淺議公共圖書館工具書的管理與利用

摘要：現代社會已進入全面信息時代，自九十年代以來，虛擬圖書館已相繼在世界各地出現，圖書館界面臨著新的挑戰。本文先對工具書的界定及作用和公共圖書館定義及社會背景進行闡述；其次，分析了公共圖書館工具書管理和利用的現狀及原因，提出了公共圖書館如何提高工具書管理和利用的措施，進而達到使讀者更好地了解和利用工具書的目的。

關鍵詞：圖書館；工具書；利用；管理

1、工具書的界定及作用

工具書是按一定的排檢次序把有關知識、資料或事實加以匯編，專供檢索查考的書籍，按照一定的體例和檢索方式編排，為人們提供某方面基本知識或資料線索，專供查閱的特定類型的圖書（文獻）。

就公共圖書館來說，它所處的社會人文環境和知識信息需求對工具書的利用程度，發揮的作用是密切相關的。在城市中，讀書治學或搞學術研究，或有某種專業興趣、愛好的人，一般都會利用詞書、百科全書或書目、索引、表譜等工具書來解決問題。在當地領導決策，制訂規劃，外出考察，橫向聯絡等方面就需要利用地區性年鑒和統計年鑒來搜集數據和信息，以及對比性資料。而當地資源開發、推銷產品、項目可行性研究，就需要利用行業年鑒和各類機構名錄、郵政編碼、電話號簿等等來搜集產品信息、行業信息、廠家信息。因此，工具書對公共書館來說在信息咨詢服務、書目情報服務、文獻檢索服務、電話咨詢、口頭咨詢等方面都可以發揮“顧問”、“指南”、“必備”的作用。

2、公共圖書館定義及社會背景

公共圖書館是指那些免費或只收少量費用為一個團體或區域公眾服務的圖書館，它全部或大都接受政府資助。該定義突出了公共圖書館的公共性和公益性。公共圖書館的靈魂就在于它的公共性和公益性，“任何人在任何地方能夠以合理的方式和公平的標準獲得圖書館服務”。圖書館的服務是面向社會公眾的，每一人都有平等享受公共圖書館服務的權利，不受年齡、種族、性別、宗教信仰、國籍、語言或社會地位的限制；圖書館的服務是公益性的，不以獲取利潤為目的，而是以實現人的全面發展為目標，不斷滿足公共文化需求、維護人民基本文化權益，切實保障人民的基本文化權益。

任何事物都有它的歷史的發展，公共圖書館的出現也不例外，公共圖書館與人類社會的發展有著緊密的聯系，同時也反應在人類社會的發展中有著深刻的影響。公共圖書館是出現在某一發展階段的人類社會，它的產生和當時的社會環境、政治發展、經濟進步有著直接的關系。

隨著資本主義社會的不斷發展，工人階級和農民等貧窮的人數也在不斷增加，貧窮的中下層民眾占到了社會人口比例的絕大多數。人們對于宗教的信仰的同時理性也在不斷提升，各種慈善教會和慈善學校的出現，對于提高民眾的教育水平起到了一定的作用，書籍的閱讀從而有了一定的文化基礎，普通民眾內心的閱讀需求被喚醒，各種租借圖書館隨之產生，社會民眾的閱讀需求空前強烈，加之民主政治的漸趨成熟，社會各界人士的共同努力，這些都為公共圖書館的產生奠定了社會基礎。

3.公共圖書館工具書的利用現狀及原因

3.1工具書利用效率降低

圖書館的工具書一直以來只提供內閱，不外借，利用率較低，工具書不同于一般圖書、期刊，可以從中獲取最新知識信息，更不像流行娛樂型的圖書那樣受人青睞，再加上電子閱覽室快捷又便利的閱覽方式更受讀者的喜歡，因此使得公共圖書館工具書利用效率有所降低。

3.2工具書品種配套不齊全

藏書不全也是工具書閱覽室急待改進的問題，主要表現為館藏的工具書不適用于當前讀者的信息需求，如讀者需要的年鑒方面的書沒有收全，陳舊過時的工具書長期放在書庫內閑置沒有按時剔舊等等。讀者對于工具書使用不明白， 不懂得工具書的功能以及對利用工具書來解決問題缺乏信心，使得工具書利用受到很多限制。

3.3缺乏對公共圖書館工具書利用的宣傳

公共圖書館的服務對象包括社會各個階層的讀者，由于各階層讀者文化水平的不同，不同的讀者對工具書了解也不盡相同。有些讀者對工具書的類型不太清楚，有些讀者對圖書館所收藏各種工具書的館藏信息不熟悉，還有些讀者對工具書的檢索途徑不熟悉等等。因此也就很難吸引更多的讀者來利用圖書館的工具書。

3.4 數字資源帶來沖擊

隨著圖書館資源數字化的興起，館藏資源已經非常豐富了。比如通過“百度”登錄“中國知網”可以查詢各種工具書，還可以得到更多更有效的信息，如統計數據庫、經濟新聞、法律法規、漢字圖書館、通過數據庫，讀者可以方便地查詢到各種您所需要的信息，不需要親自到參考書閱覽室查閱，進一步降低了使用工具書的效率。電子工具書的興起的確給傳統工具書的生存和發展帶來巨大的挑戰。

4.提高公共圖書館工具書管理及利用的措施

4.1提高工具書閱覽室的服務質量

對于傳統圖書館實行藏閱一體化.建立專門的開架閱覽室一直是提高工具書利用率的一條行之有效的方法。但許多公共圖書館因館舍、經費、人員等因素的限制，館藏圖書實現全面開架有一定難度。但因地制宜，有計劃、有步驟實行部分圖書的開架閱覽，逐步擴大開架范圍能在一定程度上緩解藏閱的矛盾，滿足讀者和書直接見面的要求。而工具書一般圖書館都不予外借，特別是對于一些大型工具書更是如此。而讀者在工作、學習和研究中需要查閱各種工具書，那些束之高閣的工具書貯藏有大量讀者需要的信息，工具書這種知識密集型圖書因其廣泛的實用性而倍受讀者的親睞。因此，必須進一步提高工具書閱覽室的服務質量。

4.2 建立和完善工具書體系

成立工具書閱覽室需一定數量和質量的各種類型和功能的工具書，所收工具書高低和圖書館的整體形象密切相關。建立工具書閱覽室可根據本館的實際情況采用不同的方法。首先對于工具書品種少，數量有限的圖書館將所藏工具書全部匯集在工具書閱覽室。另一種是將有限的幾種常用的工具書集中起來成立工具書室。這兩種方法雖說能部分緩解矛盾，但遠不能達到需要。還有一種是需要有相當數量的工具書和一定的空間做基礎，將各種重要的、常用的各類型和功能的工具書匯集起來，為容納更多品種的工具書，可以只匯集各類型，而將復本仍留在基本書庫。這種方法基本能滿足讀者需求，也較前兩種方法科學而全面。無論哪種方法，首先需明確工具書的概念，區分工具書與一般圖書，明確各類工具書所指及范圍。工具書包含的很多，簡單地說各種字典、辭典、各種手冊、年鑒、大全、百科全書、表譜、類書等都為正規工具書，但也有不少名不符實。名為手冊、詞典只具有工具書的某些特征而非工具書；也有許多工具書沒有工具書名稱，實為工具書。當然嚴格來說工具書與非工具書之間無統對界限.應根據實際情況決定是否收藏.依據國家文化部發《省級工具書核查目錄》來進行采購收集也是一種簡捷的方法。系統性也是保持工具書價值的重要因素，因此在采購和收集的過程度應注意其系統性和連續性，特別是對于連續出版的工具書應注意時間的衍接，避免零散與斷斷續續。征求各行業的專業人員將各專業的代表性工具書收集在內可相對減少許多重復圖書的購入。同時做好讀者意見本的記錄工作及時了解工具書的利用和讀者的需求情況，定期將一些利用率低的書返還書庫，將讀者所需圖書補充進來做好查缺補漏工作。制定長期和短期購書計劃。這樣經過一定時期的努力就能建立一個系統地、科學地工具書體系。

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4.3加強工具書的宣傳，提高公共圖書館的認識度

對于社會各階層文化水平不同，很多人沒有接觸過工具書，還不會使用工具書，更不善于利用工具書的問題，首先，公共圖書館應加強對工具書的宣傳。可以舉辦有關工具書知識的競賽、猜謎、講座、展覽等活動，宣傳、普及工具書知識，尤其是青年和學生讀者，啟發他們對工具書的興趣。同時要主動和善于指導讀者利用工具書，幫助解決讀者在查找、使用過程中的疑難。這對普及和擴大工具書的利用很有益處，也是工具書管理人員的一項職責。其次，必須進一步加強對公共圖書館的宣傳，必須讓公眾對公共圖書館及其資源與服務有全面的了解；要主動抓住機會，通過廣播、電視、報紙、網絡、手機等多種媒體來進行，彰顯公共圖書館的文化教育和信息傳播功能，吸引讀者到公共圖書館來，變成我們的讀者，接受我們的服務。

4.4充分利用自動化網絡體系，實現工具書的高效管理與利用

隨著計算機網絡技術的發展和公共圖書館業務網絡化服務的需求，特別是INTERNET的普及使用，公共圖書館開通局域網建設的基礎上，實現了與CERNET、INTERNET的互聯，并運行了先進的網絡管理系統，實現了采訪、編目、流通、期刊管理、公共檢索等主要業務環節管理和服務的自動化。現代信息技術的不斷發展和廣泛應用，不僅改變了圖書館信息資源的結構組成和獲取方式，同時也使得圖書館工具書室的各項傳統功能模式發生了根本的改變；逐步由過去的閉合型、單一型和人工型，向開放型、多項型和網絡型的綜合電子信息服務模式轉變，樹立全新的、適應現代讀者要求的工具書室“窗口”服務理念。

公共圖書館在完成了高質量和高效率的現代信息技術“文獻數據庫”的引入后，工具書室典藏工作模式逐步向數字化方向轉移，工具書室典藏資源得以不斷的完善和擴展，自動化建設和網絡服務水平也有了明顯提高，工具書室的“窗口”效應隨之改善和加強，有效地提高了廣大讀者的檢索效率。讀者可以根據自己的需要自由選擇，利用導航系統進入數據庫進行檢索瀏覽，有效滿足了讀者日益增長的快速準確的檢索要求；同時，也使得工具書室典藏管理工作更加規范化與自動化，進一步促進和加強了工具書信息資源的深層次開發利用和工具書的情報職能；也使得讀者在利用工具書典藏信息資源的水平不斷提高。

隨著數字化網絡化技術的發展，圖書情報機構的業務模式、服務方式和管理手段均發生了重大的改變。積極利用最新的信息技術成果，面向學科、面向知識服務，更加貼近用戶的信息需求，將成為圖書館工具書室情報工作今后發展的重要趨勢。工具書室“窗口”隨著計算機網絡系統的不斷擴展，而向更寬闊、更精確和更便利方向發展，使得導航登陸、信息檢索、讀卡識別、庫本狀況、圖書借還和數據統計等有了顯著改善，服務水平和服務質量亦會得到明顯的提高。

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作者簡介

毛靜（1979—），男，漢，云南昆明，本科，云南省圖書館圖書借閱部，館員，研究方向：圖書館學、情報檢索、參考咨詢。