘書都發揮著不可或缺的作用。高校教學秘書的工作主要包括：學生入學注冊、管理學生學籍、安排課程、組織學生選課、調查教師教學質量、幫助教師調課和停課、組織學生考試、安排教師監考、管理學生成績等。可以說，從學生入學到畢業，從安排教師教學任務到發布學生考試成績，其中的任何環節都少不了高校教學秘書的具體實施和組織，否則都會使得高校教學秩序出現混亂局面。

2高校教學秘書工作現狀

2.1高校領導重視不足

由于高校有關領導的思想比較陳舊，其對高校教學秘書工作的科學性和重要性認識不足，認為高校教學秘書的工作僅僅憑借經驗而行，根本不需要花費大量的腦力即可完成，認為高校教學秘書僅僅是負責接個電話，印發高校教務部門的一些文件，開會做個記錄而已，這種陳舊觀念使得高校秘書的工作不能受到領導的重視，各種培訓、深造、晉級、升職的機會也被大大消減，從而極大地抹殺了高校教學秘書工作的積極性和主動性，心理落差極大。

2.2職責范圍不夠明晰

高校教學秘書負責著高校師生方方面面的教務工作，是高校教學管理中最辛苦、最繁瑣、最基層的工作，并獨立于行政事務之外[2]。目前，在很多高校，對教學秘書的職責范圍多是泛泛而談，職責范圍不夠明晰，從而使得高校領導及一些教師，有時不分教學秘書工作范圍，大事、小事都來找教學秘書處理，這使得高校教學秘書的工作量無形之中增加了很多，影響了工作效率，甚至可能出現因工作較大而導致工作失誤的發生，影響了高校正常教學工作的順利進行，不利于高校教學管理的縱深化發展。

2.3缺乏專門的管理部門

目前，大多高校仍缺乏專門的管理部門來負責對高校教學秘書的管理和領導。在崗位上，高校教學秘書從屬于教學單位的領導，在業務上，又從屬于教務處的領導，所以高校教學秘書既要承受院系領導的管理，又要承受教務部門的領導，從而導致高校教學秘書從屬于多重領導[3]。歸屬感的欠缺，在很大程度上影響了高校教學秘書的工作效率和工作熱情。同時，由于缺乏專門的管理部門，使得不同院系的教學秘書的工作量也有很大差異，而這一巨大差異的出現，往往是受院系領導所安排工作量的多少所左右的。

3改變高校教學秘書工作現狀的對策

3.1增強高校領導對教學秘書工作的重視程度

高校各級領導要摒棄陳舊思想觀念，充分認識到高校教學秘書在當前高校教學管理中所發揮的重要作用，切實采取一些措施以提高高校教學秘書的行政待遇和經濟待遇：第一，高校應為高校秘書崗位制定相應的聘任、選拔制度，使教學秘書與其他相同學歷人員享有同樣的晉級、升職機會。第二，高校領導應充分認識到高校教學秘書在日常工作中需要面對領導、教師和學生等多方面的工作事務，工作辛苦、繁瑣，壓力較大，應采取經濟手段提高教學秘書的工資待遇和津貼水平。第三，高校應加大對教學秘書隊伍的建設力度，鼓勵高校教學秘書經常深入至高校教學第一線，積極從事一些教育理論的研究，甚至有意識地為高校秘書提供一些與高校管理有關的科研課題，以促使高校教學秘書通過研究而提高其管理水平[4]。

3.2積極籌建專門的高校教學秘書管理部門

據管理學研究證實，工作人員在工作中從屬于多個領導時，不利于其工作效率的提高和工作熱情的發揮。高校教學秘書雖然具有一般職業秘書工作的特點，然而又不同于一般職業秘書。由于高校教學秘書承擔著各方面的教學工作，需要面對多個領導的管理，歸屬感較差，高校應積極籌建專門的高校教學秘書管理部門，統一管理教學秘書。如可由校級主管教學業務的領導負責建立專門的“教學管理辦公室”，由該領導直接管理和領導教學秘書，而教學秘書也僅受該領導的安排和指派。如此，將不僅為高校秘書創造一個良好的工作環境，還能理順高校、院系和教學秘書三者的關系，使其具有歸屬感，更能夠提升高校教學秘書的社會地位。

3.3明晰高校教學秘書的職責范圍

高校應在重視教學秘書工作和籌建專門管理部門的基礎上，明晰高校教學秘書的職責范圍，通過制度管人，通過機制管事，從而使高校秘書的工作有章可循。對于不同院系的教學秘書，高校應統一制定其工作職責范圍，明確規定其各項工作應達到的標準和要求，從而便于各院系領導、師生了解教學秘書的工作職責，并據此為教學秘書安排任務，從而實現高校教學秘書工作的規范化、科學化管理。

參考文獻：

[1]柳靚南，尚慶為.關于高校教學秘書現狀的思考與建議[J].商業經濟，2010，7：118-120.

[2]劉建鳳.劉孟.高校教學管理中教學秘書的工作現狀及改善建議[J].黃岡職業技術學院學報，2012，14（3）：66-68.

[3]王繼芳.高校教學秘書隊伍的現狀分析[J].考試周刊，2009，29：191.

[4]李秀華.提高高校教學秘書工作效用的策略[J].吉林工程技術師范學院學報， 2009， 25（12）：31-33.