技工院校圖書館檔案管理的信息化

摘 要：人類社會自從進入 21 世紀以來，數字化和網絡化已經進入各行各業之中，圖書館作為技工院校的重要機構之一，把計算機和網絡技術應用于技工院校圖書館的檔案管理之中，走檔案管理信息化之路是必然的趨勢。

關鍵詞：技工院校 檔案管理 信息化

檔案管理主要是由檔案信息資源的建設、硬件設備的建設、規范化建設、網絡建設以及對檔案信息化管理相關人才的培養等部分組成。所謂“檔案管理信息化，主要是指運用現代先進的計算機科學技術，在國家統一組織安排下，將檔案實體以統一標準轉化為電子文件的形式，進行統一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會范圍內的信息大網絡，實現檔案信息資源的社會共享，實現檔案信息的高效管理和利用?！盵1]

一、信息技術在圖書館檔案管理中的優勢

檔案管理工作在圖書館各項工作中占據著非常重要的地位，因為它把圖書館不同階段的組織結構、人員編制以及各項工作所取得的成果、經驗和教訓等都完整地記載下來了，從某種意義上說，檔案是一部圖書館的成長、發展史，人們通過對圖書館檔案的閱讀，可以清楚的了解到圖書館的基礎設施建設、基礎業務工作和員工管理工作等各個方面。

檔案信息化管理相對于傳統保管方式更易于存儲和管理，將現代先進的計算機科學技術應用于圖書館的檔案管理當中，不僅可以解決過去依靠庫房管理、手工抄寫目錄所帶來的種種不便和繁瑣，實現用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對文字資料的保存以外，通過信息技術實現了對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對檔案的管理方面，計算機科學技術也發揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進行系統化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時隨地查看和調用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調用是非常便捷和迅速的。圖書館檔案管理的信息化，不僅避免了我們日常工作中大量的重復工作， 更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務質量， 實現了檔案信息資源的共享，從而為社會節約了大量的人力、物力和財力。

二、技工院校實現檔案管理信息化所面臨的問題

（一）硬件設施水平普遍較低

圖書館檔案管理信息化建設需要投入大量的資金來購買計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等現代的硬件設施，而且在檔案的數據庫建設這些軟件設施方面也需要投入一定的資金和人力，這對于一部分實力不夠雄厚的學校來說，確實是一筆不小的資金。另外，對于一些具備相應資金實力的學校，由于相關領導缺乏長遠的眼光，舍不得投入財力來建設符合現代化檔案管理要求的硬件設施。這就從根本上制約了技工院校圖書館檔案管理的信息化建設。

（二）檔案信息化管理不夠規范化

目前，各院校的圖書館檔案管理信息化建設還沒真正實現，國家對于這方面也沒有詳細統一的管理標準，這就造成了當前圖書館檔案信息化管理不夠規范化。另外，我國現在針對檔案信息化已經建設了很多的數據庫，但由于我國檔案大多數還只是對本部門本單位的開放，開放程度較低，這就導致了大部分已經建好的數據庫不能被大多數人所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費。值得一提的是，有些對外開放的圖書館檔案數據庫資源，由于一部分人缺乏安全意識，對檔案信息沒有采取相應的保護措施，致使“網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失?！盵2]

（三）工作人員專業技能水平有待進一步提高

圖書館檔案管理信息化已經是必然的趨勢，因此，衡量檔案管理人員專業技能水平高低的唯一標準就是看其是否能夠熟練運用計算機技術來進行檔案管理并掌握其理論知識。但就目前來看，我國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現代化、信息化的檔案管理技術和理論知識。因此，要實現學校圖書館檔案管理的信息化，就要加大對檔案管理人員的教育和培訓力度，不僅要培訓他們的計算機操作技能，而且還要訓練他們的創新思維能力，同時，學校應該大力引進年輕的高素質、高技術人才，從而不斷充實圖書館檔案管理人員隊伍。

三、圖書館檔案管理的信息化建設

（一）實現管理思想和硬件設施的現代化

隨著計算機技術在圖書館檔案管理中的不斷應用，相對于傳統思維方式和傳統工作方式，現代化的檔案管理方式所展現出來的優勢已經被越來越多的人所贊同，人們已經普遍認識到現在的檔案管理根本離不開計算機和信息技術。因此，對于技工院校的管理者來說，只有首先從思想上不斷創新，不斷更新陳舊的思維模式和管理模式，才能以開放的視角在較高的層面上來構建學校的圖書館檔案的信息化管理，才能積極籌措資金，從財政上來保障圖書館檔案硬件設施的現代化建設。

（二）實現檔案信息化管理的規范化和制度化

目前，圖書館檔案管理的信息化建設的速度十分迅速，而且建設的數據庫數量非常的龐大，但相對于管理而言，其規范化和制度化卻遠遠沒有達到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高規范化程度，是我們一直在努力實現的任務?！澳壳?，我國很多地方與院校正在積極建設信息文件中心。這種熱潮的基本出發點是， 對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理， 有的采取集中存儲、集中利用的模式， 有的采用備份中心的模式， 有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式?！盵3]我認為這種方式，能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規范化水平。其次，作為學校的領導應該把圖書館檔案管理信息化列入學校日常管理工作之中，從而形成檔案的制度化管理。

（三）提高檔案管理人員的業務素質

圖書館檔案管理的信息化建設離不開一支具有高素質、高技術的人才，這就需要學校努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。作為檔案管理人員，在日常工作中一定要通過培訓、進修等方式，一方面能夠掌握相應的理論知識， 另一方面能夠熟練地運用信息技術來完成具體的工作任務。

總之，隨著信息科技的不斷進步，檔案管理信息化已經成為社會各個領域不可或缺的一部分，只有積極進行檔案管理信息化的規范化和制度化建設，才能不斷適應社會發展的新形勢、新變化。

注釋：

[1]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵志），2010（10）.

[2]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵志），2010（10）.

[3]倪文敏. 信息技術在圖書館檔案管理中的應用，2007（04）.

參考文獻：

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[2] 鄭耀東.高校圖書館檔案建設與分析[J].湖北檔案，2010（10）

[3]倪文敏.信息技術在圖書館檔案管理中的應用[J].天津市社會主義學院學報，2007：（4）43-45.

[4]劉中.論圖書館的檔案管理數字化建設[J].北京檔案，2011（12）

[5] 陳霄.試談圖書館業務檔案的管理與利用[J].西北成人教育學報，2006（1）：49-50.

作者簡介：鄭玉梅，女，清遠市技師學院汽車工程系辦公室主任。