淺談如何做好檔案管理工作

徐海義

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手材料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作非常重要，每份檔案都要經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，也是研究改進(jìn)企業(yè)發(fā)展不可多得的寶貴資料。本文以企業(yè)為例，就如何做好檔案管理工作進(jìn)行深入的探討。

一、提高重視程度、健全工作機(jī)構(gòu)

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)的制度健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員熱情。有些企業(yè)對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。在加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)，不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心，重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣危險。因而，每個企業(yè)都要把檔案工作列入本企業(yè)工作的重要議事日程，實行“三納入”“三同步”，納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和計劃、納入企業(yè)管理制度、納入有關(guān)人員職責(zé)范圍；布置工作、檢查工作、總結(jié)工作與相關(guān)資料歸檔同步。加強(qiáng)對企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專、兼職檔案員，積極創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作順利開展。檔案室應(yīng)對檔案的收進(jìn)和移出、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，按照有關(guān)規(guī)定，及時向當(dāng)?shù)貦n案部門和上級主管部門報送檔案統(tǒng)計結(jié)果。單位綜合檔案室要定期對所存檔案進(jìn)行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復(fù)或復(fù)制；如遇有特殊情況，應(yīng)立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

二、重視檔案收集，加強(qiáng)管理

檔案管理工作完善的前提和基礎(chǔ)是做好文件材料收集。在入檔前我們一定要對所收集的資料進(jìn)行審查整理，認(rèn)真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項進(jìn)行歸檔整理。各單位要設(shè)置檔案柜，檔案入柜存放。有條件的單位，要建立綜合檔案室，除統(tǒng)一存放檔案外，還要陳列、存放單位有史以來保存下來的有價值的珍貴實物。

三、常抓不懈，做好促進(jìn)檔案定級工作

檔案定級工作對于做好檔案管理工作來說，也是極為重要的。我們應(yīng)按照“一早兩嚴(yán)三優(yōu)”的方法來操作。“一早”是指檔案定級工作行動早，準(zhǔn)備早、行動快，不等不靠，一方面對近年來的文件資料進(jìn)行立卷和歸檔，另一方面主動了解和學(xué)習(xí)已定級單位的經(jīng)驗做法，再一次對多年來檔案工作進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺；“兩嚴(yán)”是指嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格對照檔案定級的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實檔案工作要求，在整個準(zhǔn)備過程中做到項目多不亂、資料多不雜、頭緒多不粗，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個環(huán)節(jié)無差錯；“三優(yōu)”是指在檔案定級準(zhǔn)備過程中，堅持開展“優(yōu)質(zhì)管理、優(yōu)質(zhì)設(shè)施、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”活動，通過領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，進(jìn)一步優(yōu)化全單位檔案管理的條件。

四、加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

單位舉辦檔案管理員培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)。單位定期派檔案員參加檔案局的檔案知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并且每年請專職檔案員定期對單位全體檔案員開展培訓(xùn)，學(xué)習(xí)資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，檔案員做到持證上崗。另一方面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)。

總之，檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ) 。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。