淺析檔案異地備份的問題及對策

摘要：檔案的異地備份問題是檔案界的一個重點問題，尤其是自2008年汶川地震以來，檔案的異地備份重要性更加突出的顯現出來。在此背景下提出了關于檔案異地備份問題的思考，通過分析檔案異地備份的重要性及其存在的主要問題，有針對性的提出解決對策，以推動檔案異地備份的發展。

關鍵詞：檔案；異地備份；問題；對策

由于檔案本身不具有可再生性等特點，因此如何保證檔案在任何突發狀況下都處于一種安全的狀態，對于檔案及相關事件的發展均具有重要的作用。檔案異地備份是檔案部門有效應對多種突發事件的重要途徑，也是時代發展對檔案工作部門提出的新要求。

一、檔案異地備份的重要性

隨著社會的發展與進步，尤其是以計算機為載體的信息化時代的出現，檔案部門接收的電子檔案文件、紙質檔案文件及音像檔案文件的數量逐漸增加，這些檔案資源是檔案部門工作及整個社會發展的重要資源，而檔案資源的安全管理，尤其是電子檔案數據的管理已經成為檔案館必須要解決的重要問題，很多人為因素、自然因素等都有可能對這些檔案資源與數據造成損壞，導致數據的有效憑證力的削弱或者消失[1]。因此為了避免多種檔案數據的損毀，保證檔案信息的完整性，應積極開展檔案異地備份，以應對社會發展及信息化時代對檔案管理發展提出的新挑戰。

二、檔案異地備份的問題

隨著2008年汶川地震后檔案問題的出現以及后期國家檔案局關于如何做好檔案異地備份工作的安排部署，檔案異地備份工作已經獲得了有效的發展，取得了很大的成績，但還存在一些顯著的問題，主要表現如下：

第一，對檔案異地備份的重要性認識不足。由于檔案的異地備份需要對檔案進行同質的復制方針或者異質數字化的掃描或微縮，因此涉及到檔案管理過程中的多個環節，且需要投入的人力、物力、財力均比較大，加之區域突發事件的發生頻率并不高，因此很多部門認為檔案的異地備份并不重要，因此不愿意花費大量的成本用于檔案的異地備份。另外，由于檔案的異地備份在很大程度上會造成檔案館自身館藏特色的消失，因此很多檔案館并不樂意進行檔案的異地備份，存在很大的僥幸心理，無法有效推動檔案異地備份工作的開展。

第二，缺乏檔案異地備份的規范與機制。現階段，中國還沒有統一的檔案劃分標準，也沒有對檔案的異地備份提出統一的規范化標準，各個地區均按照自身的認識狀況進行自愿自由的檔案管理，互相為對方建立檔案備份庫，缺乏必要的規范性與統一的標準。另外由于檔案部門本身的經費有限，難以抽出一定的資金用于檔案的異地備份，同時也缺乏必要的工作機制安排，比如資金如何保證，不同檔案館之間如何協調、如何投入人力、物力與財力等，因此很難促進檔案異地備份工作的深入開展。

第三，檔案異地備份工作缺乏統一的具體要求。首先國家關于檔案異地備份的劃分要求不明確，什么樣的檔案需要異地備份，什么樣的檔案不需要異地備份，是否需要同質異地備份，異地備份需要哪些基礎設施與條件，需要符合哪些標準，由誰來負責管理檔案的異地備份以及檔案異地備份后期的管理問題等。另外關于檔案異地備份所涉及到的基本技術、設備要求規定不明確，存在很大的安全隱患，比如電子檔案異地備份所需要的軟硬件設備、檔案數據存儲及運輸困難等問題。

三、如何推動檔案異地備份的實現與發展

第一，積極開展檔案異地備份工作涉及，重視檔案的安全性。檔案異地備份需要進行統一規劃，要求有關部門作出相關政策規定，并建立起全國統一的檔案備份總體框架，構建長效實施方案與實施步驟，果斷的處理好檔案異地備份與電子商務之間的聯系，強調檔案異地備份的安全屬性。同時還需要聯合有關部門研究制定檔案異地備份的基本規章制度，以推動館際之間的合作，使檔案異地備份工作能夠有條不紊的展開。

第二，關注檔案異地備份的載體選擇與基地選擇。現階段，檔案備份的基本載體包括磁盤、光盤、縮微膠片等，但光盤等市場相對復雜，質量難以保證，因此需要嚴格市場管理，采用復合國家相關標準的光盤[2]。但同時也需要考慮到光盤的存儲量，因此必要時需要選擇磁盤等載體，以推動檔案異地備份的充分發展。另外縮微膠片的安全性相對較好，也能很好的滿足檔案長久保存的需求，但其成本相對較高，因此在檔案異地備份載體的選擇過程中，需要綜合考慮不同載體的優缺點，根據檔案基本信息選擇合適的載體。關于檔案異地備份基地的選擇，需要充分考慮多種突發事件的發生概率，比如地震、火災等自然災害以及其他人為災害，都會在很大程度上影響到檔案的保存，因此需要加強對突發災害的監控與預防，關注檔案異地備份庫房的位置選擇，最好選擇在安全的區域，同時還需要注意防盜、恒溫等。

除此之外，還需要加強關于檔案備份技術的案發，重視檔案備份的內容，建立多種長效機制，保證檔案異地備份的安全。

綜上所述，檔案作為國家社會發展及人類基本活動的重要記錄， 一個國家的重要歷史與文化記載，也是一個民族的重要財務，因此應該從保護與傳承歷史文化的角度，本著對國家、對社會、對歷史、對人民負責的態度，推動檔案異地備份工作的發展，切實保護檔案安全。在檔案異地備份過程中，要聯合多部門制定統一的長效機制，選擇合適的檔案異地備份載體與場所，強調多種先進技術的應用與檔案基本內容的保密，以推動檔案異地北宮工作的深入、安全、持續發展。

參考文獻：

[1] 丁庭，張錦云.對我國檔案異地備份保護的對策分析[J].云南檔案，2012，（11）：54-56.

[2] 趙亞婷.我國檔案異地備份保存探討[J].檔案管理，2010，（2）：37-39.

（作者單位：西北民族大學）