試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案管理工作新途徑

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理的新特點

（一）高校檔案載體日趨多樣，加速管理的系統(tǒng)化

網(wǎng)絡(luò)促使檔案信息存儲載體、傳遞方式迅速地發(fā)展和更新，高校的檔案不僅僅是原來的印刷型檔案，還有如光盤、音像資料等等高新技術(shù)載體。信息利用的高速傳輸與精準性成為信息服務(wù)的重要標準，也成為衡量檔案工作的重要指標。辦公的自動化，紙質(zhì)文件的數(shù)字化，文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化加速了檔案管理工作的系統(tǒng)化。

（二）高校檔案管理方法更加先進，注重服務(wù)對象的人本需求

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理工作突破了以前的人工檢索的限制，開始了全新的超文本、超媒體閱讀和自動化檢索方式。用戶不再受時空的限制，隨時可以進入網(wǎng)站更方便、更為快捷地得到所需要的檔案信息，最大限度地提高了檔案文件的利用率。信息的快速增長，在豐富檔案館藏量、滿足師生需要的同時，也提高了對信息鑒定的要求，以及信息篩選的難度，對教師、學(xué)生的不同需求有選擇性的收集，突出重點，有所側(cè)重。

（三）高校檔案信息時效性極大提高，服務(wù)意識不斷加強

網(wǎng)絡(luò)化的管理，實現(xiàn)了檔案資料的一體化管理。檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)上生動、形象地示范檔案管理的規(guī)范和要求，普及檔案知識。還可以通過網(wǎng)絡(luò)交流檔案管理方面的知識和經(jīng)驗，及時地改進工作方法，提高高校檔案管理水平。高校檔案館在服務(wù)學(xué)校、輔助教師、方便學(xué)生的過程中，充分挖掘檔案信息資源，主動、適時的提供利用。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理應(yīng)注意的問題

（一）檔案信息的保密性

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保密工作是檔案工作者必須面對的重要問題，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)檔案資源的利用、共享必須符合國家有關(guān)保密規(guī)定，不是任何檔案信息都可以放在網(wǎng)絡(luò)上，如果是涉密信息就杜絕輸入聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。在實際的工作中可以根據(jù)國家保密法律、法規(guī)的規(guī)定，對檔案文件的上網(wǎng)范圍、使用權(quán)限做出規(guī)定，對現(xiàn)有的檔案按照保密期限進行登記分類。堅決做到應(yīng)保密的絕不泄密，應(yīng)開放的絕不保密。

（二）檔案管理類軟件的適用性

高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境離不開優(yōu)秀的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)軟件，這類軟件的適用性非常重要，而且要絕有非常廣闊的擴展空間和不同密級檔案之間交流使用的強大功能。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)軟件用戶的多變性和不確定性要求軟件在設(shè)計階段就要考慮到使用人的多樣性，允許使用者按照自己的需要進行必要的改進，增強軟件的維護性和可靠性。

（三）檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行的安全性

高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)運行的安全性是來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障，所以說技術(shù)上的安全是十分必要的，并且要完善制度規(guī)定體系，用制度管人、管事，規(guī)范各項操作流程。尤其是要加大對涉及網(wǎng)絡(luò)安全的的違反犯罪行為的打擊力度，加強相關(guān)立法，讓那些黑客不敢妄為。還應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)信息安全的前期控制，加強技術(shù)保障措施，注意做好檔案信息的備份工作。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作的新途徑

（一）加強制度化建設(shè)

隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》的實施，為新時期新階段高校檔案館工作的發(fā)展提供了制度上的規(guī)范。該辦法規(guī)定了高校檔案工作校長領(lǐng)導(dǎo)制，強化了高校檔案工作的條件保障，并對高校檔案館工作人員提出具備科學(xué)文化知識及現(xiàn)代化管理技能的要求。國家對高校檔案管理辦法進行了修訂，為新時期高校檔案管理工作的發(fā)展提供了保障，高校要以此為契機 ，立足本校的自身特點，對以前的管理制度進行必要的修訂，積極采取措施提升自身的發(fā)展空間。

（二）理順各方關(guān)系，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢

建立高校檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機制，制定一系列有約束力的規(guī)章制度，建立一個規(guī)范、統(tǒng)一的全國高校檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源共享的局面。要注意加強標準化建設(shè)，如數(shù)據(jù)庫標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉藴省⒅浺?guī)則的標準等等，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員隊伍層次，引進高技術(shù)人才

檔案工作人員是具體檔案行為的實施者，也是檔案工作開展情況的重要決定因素，高校檔案館人員隊伍建設(shè)具有特別的優(yōu)勢。實踐經(jīng)驗與理論知識的結(jié)合也是為創(chuàng)新的最好基礎(chǔ)。高校得天獨厚的人才優(yōu)勢，是檔案館引進高素質(zhì)人才的重要基地。專業(yè)的技術(shù)，學(xué)習(xí)的能力，將為高校檔案館的發(fā)展增添活力。此外，還要重視引進相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀高技術(shù)人才進館，以促進知識的融合與交流。

（四）夯實基礎(chǔ)，突出“利用”功能

信息社會加速了信息的流通，為用戶提供了便利，也為檔案館的發(fā)展提供了契機。檔案工作需加大“兩個對象”的關(guān)注，一個是工作對象——檔案信息，另一個是服務(wù)對象——用戶。高校檔案館應(yīng)準確把握社會大局，在考慮用戶的潛在需求的前提下，及時迅速的進行信息收集。同時，結(jié)合檔案的特點與信息的屬性，完整安全的貯存信息，系統(tǒng)有序的管理信息，以便在用戶產(chǎn)生利用需求時，提供準確快速的信息服務(wù)。

（五）外引內(nèi)聯(lián)，多方合作

合作與交流成為信息生產(chǎn)與傳播的重要途徑，也成為各項活動不可或缺的重要環(huán)節(jié)。高校檔案館的合作交流應(yīng)表現(xiàn)在：在校內(nèi)的交流：各院系之間交流，及時更新管理理念與方法，捕獲最新的信息；與師生交流，提高檔案信息的認知度；與校內(nèi)圖書館合作，進行資源整合。國內(nèi)外的優(yōu)秀高校之間進行交流，取長補短，增進友誼，共同進步。社會組織進行進行交流，把握社會發(fā)展動態(tài)不斷完善與優(yōu)化自我，為學(xué)校建設(shè)、教師科研、學(xué)生就業(yè)提供信息服務(wù)。

參考文獻：

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[2]高校檔案的信息化建設(shè)與服務(wù)管理功能的關(guān)系初探[J].青海師范大學(xué)學(xué)報，2010（09）.

[3]高校檔案信息化建設(shè)研究[J].甘肅科技，2009（04）.

（作者簡介：劉 娟，檔案館員，開封大學(xué)科研處。）