加強檔案信息管理 增強服務利用功能

馮柏霞

摘 要：檔案管理不僅為醫院醫療、科研、教學和經營管理活動提供基礎信息，也是評估和衡量醫院管理技術水平和醫療質量的重要依據。如何使醫院的檔案管理工作適應現代醫療發展的新趨勢，提高檔案信息管理水平，是我們當前亟待解決的問題。醫院檔案信息管理的對策是：提高醫務人員的檔案意識；加強檔案信息資源管理；增加檔案數量；建立人員信息數據庫；加強檔案信息化建設；做好檔案編研工作。

關鍵詞：醫院檔案；信息管理；服務利用功能

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）11-0168-02

隨著我國醫療衛生體制和現代醫學信息科技的發展，醫院各項管理工作中產生的信息量日益增多，作為醫院管理工作的重要組成部分，醫院檔案不僅是醫院整個發展歷史的真實寫照和原始記錄，也是評估和衡量醫院管理技術水平和醫療質量的重要依據。隨著醫院在管理上、業務上各方面的檔案不斷增加，加強檔案信息管理，增強檔案利用功能對醫院管理具有重要的意義。

一、檔案管理的現狀

1.南寧市五人民醫院綜合檔案室屬于院長辦公室的二級科室，負責醫院各項工作中形成檔案的管理工作。檔案室擁有辦公場地200平方米，密集架檔案柜18組，現有檔案庫房2間，分別為綜合檔案室庫房、人事檔案庫房，檔案室擁有專用庫房、專用的閱檔室和專用的辦公室實行檔案用房“三分開”。人員由1名兼職資料保管員增加到3名專職2名兼職檔案管理員，1名兼職主管檔案工作領導，檔案管理專業技術系列的中級職稱1名，達到了檔案管理法規的要求。檔案庫房還按要求配備了鐵門、鐵窗、密集架、空調、掃描儀、雙層窗簾等設備，使檔案庫房的安全得到了保障。檔案室于2012年通過自治區、南寧市檔案局評審，獲得自治區級檔案室。

2.館藏情況。南寧市第五人民醫院檔案信息已完成接收檔案44 230卷，其中黨群檔案94卷，行政檔案203卷，醫療管理檔案108卷，藥品檔案13卷，教學管理類1卷，科研檔案5卷，設備檔案33卷，基建檔案61卷，財務檔案1 920卷，實物檔案192件，鑒定檔案313卷，醫療糾紛檔案5卷，人事檔案420卷，病歷檔案40 912卷。整理了舊檔案資料三千余件。

3.檔案的檢索工具：從2010年開始南寧市第五人民醫院檔案工作就實現了電腦管理，應用檔案軟件管理檔案、查詢檔案，同時做好檢索工具的編制工作，按照檔案工作的要求和規范，編制了《基建檔案案卷目錄》、《鑒定檔案案卷目錄》、《儀器設備檔案案卷目錄》、《文書檔案案卷目錄》、《聲像檔案案卷目錄》目錄等。2011-2012年綜合檔案室共提供借閱檔案100多件（人次），人事檔案查閱50件（人次）。

二、檔案現狀及利用的分析

充分發揮檔案信息資源的開發與利用，提高檔案利用，為領導科學決策和各項業務工作提供服務，為促進醫院全面、持續、協調發展服務，是檔案事業適應時代發展的必然選擇，也是檔案事業在新時期實現迅速發展的必由之路。南寧市第五人民醫院檔案管理工作雖然具備一定規模，檔案信息資源的開發工作也取得了一些成績，但是檔案提供利用還是不盡如人意，檔案的社會化服務水平不夠高，檔案信息開發利用的手段還比較落后，數字檔案信息還沒有在檔案利用中發揮出應有的作用，沒有真正實現檔案信息資源的社會共享。許多人對檔案的價值了解不深，檔案還是處在“藏在深閨人未知”的狀態，隨著醫院衛生事業的發展對檔案信息需求的日益迫切，檔案管理及信息資源的開發利用還有待改進。

三、檔案管理與利用工作的對策

1.提高醫務人員檔案的檔案意識。打破以往檔案的神秘性，實行政務公開透明，樹立開放服務的形象，使越來越多的人認識到檔案在各項工作中的作用。利用各種手段宣傳檔案的利用價值，例如利用周會、內刊、局域網、墻報等形式宣傳檔案的作用，讓管理人員、醫務人員知道檔案與他們的工作以及個人的利益有著密切的關系，使他們走進檔案室，提高醫院檔案的開發利用率，更好地為醫院建設服務。

2.加強醫院檔案信息資源管理。檔案信息資源是加強醫院檔案信息化管理的基礎，因此，要實現信息化管理，就要確保充足的信息量，這就要求加大《檔案法》的宣傳教育工作，要使全院職工樹立“檔案集中統一管理”的意識，把檔案工作列入醫院目標責任考核，統一安排，認真落實，對醫院檔案所涉及的內容和領域分門別類進行收集，準確掌握所需求信息，針對醫院的特點，建立有特色的檔案信息，盡量做到儲量豐富、利用率高，實用價值高。

3.增加醫院的檔案數量。檔案館藏量是利用的基礎，檔案館藏量的多少決定了利用效果，因而擴大檔案收集范圍，改善檔案收藏結構，是為檔案利用提供良好的物質基礎。我們要改善過去的單一結構，做好檔案收集歸檔工作，不斷豐富檔案內容，優化室藏結構，有計劃的增加檔案門類，使館藏內容和數量不斷增加，要管理日益增長的檔案數據，要在多年收集、整理、立卷歸檔歷史積累檔案信息資料的基礎上，認真總結經驗，繼續改進方式方法，加大力度，抽出專人，完成往年檔案信息資料歸檔工作，進一步規范各門類檔案收集、歸檔程序，整理了文書檔案、實物檔案、鑒定檔案、儀器設備檔案等。

4.建立人員信息數據庫。人員信息數據庫具有檢索迅速，查找方便、可靠性強、保密性好等人工管理所無法比擬的優點，人員信息檔案管理進入信息庫，為人事檔案的檢索，提供了準確快捷的信息，對人事信息采集進行自動分類記錄，對日常收集的應歸檔的材料進行登記，形成電子文件歸檔管理，使人事檔案管理工作從傳統的手工管理方式向現代化管理方式的轉變，人事檔案工作重點由重整理、保管轉向重收集、利用和提供更完善的信息服務，達到人事檔案最大限度的利用價值。

5.切實加強檔案信息化建設。我們將探索新的條件下檔案集中統一管理的模式，以實現檔案信息資源的集中統一服務為目的，在加快信息化建設步伐時，更要重視檔案管理軟件的互聯互通和資源共享，搭建好檔案系統信息平臺，改變目前檔案管理滯后現狀，用現代化手段進行檔案管理的開發和利用，同時，進一步探索檔案管理的數字化建設，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，使檔案能夠更方便、更有效地為醫院服務。同時，通過引進先進的信息技術管理檔案，對所有庫存資料和以后發生的檔案資料實行現代化計算機及相應的軟件程序科學地進行分類錄入，擺脫繁瑣的手工操作，提高服務質量和工作效率，發揮檔案信息資料的最大效能。

6.做好檔案編研工作，主動提供檔案服務

檔案編研是指檔案部門依據館（室）藏文件、檔案為主要內容，根據社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。檔案編研材料是主動開發檔案信息資源的手段，是為領導和有關部門及時提供系統的信息的方式。從而提高檔案利用的效率。我院檔案室要按常規繼續編寫專題大事記、院志、組織沿革等編研材料。另外，開展編研工作是提高檔案館工作水平的一個重要途徑，是檔案部門積極主動提供檔案信息的有效方式。這就要求工作人員有檔案編研觀念的更新，以適應現代社會對檔案編研的需求不斷更新檔案編研觀念，不斷適應醫院對檔案編研的需求，從實踐出發，開辟檔案信息資源利用的新途徑，匯編檔案文集、編纂和公布檔案史料、編寫參考資料和編史修志，促進了檔案工作的開展，滿足了社會利用的需要。

（責任編輯：田 苗）