現代移動辦公環境中的信息管理文具設計探析

現代辦公地點不僅僅拘泥于室內或固定的場所，移動辦公環境中信息管理工作所使用的文具往往來自傳統的桌面文具，沒有更好的考慮與復雜的辦公環境、不同行業從業者的辦公情景以及新興辦公設備之間的關系。本文通過研究移動辦公環境中信息管理工作的特點，以快遞員為例探討信息管理文具設計的新思路。

社會的發展、科技的進步，使得現代辦公的地點不僅僅拘泥于室內或固定的場所，相當一部分行業中從業人員的辦公地點、辦公場所是不固定的，移動辦公應運而生。

移動辦公環境中信息管理工作所使用的文具往往來自傳統的桌面文具，沒有更好的考慮與復雜的辦公環境、不同行業從業者的辦公情景以及新興辦公設備（產品）之間的關系。這些缺乏系統和整體思考的文具，不像在固定場所使用時那么系統高效，為用戶帶來了許多困擾。

移動辦公環境中的信息管理文具

移動辦公環境與傳統辦公環境的最大區別就是沒有一個有效的辦公載體。在傳統辦公環境里我們以桌子、櫥柜等辦公家具為載體，可以將信息以及承載信息的產品進行有效的處理和歸納，可以說所有的辦公活動都是圍繞辦公桌展開。而在移動辦公環境中的工作同樣是圍繞對信息的收集、加工和輸入、輸出展開的。所以移動辦公中的信息管理文具則可以成為整個辦公過程的中心和載體。

1.不同行業中的信息管理文具

不同行業對不同從業人員的作業要求不同，所涉及的信息管理工作也大不相同，相對應的信息管理文具也會不同。但是所有的工作都離不開圍繞信息管理進行的收集、傳輸、處理、儲存等工作。無論是信息的傳遞分類還是加工存儲，都需要多種文具產品與辦公設備相配合，然而所有行業中的信息管理文具中都包含一種文具作為“信息的載體”。這個載體在不同的行業有不同的表現形式。如：醫生、護士使用的病歷本，快遞派送員的文件夾，會計師的票據夾、公文包，倉庫管理員的板夾等。

住院病歷（case history）是醫護人員對患者疾病的發生、發展、轉歸，進行檢查、診斷、治療等醫療活動過程的記錄。病歷夾則是在醫護人員移動辦公系統中信息的載體。關于病人病情、病史、體格狀況以及醫護人員對病人的診斷、醫囑、治療、護理等相關信息的輸入輸出、加工處理、記錄存儲全部以病歷夾為載體。

倉庫管理員（storekeeper）是物流過程中，做好物資設備的進出庫驗收發放，明確庫存狀態，及時供應，高效率周轉的重要崗位。庫官員在辦公過程中接觸的單據、物資設備的明細表等重要信息，都需要各種文件夾、檔案袋等文具產品，作為整個移動辦公系統中信息管理的載體。

快遞派送員是最常見的移動辦公人員，他們的主要工作可以包括：接單收件、通知取件和郵件派送等，在這些活動中都需要完成運單信息獲取、運單信息確認、運單信息梳理等，圍繞郵件信息的相關工作的過程中以文件夾這一信息載體作為其信息管理文具。

這些載體作為移動辦公系統中文具產品最重要的組成部分，是信息管理文具設計的關鍵和重要切入點。

2. 信息管理文具與快遞行業

需要移動辦公的行業與業務類別眾多，我們不能一一列舉。下面是對最常見的快遞行業的信息管理文具載體的詳細分析。快遞員在移動辦公系統中圍繞信息的收集、傳輸、加工處理和儲存工作不是一個簡單的單向活動，它們往往周而復始的穿插融合于整個辦公過程。

以貨物派送業務為例：首先派送員需要接受總部的配送任務，取得訂單信息和貨物進行比對然后處理訂單上的信息，并將處理結果通過電話或短信傳遞給客戶；然后是到達指定地點確認相關信息完成派送，對訂單處理結果進行存根；最后是將處理結果和存根信息反饋給總部完成工作。在這個過程中需要不斷的查找信息、確認簽字而這些活動往往是在戶外環境中，經常由于找不到合適的文件梳理工具產生誤操作；苦于尋找承載物簽字而耽誤時間；惡劣自然環境下無法對文件進行妥善保管造成無法挽回的損失。尤其是當貨物、移動終端、各類手持工具加上一大堆全無頭緒的紙質文檔周而復始的出現在面前需要處理的時候，我們的快遞員往往會疲于應對忙中出錯。

由此可見為快遞員設計的文件夾應有更符合其行業特點的功能、良好的系統性思考以及戶外環境適應能力。

現代移動辦公系統中的信息管理文具設計淺析

通過以上分析我們提出了快遞員使用的文件夾的相關設計要點。

1.功能性

優良的移動辦公文具應當考慮行業特點具備良好的功能性。有可以區分處理過的和將要處理的訂單信息的隔斷，將紙質信息或訂單進行有效的梳理，方便查找和展開后續工作；還要有一定的強度可以為書寫動作提供簡單的支撐；同時應該考慮攜帶和使用的方便易手持、易收納。

2.系統性

快遞員工作繁忙，事務雜亂在對其使用的文件夾進行設計的時候尤其要注意該產品與整個辦公過程中其他產品的配合問題。如：文件夾應有簽字筆的擱置和掛靠位置；在處理信息時能夠方便的將移動設備和文件夾組裝成一個有機整體；文件夾作為整個辦公活動的中心應該與其他工具以及產品形成良好的配合。

3.環境可適性

此類產品往往是在環境因素復雜多變的戶外使用。因此在材料選擇上應該有良好的耐熱耐寒性能并且輕便牢固。設計時既要考慮寒冬酷暑的季節變化，又要考慮防風防雨等等天氣變化因素。

結語

通過相關研究發現移動辦公環境中信息管理工作所使用的文具應綜合考慮用戶、環境等相關事宜，從“人——事——物”的視角出發進行設計。希望本文能給各個行業移動辦公中的相關文具設計帶來新的思路，讓移動辦公更加便捷、高效。

（作者單位：浙江理工大學）