軍用公文的文種錯用問題應(yīng)該引起足夠重視

代澤蘭

摘要：軍用公文是人民解放軍各級機(jī)關(guān)在處理公務(wù)活動中形成和使用的公務(wù)文書。《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定了12種文種，并對其使用范圍作了具體詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際的機(jī)關(guān)工作中，存在文種隨意使用的問題。本文對軍用公文中三對易混文種進(jìn)行了辨析。

關(guān)鍵詞：軍用公文；公文文種；辨析

2006年1月1日開始實(shí)施的《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，機(jī)關(guān)公文的種類有：命令、指示、決定、通令、通知、通報(bào)、請示、批復(fù)、報(bào)告、函、會議紀(jì)要和通告十二種，并且對每一種文種的使用范圍作了具體詳細(xì)的規(guī)定。在軍用公文寫作中，注意把握文種特點(diǎn)，正確選用公文文種，對于準(zhǔn)確反映首長意圖，及時(shí)發(fā)揮公文效力起著舉足輕重的作用。但在實(shí)際機(jī)關(guān)工作中，有的參謀對各文種的使用范圍不加區(qū)分、不作辨析，導(dǎo)致文種選擇失當(dāng)。

一、請示與報(bào)告

某總隊(duì)后勤部寫了兩份文件，都是關(guān)于要錢的內(nèi)容，一個是《關(guān)于解決直屬二支隊(duì)建設(shè)經(jīng)費(fèi)的請示》，另一個是《關(guān)于解決倉庫建設(shè)經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》，這兩份文件選用的文種，誰對誰錯，我們用《條例》來判斷。請示和報(bào)告是《條例》當(dāng)中的兩種上行文，并且《條例》當(dāng)中只有這兩種上行文，加之在公文史上這兩種文種有時(shí)分有時(shí)合，導(dǎo)致了現(xiàn)在工作中少數(shù)人的錯誤選用。

1.二者的使用范圍不同

請示是用于請求上級機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)、解決事項(xiàng)時(shí)使用的文種，是需要上級機(jī)關(guān)答復(fù)的期復(fù)性上行文。而報(bào)告是用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見建議、答復(fù)詢問時(shí)使用的文種，是不需要上級機(jī)關(guān)答復(fù)的陳述性上行文。上面兩份文件都是請求上級解決問題，并且希望得到滿意的答復(fù)，故均應(yīng)用“請示”，用“報(bào)告”為文種錯用。

2.二者的行文時(shí)間不同

請示是事前行文。請示當(dāng)中的事項(xiàng)須征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意后才能行動，上級領(lǐng)導(dǎo)不同意則不能做；而報(bào)告在事前、事中、事后均可行文，在事前匯報(bào)工作的準(zhǔn)備情況及對這項(xiàng)工作的設(shè)想；事中反映工作的進(jìn)展程度；事后匯報(bào)完成任務(wù)的情況或者是事件的整體情況。

3.二者的行文范圍不同

請示為了求得問題更快更好地解決，不得多頭主送，它只主送一個上級機(jī)關(guān)，并且是直接的上級機(jī)關(guān)。而報(bào)告，作為上級，只是了解情況，因而可以多頭主送。

4.二者的內(nèi)容容量不同

請示只能是一文一事，內(nèi)容單一，結(jié)構(gòu)簡單。這一點(diǎn)在行文規(guī)則的第二十條也有所規(guī)定：“請示應(yīng)當(dāng)一文一事”而報(bào)告既可以是一文一事，也可以是一文幾事，行文長短不定，文字多的結(jié)構(gòu)易于變化。報(bào)告既有專題性的，又有綜合性的，其結(jié)構(gòu)也是根據(jù)需要來安排。

5.二者的結(jié)束語不同

請示的結(jié)束語是必備項(xiàng)目。而報(bào)告不單獨(dú)寫結(jié)束語。在《武警總部機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定》中提出：“正文收結(jié)時(shí)，不要使用‘此通知、‘此報(bào)告之類的結(jié)語，但‘請示公文，必須另起一行，使用‘妥否，請批示。等較規(guī)范的表述語言收結(jié)。”

二、通令與通報(bào)

通令和通報(bào)都具有表揚(yáng)先進(jìn)、批評錯誤的作用。武警總部發(fā)了標(biāo)題為《批準(zhǔn)×××等30名教員獲××××年度軍隊(duì)院校育才獎銀獎的通令》的一個表彰性文件，到底是用通令還是用通報(bào)呢？我們首先了解通令與通報(bào)的區(qū)別：

1.二者褒揚(yáng)或懲戒的程度不同

通令適用于按《紀(jì)律條令》規(guī)定，宣布對單位、個人給予的獎勵和處分；通報(bào)則適用于宣布給予單位、個人不在《紀(jì)律條令》獎懲范圍內(nèi)的表揚(yáng)鼓勵或批評。而《紀(jì)律條令》對個人和單位的獎勵項(xiàng)目有：嘉獎、三等功、二等功、一等功、榮譽(yù)稱號（用命令）這五項(xiàng)內(nèi)容，“軍隊(duì)院校育才獎銀獎”不是《紀(jì)律條令》規(guī)定的項(xiàng)目，故不應(yīng)用通令，而應(yīng)該用通報(bào)。采用通報(bào)行文，從內(nèi)容和文字上要比通令詳細(xì)、具體。有原因分析，并且非常深刻、透徹。讓受文單位對照檢查，防患于未然；或者是起步前進(jìn)、趕超先進(jìn)，真正起教育、警示的作用。

2.二者的署名不同

通令是首長署名；通報(bào)是機(jī)關(guān)署名。

三、請示與函

事例一：某市公安局?jǐn)M購置八輛摩托車，向市財(cái)政局行文，標(biāo)題是《關(guān)于擬購置八輛摩托車的請示》。事例二：某總隊(duì)欲向總部請求撥錢修建營房，標(biāo)題是《關(guān)于撥給經(jīng)費(fèi)修建營房的請示》。這兩份文件選用的文種是否正確，我們同樣用《條例》加以辨析。

大部分“函”和“請示”一樣，具有向?qū)Ψ教岢稣埱蟮奶攸c(diǎn)，都要收文單位作出答復(fù)，都希望對方滿足自己的需求（答復(fù)函除外），二者基本上屬于請求性文種，正因?yàn)樗鼈兙哂姓埱笮赃@一共同的特點(diǎn)，所以，在實(shí)際行文中，有的機(jī)關(guān)將“請示”與“函”相混淆，本來應(yīng)當(dāng)用“函”，卻用了“請示”。有的機(jī)關(guān)工作人員認(rèn)為既然是有求于人，就要客氣一點(diǎn)，用“請示”更顯尊重對方，而用“函”就覺得與對方平起平坐，有“不敬”的嫌疑，這是對“函”的錯誤認(rèn)識。請示和函既有聯(lián)系，又有其自身存在的空間和領(lǐng)域，主要從以下三個方面予以把握：

1.二者行文雙方的隸屬關(guān)系不同

請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、解決事項(xiàng)時(shí)使用的公文文種。它是下級機(jī)關(guān)向相隸屬的上級機(jī)關(guān)行文，行文雙方必須有隸屬關(guān)系。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等時(shí)使用的公文文種。使用“函”的雙方?jīng)]有隸屬關(guān)系。發(fā)文時(shí)是用“請示”還是用“函”，選擇的最根本區(qū)別是行文雙方有無隸屬關(guān)系。

前文的兩個事例，事例一：市公安局與市財(cái)政局之間是無隸屬的平級關(guān)系，選擇“請示”行文是錯誤的，應(yīng)該用“函”行文。事例二：某總隊(duì)與武警總部之間是直接的上下級關(guān)系，即有隸屬關(guān)系，選擇“請示”是準(zhǔn)確的。

2.二者的行文方向不同

軍用公文的12種文種中，按照其行文方向和作用可分為三大類：上行文、平行文、下行文。上行文是指按照隸屬關(guān)系，下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)呈送的公文，如請示、報(bào)告等；平行文是指同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間來往的公文，如函等；下行文是指上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)出的公文，如命令、決定、通報(bào)、批復(fù)等。

“請示”是上行文，只用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，而不能用作平行文和下行文，函則屬于平行文，以不相隸屬為行文條件，即使行文雙方的級別高低不同，也因?yàn)闆]有直接的隸屬關(guān)系，不存在誰向誰請示的問題，行文雙方處于平等地位。

3.二者的收文單位回復(fù)的公文文種不同

“請示”與“批復(fù)”是互相對應(yīng)的關(guān)系，“批復(fù)”這一文種是專門用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的，故“請示”的收文單位回復(fù)的公文文種必定是“批復(fù)”；而“函”的收文單位回復(fù)的公文文種仍然是“函”，此時(shí)常常在標(biāo)題的文種前加“復(fù)”字，形成“關(guān)于××××的復(fù)函”，標(biāo)識更為明確。

軍用公文的每一文種都有其本身的使用時(shí)機(jī)和運(yùn)用范圍。在實(shí)際的機(jī)關(guān)工作中，機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)以《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》為依據(jù)，對其加以準(zhǔn)確運(yùn)用。