住房保障檔案管理初探

陳愛華

住房保障是中國特色社會保障體系的重要組成部分，是構建和諧社會和保障民生的重要舉措。做好住房保障工作，首先要做好住房保障檔案管理工作。2012年11月，住房城鄉建設部出臺了《住房保障檔案管理辦法》，從2013年1月1日起施行。該辦法對我國住房保障檔案管理提出了新的要求，對于促進住房保障政策的落實，順利解決低收入家庭的住房困難，進而推動社會的和諧穩定，具有十分重要的意義。

一、住房保障檔案的定義與分類

住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它真實完整記錄住房保障實施情況，全面客觀反映住房保障管理狀況。

根據檔案記錄內容的不同，住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案，紙質檔案同步建立電子檔案。住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，包括申請材料、審核材料、實施保障材料、動態管理材料等。住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，基本情況材料、使用管理情況材料等。住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以在通信網絡上傳送的具有規范格式的電子數據文件，包括紙質檔案形成的電子文檔和住房保障管理信息系統的生成文檔。電子檔案與相應紙質檔案的內容應當保持一致。

二、住房保障檔案的特點

1.專業性。住房保障檔案主要形成于住房保障管理部門，有專一的內容、特殊的形式、固定的格式和嚴格的辦理程序，具有專業性的特點，屬于專門檔案的一種。

2.動態性。住房保障工作的管理方式決定了住房保障檔案的動態性，對于待保障的低收入家庭來說，其家庭人口、收入、住房都是動態的，已獲保障的家庭也不是一勞永逸的終身制。除此以外，住房保障形式和制度會不斷發展和完善，保障房的申請和保障標準也會不斷調整，形成的保障房檔案的內容也處于變動中。因此，新產生的相關文件材料應及時補充和歸檔，以保證住房保障檔案的系統性和完整性。

3.雙軌制。住房保障管理是一個系統工程，準入條件的設定、申請材料的審定、審核材料的核定以及退出機制的完善等都需要完整系統的檔案材料作為依據。住房保障管理工作不僅產生了紙質文件，同時也產生了相應的電子文件，各級住房保障管理部門也相應建立了“住房保障管理系統”，可以通過利用檔案特別是電子檔案隨時掌握保障性住房申請審核材料的處理情況、住房對象的情況及實物配租和租金的發放情況，運用計算機等信息化手段對住房保障數據進行統計，完成各級各類報告的生成和管理。這樣在住房保障檔案最初形成時就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存，這也決定了廉租住房保障檔案的雙軌制管理模式。

三、加強住房保障檔案管理的有效措施

1.統一領導、分級管理、分類指導。第一，國務院住房城鄉建設部門負責全國住房保障檔案管理工作。省住房保障主管部門負責全省住房保障檔案管理工作，對住房保障檔案工作進行檢查和指導。第二，各市住房保障主管部門對市本級住房保障工作檔案集中統一保管，對所轄縣（市、區）、街道辦事處、鄉鎮人民政府住房保障檔案工作進行檢查、指導、規范和管理。第三，各縣（市）住房保障主管部門對縣（市、區）本級住房保障工作檔案集中統一保管，對所轄街道辦事處、鄉鎮人民政府的住房保障檔案工作進行檢查、指導、規范和管理。第四，各鄉鎮人民政府、街道辦事處，負責本轄區內的住房保障檔案工作。

2.“一戶一檔”和“一套一檔”動態管理。住房保障檔案動態性的特點決定了要對住房保障檔案進行動態管理。保障性住房產權會發生變更或轉移；因家庭經濟、住房情況變化；住房保障對象的構成會不斷變化；為加強監督管理，住房保障審批機構要定期對住戶情況進行復查；根據經濟發展情況，住房保障標準會相應調整；隨著社會發展和政策變化，住房保障覆蓋面會不斷擴大等等這些因素都會使住房保障檔案的管理處于不斷變化的動態過程中。因此，住房保障檔案要實行動態管理。住房保障對象檔案實行“一戶一檔”動態管理，并根據住戶的家庭人口、收入及住房等變動情況，及時、準確地補充新材料，適時更新電子檔案信息，保證檔案自始至終反映保障對象的真實情況。對于住房保障對象檔案中動態變化的租金補貼發放通知書、年度復核材料以及各種變更材料等可以按類別單獨整理歸檔，但必須與保障住房保障對象的申請、審批等材料保持關聯，以便查閱。住房保障房源檔案按“一套一檔”動態管理，房源使用管理情況的動態變更材料應當定期歸入原檔，或者根據工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應關系，便于檢索查閱。

3.建立住房保障管理信息化工作軟件平臺。基于住房保障業務現狀和管理工作的需求，以保障性住房建設、資格審核及后期管理為核心，結合其業務發展趨勢及政府辦公信息系統發展的現狀，建立“住房保障管理信息系統”。通過靈活配置，軟件系統支持集中辦公的工作模式和市區街多級分布辦公的工作模式，申請家庭、業務工作人員及相關部門可以通過互聯網互相連接起來，實現住房保障業務的網上申請、審核、公示及后期管理，并自動實現保障性住房檔案數據查詢、統計分析等功能，加快實現住房保障的規范、高效和動態管理。

參考文獻

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