信息管理系統在事業單位應用中的問題及對策

邢強

摘 要：隨著網絡科技的不斷發展，信息管理系統逐漸被人們創建，信息管理工作越來越方便。事業單位對信息管理系統的需求越來越迫切，近幾年在我國，這方面的技術也不斷發展，但是過程當中出現過很多問題。應用信息管理系統不可能是一步到位的，各事業單位要了解自身實際情況，掌握系統結構和數據庫信息的相關知識，在實際應用中不斷地加以改進和完善，才能推進信息管理系統不斷的進步和發展。

關鍵詞：因特網；信息時代；信息管理

中圖分類號：D630 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）11-0071-02

一、信息管理的含義以及它所具有的特征

（一）含義

信息管理指的是人類為了有效地研發和使用信息資源，依靠現代的信息技術，將信息資源合理有效地進行計劃、組織、協調和控制等的社會活動。通俗地講，信息管理就是人對信息資源以及一些活動的管理。信息管理的過程包括收集信息、傳輸信息、加工信息以及儲存信息等工作。

（二）特征

1.信息管理的管理特征

管理工作包括信息管理，所以管理的一般性能夠體現在信息管理上。比如說：管理的基本職能我們知道，它是計劃、組織、協調和控制，并且管理的主體是組織活動，管理的目標是達到并完成組織的既定目標，然而這些特點在信息管理中同樣得到體現。但是，信息管理又具有自己的一般特點。一是管理的對象是信息資源和信息活動；二是信息管理存在于管理過程之中，有其自身的管理，同時支持其他管理活動。

2.信息管理的時代特征

一是信息需求量迅速擴大。伴隨著世界經濟一體化的發展，世界國與國、國與地區之間無論是政治、經濟還是文化交往逐漸頻繁，以至信息大量產生。同時，信息組織與存儲技術迅速發展，使得信息儲存積累可靠便捷。二是信息處理和傳播速度更加迅速。賴于信息技術的快速發展，才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。三是科學技術的迅猛發展，造成信息處理工作的方法百花齊放。信息對管理工作的作用大大提高，信息的處理方式方法也就變得復雜。早期所謂的信息加工就是指一種經驗性的加工或者就是低級的計算。而現在的加工處理方法不僅要依靠數學方法，還要使用數理統計、和人工智能等方法。

二、信息管理系統的發展及其作用

（一）信息管理的發展

信息管理系統早在20世紀80年代初期就已經在像美國等發達的資本主義性質的國家得到很大程度上的利用，而且經過漫長的不斷研究開發，以英國為代表，有關管理信息的系統軟件被廣泛使用在生產生活、運輸交通等各個行業，早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機軟、硬件的研發技術相對發達國家是比較落后的，由于經濟發展的滯后性和計算機軟件研發受限以及軟件研發人才稀缺，很大程度上對我國管理信息系統的開發和應用造成了影響；就目前而言，我國信息管理系統大部分都是從國外引進的，再進行漢化、改造，變成符合我國事業單位或各行各業的信息管理系統，但是，技術的針對性不是很強，不能夠較好地適應我國各行業的發展，不符合發展要求。所以我們國家首要任務就是要建立自己的信息管理系統，來滿足國內各行各業包括事業單位的信息管理，減少對國外系統的依賴性，逐步健全我們自己創造的信息管理系統，只有這樣，我們國家才能享受現代化信息時代帶給我們的利益。

（二）信息管理系統的作用

1.輔助分析作用

在事業單位對內部信息和外部信息需要決策和監督時，就要依靠各種數據信息。如果以人工手動方式來處理數據，那樣得到的只能定期報告，很難滿足事業單位的需要，使得事業單位的決策活動只能是依靠經驗，這樣往往帶有盲目性。但是信息管理系統是通過計算機系統將信息儲存起來，可以隨時提供各種所需的信息，能保證決策監督的準確性和及時性。

2.節約人力、物力

由計算機處理大量、重復的信息管理工作，所以可以減輕工人的工作強度，關鍵的是將信息輸入到計算機系統以后，所有的工作都由它來完成處理和保存等工作，這樣可以省略人工方式處理環節，最后達到減員并且提高經濟效益的成果。

3.信息管理系統可促進事業單位組織管理的職能優化合結構優化

信息管理系統的本身就是一項繁瑣的工作，另一個原因就是我國事業單位存在著管理基礎比較薄弱和管理方式方法不妥當等問題，所以在這問題上，就會涉及事業單位原有的職能分配問題、機構設置問題是否恰當，因而需要進行管理職能和組織結構的調整、優化。

4.有助于提高事業單位的組織機構的工作效率

當計算機系統進行處理信息時，它的速度遠遠大于人類手工整理的速度，這樣就會使管理信息的提供時間不短縮小，事業單位部門之間的工作聯系越來越緊密，大大加快了事業單位業務辦理的速度，從而提高了事業單位的工作效率。

5.有助于提高事業單位組織管理人員的綜合素質

目前，我國事業單位在建設信息管理系統的過程中，最為突出的問題就是報考計算機專業人員不是很多，而且又缺少懂計算機技術懂管理的人才；而信息管理系統建設要依靠技術管理人員，那么技術管理人員如果對信息管理系統的一些基礎知識不了解，信息管理系統就不會成功開發出來。因此，在信息管理系統的建設過程中，想要保證建設工作的順利進行，人才培養必須同步進行，進一步提高管理人員的綜合素質。

三、事業單位對信息管理系統的需求

步入21世紀之后，隨著生產力的大力發展，科學水平的不斷進步以及辦公工具被人們發明，造成人們對現代化科學技術的需求越來越大，依賴程度越來越高。事業單位也同樣向往現代化辦公的發展方向，但是需要對大量的信息進行更好地管理，這項工作的確是一項非常繁瑣復雜的艱巨工作，原因是這些數據和信息需要快速的分析處理也要有很高保密要求，以往都是使用人工方法，而存在的弊端多之又多，比如說：浪費辦公人員很多時間和精力，其次人為管理難免會出現錯誤，并且調節時也會很是麻煩，費時，隨著計算機時代的發展以及數據庫被廣泛地應用，為這些數據的分析處理帶來了很大改變，所以事業單位對這種信息管理的模式迫切需求，因為信息管理系統的建立將給事業單位的辦公帶來很大便利，這樣就更能夠節約辦公的時間和人力物力，更能夠有效地進行分類保管。但是任何事物在接觸的初期都會產生磨合，那么事業單位在應用信息管理系統會有哪些弊端呢？下面讓我們舉例說明。

四、在事業單位應用過程中出現的問題以及解決對策

現如今很多企事業單位都應用了信息管理系統，但由于不同的影響因素，從它的實施效果來看，還有較多不盡人意的地方，而且在不同發展階段，所表現出來的問題也存在著某種程度上的差異。那么下面主要分析一下存在的問題。

（一）導入階段

1.存在的問題

事業單位應用信息管理系統有什么目的呢？這個問題是每個事業單位在應用信息管理系統之前明確的首要問題。為了急于滿足事業單位信息整理的需要，在應用信息管理系統實施過程中就會出現對問題欠考慮的情況。應用信息管理系統需要準備好大量的人力、物力、財力各個方面的準備計劃。信息管理系統的載體是一種先進的管理思維，這就要對事業單位的業務流程做出恰當的變化以及更好的優化。

2.解決導入階段問題的對策

第一，提前做好準備工作，比如說應用信息管理系統的可行性分析報告、在事業單位內部的宣傳工作、選擇什么樣的團隊等，做好準備工作，就能為接下來的開發工作奠定基礎。第二，加強上層管理者對實施信息管理的全面的、清楚認真的認識，這樣就會影響到基層對信息管理系統的認識以及實施的最終狀況。

（二）研發階段

1.存在的問題

研發階段過程中首要問題就是信息管理系統研項目依靠什么方式？如果采用外包方式，軟件開發商需要承擔軟件開發及維護等一系列的工作。如果采用內部研發方式，事業單位的內部員工需要承擔相同的工作，這樣一來，就對事業單位信息管理研發人員的要求比較高。就目前國內情況來說，現在一部分事業單位都采用研發外包的方式，但是外包往往使事業單位不重視調研和開發，缺乏研發的積極性，認為把研發的工作交給開發商做就可以了，這樣就造成在應用的時候軟件不符合事業單位的實際需求。

2.解決研發階段問題的對策

研發工作需要建立在市場調研的基礎上。如果在市場調研方面沒有基層參與，只有事業單位的上層領導獨自決定，容易造成信息管理系統不能滿足整個事業單位機構的真實需要結果就是造成資源的浪費和效率提高不明顯的情況。因此技術人員需要在基層員工的幫助下進行技術建模，要盡量定制出適合事業單位各個機構的信息管理系統。

（三）運行階段

1.存在的問題

雖然在研發階段解決了遇到的困難，但是不代表運行階段就會輕松很多。例如研發階段過程中解決的大多數問題都是技術上的，但是在運行階段需要解決的問題更多是屬于“人”的問題。“信息”和“人”是信息管理系統的最重要兩個部分。信息管理系統是一個技術問題，也是“人”的問題。管理信息系統需要靠人來實施，而因為系統的實施會帶來對員工的觀念的沖擊，使其產生預期的效益是一個重要的問題。

2.解決運行階段問題的對策

推進信息管理系統的實施工作正如上文所分析：信息管理系統實施的過程中要考慮很多有關“人”的因素。事業單位的信息化想要一步到位很困難，要根據實際情況不斷地推進。在起步階段不一定要馬上建立一個完整的系統，而是要根據事業單位本身的特點腳踏實地一步一步地進行。

五、意見和建議

事業單位應用信息管理系統不可能是一步到位的，還需要在很多方面去進行改進，那么就其安全性設計而言可以從幾個方面加以改進：一是由于事業單位自身存在的特點，對其信息管理的安全性要求很高。在引入的階段必須要注意機構身份的識別，事業單位數據信息進入信息管理系統必須要嚴格把關。二是對于單位內部的信息的進入和管理的工作要做到責任到個人，這樣就避免任何的細節性錯發的發生。三是利用其他與事業單位信息管理系統相關的安全保護系統為工具，對數據庫信息的安全進一步保護。

事業單位對信息管理系統的需求越來越迫切，但在進行引進信息管理系統時，要了解自身的實際情況，準確掌握系統結構和數據庫信息的相關知識，才能推進信息管理系統不斷的進步和發展。

參考文獻：

[1]周三多.管理學——原理和方法[M].上海：復旦大學出版社，2008.

[2] 用友軟件股份有限公司.申銀萬國管理信息系統案例解析[EB/OL].http：//www.cbinews.com/casestudy/news/748.html.

[2005-12-22].

（責任編輯：田苗）