關于油田企業檔案管理的風險分析與控制探討

謝發紅

摘 要：油田企業檔案管理是油田企業工作中重要的一部分，它關系著油田企業正常運作諸多方面的問題，是目前而言廣大油田企業一直在積極探索中的問題。該項工作的扎實與否直接影響著企業正常運作秩序和職工工作的能動性和主觀性，事關企業生產效率，事關國家戰略大局。那么關于油田企業如何在平常的工作中做好檔案管理工作，特別是在信息化時代背景下如何做好企業的檔案管理工作。本文在廣泛結合已有研究成果的基礎上，對于在油田企業檔案管理中的風險及其相應的控制工作做一個較為全面的闡述和研究，盡微薄之力使油田企業的檔案管理工作趨于科學化和制度化，保證油田企業正常的運作。

關鍵字：油田企業檔案管理；風險分析與控制；信息化時代

我們都知道，油田企業在檔案管理工作中的風險具體是指油田企業在具體的生產過程中，相關部門對可能遇到的各種有關檔案方面的風險因素進行識別、分析、評估，以最低成本實現最大的安全保障的過程，這個過程我們也叫他為檔案管理過程中的風險控制的一個過程。具體到我們要討論和研究的油田企業而言，油田企業的檔案管理工作是一個復雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國大多數油田企業的主要問題之一，各個單位也在實踐的過程中積極探索和尋找有效的方法實現檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個方面分析和闡述油田企業在檔案管理中的風險分析和控制的具體情況：

一、油田企業檔案管理的風險分析

就當下油田企業而言的話，檔案管理是非常重要的一個工作，這個重要性首先體現在油田企業本身在我國社會經濟生活中的重要性上，關系到國家戰略大局，再者就體現在普通意義上檔案管理的意義上。結合油田企業的實際情況可以說油田企業的檔案管理及風險控制是一個工作程序的問題，它是這個程序中必要的一環，針對具體的油田檔案管理的工作特點，分析、評估、制定切實可行的防范措施，才能使檔案管理風險降至最低限度。檔案管理風險主要是檔案運送和交接過程的風險，具體包括三個方面：

第一，交通隱患。油田之間相關的各個單位在地理位置上是相對相對分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預料和不可以預料的風險可能出現，所以一般而言交通風險是檔案運送中的最大風險。

第二，檔案風險中多種意外傷害。在各個分散點之間傳遞檔案，其中可能會因為自然和天然等不定因素造成人員的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經常遇到的事例，發生幾率比較高。

第三，檔案可能會丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個油田企業在人員上普遍有基數大、人員情況復雜等一系列特點，加上油田企業檔案的運送和移交的程序比較多，那么在這個過程中就無形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，

當然，油田企業檔案管理是個需要細心和責任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現人為地各種問題，油田企業檔案管理工作中存在的風險是多樣的，必要比較常見的情況是各種檔案手續會出現不全甚至根本沒有的情況，特別是好多油田企業在信息化社會應用電子檔案的形式進行存儲，由于操作不當等原因可能會導致數據的丟失甚至泄露，危害油田企業集體的利益。

二、油田企業檔案管理中的風險控制

針對以上幾個方面對于油田企業檔案管理過程中相關的風險分析之后，相應地預防措施是必要的，但是由于油田企業中的檔案管理是個復雜的系列工作，牽扯到油田企業各部門的工作態度和工作程序問題，因此風險預防措施也是需要從大方面、多角度去進行，筆者結合已有研究成果，認為就當下油田企業檔案管理中預防措施主要應該從以下幾個方面去入手：

（一）提高認識水平，真正認識到檔案管理工作對于油田企業的重要意義。我們都知道，意識決定行動，對于檔案管理工作的意義有一個高度的、比較深刻的認識，在這種認識的基礎上去投入到具體的實際工作當中去，這是一種標本兼治的方法，是油田企業應該大力去抓的一個重要方面。因此廣大油田企業要積極通過培訓、學習等不同的方法和形式去加強對相關人員的教育培訓，使他們在思想認識上達到一定的要求，繼而從具體的工作上認真負責。

（二）及時積極的風險評估是重要保障，應堅持不懈。油田企業的檔案管理工作具體到實際工作中還是要通過不同的部門和不同的個人去完成的，因此在這個意義上加強各個部門在檔案方面的評估是最有意義的工作，也是最能夠體現效率和質量的環節，各個部門的相關從業人員要接受相關專業的培訓和教育，學習風險評估的具體方法和流程，定期進行檢查，這是保證油田企業自身在檔案管理工作中萬無一失的主要保障。

（三）完善相關制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關部門要加強在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強的措施來，并通過一定的途徑是這一套措施堅決的在各個工作環節和部門實行開來，保證檔案工作的正常有序。

（四）不斷完善油田企業在檔案使用過程中的規范性。這點強調，各個部門也好，個人也好，在使用企業檔案的過程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請的申請，防止在使用過程中出現丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴格執行，這也有利于在這方面出現問題之后便于相關責任的查詢和追究，有力的保障油田企業檔案管理中的嚴肅性。

（五）加強檔案管理，強化基礎設施。檔案對于每一個單位和集體都是重要的，對于油田企業更是這樣的，那么相應的基礎設施就要有相應的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設施一定要符合要求，相關的資料出項問題的時候要有一套比較完備的報警和預防措施，在短時間之內通知相關的領導，努力把損失和危害降低到最小。

（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進行存儲和操作是與時俱進的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優勢，有效地減輕相關部門的人員壓力，但同時如何做好電子檔案的管理工作也是個如影隨形的問題，要積極防治相關信息的丟失和泄露，加強相關從業人員在電子檔案方面的學習和培訓，定期檢查和監督他們的工作，保證電子檔案的有效運行。

三、 結語

油田企業檔案管理工作是一個復雜的系統工作，其中需要各個相關部門和各個相關涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個十分迫切又重要的課題，我們一定要強化認識，優化方式，以靈活的工作把這項工作落實到實處，為建設社會主義和諧社會做出一份力。

參考文獻

[1] 《對企業檔案現代化管理的分析與實踐》，《城市建設理論研究》16