基于企業物資采購內部控制問題的思考與探討

摘要：控制物資采購成本對一個企業的經營業績至關重要，物資采購成本下降體現了企業現金流出的減少以及利潤的增加。本文就此首先分析了物資采購存在的主要問題及其原因，然后深入分析研究了物資采購內部控制的各主要環節。本文在此提出了自己的一些觀點和看法，可供同行參考借鑒。

關鍵詞：物資采購； 內部控制； 企業管理；

前言

加強物資采購業務中的內部控制，真正做到規范采購行為，規避采購風險，降低成本，提升資金使用率，提高企業盈利能力和市場競爭力。為了規范采購管理，由相對獨立的內部審計部門根據企業年度計劃或企業領導要求，定期或不定期地對企業采購管理的內部控制情況進行全過程、全方位的監督審計。

一、物資采購存在的主要問題分析

作為企業經營管理的重要組成部分，物資采購一向是嚴格控制的業務，并已經形成了一套有效的操作程序。物資采購處于企業生產上游地位，制約著企業的其他經濟活動。會計電算化中有一句格言：“如果錄入計算機的是垃圾，那么計算機輸出的也是垃圾。”同樣，如果進入生產環節時就是次品，不可能期望企業生產出合格的產品。因此，降低采購成本、提高采購質量是企業采購管理的基本原則。當前采購管理主要在以下幾個環節存在著問題：

1、采購審批。物資采購部門的職能就是采購，采購訂單越多，越有利可圖；而且由于使用新儀器、新設備進行施工作業時，風險小、成功率高、勞動強度低，而新舊設備每月攤銷的成本相差無幾，因此，無論物資供應部門還是生產部門都樂于多進行采購活動。正確程序應為：由一般生產單位根據生產的實際需要提出申請，主管部門在認真核對的基礎上嚴格審批決定通過或駁回，通過審批的再交由采購部門辦理。但實際操作中主管部門并未對形形色色的物資消耗一一進行核對，而只是憑經驗和感覺進行控制，導致這些年來發生了大量因采購決策失誤而導致企業巨額虧損的案例。

2、采購質量。商品質量是目前消費者投訴最多的問題，而企業采購中的商品質量問題造成的損失更為巨大。企業所需物資千差萬別。為降低采購成本，企業管理層一般傾向于購買價位低的廠家的產品；而生產廠家為節約成本，在關鍵部件上以劣代優，處于購買合同技術標準要求的下限。最后結果是廠家沒有違反合同；而生產單位卻需對其所購買的質量低劣的產品不斷進行維修，既增加成本又耽誤生產。因此，相對其他環節，采購質量是較難控制的。

3、采購價格。市場經濟條件下商品隨行就市。同一種商品在不同地區、不同時段，價格高低有別，這就增加了對采購價格進行內部控制的難度。管理層難以確定采購人員是否是在保證產品質量相同的情況下，購買了相對低價的商品；即使出現從企業物資部門領購的物資比市場價高的情況，也很難認定采購部門是否有失職行為。這種管理模式使生產單位控制采購成本的努力化為烏有，是不合理的。

4、付款條件。付款程序本應該是采購過程中最容易控制的環節，因為主動權掌握在企業手中，然而實際情況并非如此。貨款回收及資金周轉困難是時下企業普遍存在的問題。由于企業采購資金流量極大，每年需占用大量貨幣資金，很容易加劇企業資金不足的矛盾，因此一般企業在簽訂合同時，都會延長付款期限，減少資金支出，使付款期限與企業財務收支預算相符。

二、物資采購的內部控制措施分析

有必要對企業的物資采購活動制定相應的、行之有效的內控制度，以避免暗箱操作、以次充好、舍賤求貴、以權謀私等各種損害企業利益的現象發生。

1、請購作業的控制。請購作業是整個采購流程的第一步，必須經過請購和審批兩個環節，這兩個環節的崗位職責必須分離。財政部《內部會計控制規范——采購與付款》（下稱《采購與付款》）規定，單位應當建立采購申請制度，依據購置物品或勞務等作業，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。一般來說，請購的基本流程是使用部門申請！部門主管審核！審批委員會審批。具體做法就是使用部門或者歸口保管部門，依據預算或生產經營的實際需要，通過書面形式（如開出請購單）提出請購，請購單是使用部門通知采購部門采購物資的一種業務憑證，經部門主管審核、審批委員會審批，并在書面申請材料（如請購單）上簽署審批意見后，再交采購部門實施采購作業。通過這一環節的控制，可防止采購過程中出現由于采購不符合企業需要，或過多采購物資，造成企業物資積壓、資金浪費的現象。

2、采購價格的控制。這是采購作業中一項最重要的控制環節。這個環節也最容易滋生腐敗和違紀違規、損害企業利益的行為，所以，必須加大價格控制的力度。一是建立相應的組織，包括價格審批委員會、價格管理部門或小組及價格責任部門三級。價格審批委員會由單位分管負責人牽頭，由采購、財會、物價等部門負責人組成，負責采購價格的審定，并授權有關部門進行價格調查、詢價、核實和考核等；價格管理部門受有關部門的授權，批準相應的采購價格；價格責任部門負責執行相應的采購價格。二是確定企業采購價格。常用的方法，由相應的部門和人員結合，使用詢價、比價、議價等幾種手段，在實際工作中可以采用招標采購的方法來確定采購價格。招標中著重對招標、投標、議標、評標等相應的環節進行控制，招標和評標要實行利益相關者的回避制度，投標要防止串通投標，并采取集體議標制度。根據底價資料、市場行情、供應商生產狀況、采購量大小、用料時間和付款期長短等因素，與供應商議定一個雙方都能接受的價格，以杜絕徇私舞弊。

3、驗收過程的控制。驗收作業是采購流程內部控制的門戶，不但控制采購作業的經營活動，也控制企業的存貨管理工作。只有對驗收作業嚴格把關，才能對整個采購流程實行有效的內部控制。《采購與付款》規定，單位應當根據規定的驗收制度和經批準的訂單合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。企業應制定嚴格的驗收標準和依據，并嚴格按規定的標準執行。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告，有關部門應查明原因及時處理。采購部門要根據驗收結果及時對于采購物資進行處理，對符合規定標準的，要及時安排入庫。如果采購物資存在質量或數量問題，屬于供應單位責任的，要及時與供應商取得聯系，分別情況對癥處理；如出現供應商所提供的物資非本單位所定購，或者供應商發運物資的品種、規格或型號不符合訂單要求，應安排退貨。加強企業物資采購過程中的內容控制，不僅是一項不需花多少成本就可以提高經濟效益的好辦法，而且通過環環相扣的內部控制，也可起到對采購人員的監督和保護作用。

三、結語

企業物資采購業務主要是指為了生產最終產品或轉售而從企業外部獲取原材料、半成品、產成品或服務的過程。對于生產企業來說，物資采購是生產的準備階段，為了生產適銷對路的盈利產品，必須采購生產適用、價格公道、質量合格的原材料、半成品或產成品。對于流通企業來說，要使企業獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路的商品。因此，要保證企業獲得良好的經濟效益，必須加強物資采購業務的內部控制制度。

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