建設工程電子文件管理的實踐與探討

周 敏 陳秀芬（張家港市城建檔案館，江蘇張家港，215600）

建設工程電子文件是指在工程建設過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的文件。主要包括工程準備階段電子文件、工程監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件等。建設工程電子文件是建筑施工質量管理的一項重要組成部分，是工程項目相關各方在工程管理、質量控制、施工管理以及技術措施等方面的原始記錄，是工程竣工驗收的重要依據之一，同時也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的重要依據。建設工程電子文件的質量，直接反映了建設工程項目的管理水平。

一、建設工程電子文件管理現狀

1.目前，在我國大多數地區的建設工程項目管理中，包括工程施工技術資料、監理資料在內建設工程文件管理還大都以人工填寫紙質文件材料、人工管理為主。雖然隨著計算機的普及，在某些經濟發達地區，已經有一些比較成熟的施工資料用表軟件（如品茗資料管理軟件）在建設工程管理中得到應用，但這類軟件只是根據《建筑工程施工質量驗收統一標準》的要求，將施工過程所涉及的施工技術資料規范用表匯集起來，做到施工技術資料的計算機化，而沒有真正涉及到建設工程電子文件的收集、整理、歸檔等層面上來。這類軟件所形成的建設工程電子文件，也沒有采用電子文件元數據的標準，沒有建立相應的電子文件管控體系，無法確保電子文件的真實性、完整性和有效性，不能滿足《建設工程電子文件與電子檔案管理規范》的要求，也無法與城建檔案管理部門的業務管理系統相銜接，無法發揮建設工程電子文件的價值。

2.在建設工程電子文件的實踐中，也有一些地方的城建檔案部門，通過普及一種建設工程電子文件采集軟件，要求施工單位將紙質技術資料按有關數字化加工標準全文掃描后，導入采集軟件中，形成工程電子檔案，在工程項目竣工驗收后，與紙質工程竣工檔案一并移交城建檔案管理部門。或者由城建檔案管理部門將建設工程項目資料整理入庫后，采用掃描方式進行數字化加工。這種方式雖然解決了紙質檔案與電子文件一一對應問題，但缺點也是顯而易見的。經過掃描加工所形成的電子文件，不僅失去了原有電子文件的元數據信息，不利于建設工程電子文件的后期開發利用，而且這類電子文件對數據庫、網絡、存儲設備等計算機軟硬件設備要求較高，較難推廣應用。

二、張家港市加強建設工程電子文件管理的有益探索

為了進一步探索建設工程電子文件的收集、歸檔和管理工作的新方法，新思路，張家港市城建檔案部門以“創建江蘇省數字城建檔案館試點項目”為契機，在市委市政府、市建設行政主管部門的大力支持下，率先在全市范圍內推行建設工程電子文件的管理工作。明確要求2009年1月1日以后新開工報建的建設工程項目，必須做好建設工程電子文件的收集、整理、歸檔和移交工作，工程竣工驗收后與紙質竣工檔案一并移交城建檔案管理部門。通過三年多時間的摸索，基本解決了建設工程電子文件的形成、收集、整理、歸檔、移交和利用等問題，制定了一系列建設工程電子文件的管理標準和實施細則。到目前為止，已累計發放建設工程電子文件歸檔與管理系統軟件光盤3000余只（單項工程），培訓電子檔案業務人員70余期，1500余人次，接收500余只單項工程的建設工程電子檔案。

1.政策支持、輿論導向。

在建設工程項目管理中推行建設工程電子文件管理工作，是一項全新的事業，離不開政策扶持和建設行政主管部門的大力支持。市政府在下發的《關于印發關于加快推進張家港市數字城建檔案館建設的意見的通知》（張政辦（2009）20號）中明確指出，凡2009年1月1日以后報送的建設工程竣工檔案，除報送紙質檔案外，還應按照《建設工程電子文件與電子檔案管理規范》的要求，報送相應的建設工程電子檔案，建設主管部門也制訂相應管理措施，把檔案管理納入建設工程管理流程，保證了建設工程電子文件管理工作的順利開展。另一方面，我館積極與張家港日報合作，開設了城建檔案專版，著重介紹了推行建設工程電子文件歸檔的目的、意義和作用，強化了建設工程管理者做好建設工程電子文件管理工作的意識。

2.推廣《建設工程電子文件歸檔與管理系統》軟件，與城建檔案管理系統相銜接。

根據《建設工程電子文件與電子檔案管理規范》和《建設工程施工質量驗收統一標準》的要求，結合我市建設工程項目管理的實際情況，我館聯合軟件企業研發了《建設工程電子文件歸檔與管理系統》軟件。我們根據建設工程報建備案情況，將軟件光盤發放給建設單位和施工單位，施工單位根據施工進度和施工技術資料要求，在管理軟件中填報相應數據，形成建設工程電子文件。對于使用其他軟件生成的電子文檔如施工組織設計、監理文件、施工進度計劃等，可以在歸檔軟件中直接轉換成PDF格式的建設工程電子文件，對于不能直接生成電子文件的施工技術資料（如原材料檢測報告等），先按要求進行數字化加工后再導入歸檔系統中形成電子文件。對于工程竣工圖，指導施工單位使用圖形轉換軟件（如AdobeAcrobat軟件）轉換成國際常用的PDF格式，不僅解決了CAD軟件的兼容性問題，也為下一步建設工程電子文件的網絡利用打下了基礎。

3.制訂電子文件接收標準，規范電子文件管理。

我館根據《建設工程電子文件與電子檔案管理規范》的要求，結合我館的工作流程和城建檔案管理系統需求，制訂了一系列建設工程電子文件的實施細則，要求建設單位、施工單位在建設工程電子文件的形成、收集、移交工作中執行。

4.加強業務指導，保證建設工程電子文件歸檔工作順利開展。

我館根據建設工程項目報建情況，每月組織二至三期的檔案業務培訓，給他們講解建設工程電子文件歸檔與管理系統的基本操作方法，電子文件管理實施細則等相關業務知識，提高檔案業務人員的業務技能。建立建設工程電子文件QQ討論群，參加的群友達500余人，做到有問必答，有求必應，通過相互交流，相互學習，不斷提高業務水平。同時，業務指導人員經常深入施工現場業務指導，解決他們碰到的問題，推動建設工程電子文件管理工作的順利開展。

5.研究電子文件的保管和利用問題，發揮電子文件的作用。

接收了建設工程電子檔案后，如何保管和利用電子檔案，真正發揮建設工程電子檔案的作用，成為城建檔案管理部門需要認真研究的課題。我們將通過審核的建設工程電子檔案直接導入城建檔案管理系統，在對應的單位工程下，生成一個電子文件案卷，與實體紙質檔案并存，形成雙套保存的模式。在建設工程電子檔案的利用上，一方面通過城建檔案管理系統的檔案發布子系統，將該建設工程的紙質檔案條目和電子檔案內容刻錄成光盤，返還建設單位，便于建設單位對該工程的管理和維護。建設單位多個單項工程電子檔案還可組合起來，形成一個小型數據庫結構，大大方便建設單位的利用。另一方面，可以通過網絡提供給相關管理部門利用，更好地服務于社會經濟建設。

開展建設工程電子文件管理工作以來，我們雖然取得了一定的實踐經驗，但工作中也遇到了一些問題和業務瓶頸，主要集中在紙質檔案與電子檔案一一對應的問題和電子檔案的法律效應問題，值得廣大城建檔案從業人員去探討、研究，為更好地推動建設工程電子文件管理而積極探索。