高校人事檔案管理現狀與對策研究

【摘 要】針對高校人事檔案管理現狀，提出高校人事檔案管理應采取以下對策：解放思想，提高認識，主動服務；豐富檔案內容，開發特色信息；提高素質，科學管理；半封閉式管理，激活檔案信息；實現管理服務現代化，提高檔案利用率。

【關鍵詞】高校人事檔案 管理現狀

對策

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）05C-

0109-02

一、高校人事檔案管理現狀

（一）對人事檔案管理重視不夠、認識不足。高校對人事檔案管理重視不夠，主要原因是認為人事檔案管理是一項輔助性工作，不是學校的中心、重心工作，與教學、科研沒有直接的聯系，不能為學校創造直接經濟效益，因此在思想上不夠重視。另外，因為檔案管理意識淡薄，對人事檔案管理認識不足，認為人事檔案管理只要能應付干部外調或提拔時的調檔和查檔工作就行，所以，有些高校的領導往往容易忽視人事檔案管理工作。如，配備的人事檔案管理人員綜合素質不高、辦公設備配置低且不齊全、管理制度不完善等，淡化了人事檔案管理的地位和作用，“人力、財力、物力”的配備相對薄弱，出現了“說起來重要、做起來次要、忙起來不要、用起來需要”的狀況，導致人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）人事檔案內容不完整。人事檔案是個人參與社會各方面活動的記載和個人自然情況的真實反映，是組織人事部門選拔使用人才的重要依據。過去，高校人事檔案工作重組織輕個人，側重為組織、為政治歷史服務，忽略了為個人、為個體發展服務。人事檔案過于強調固定模式，千人一面、千篇一律，每個干部的十類檔案材料中，側重記載和反映個人的社會經歷、政治面貌和思想表現等方面的內容，而體現檔案主體對象的個性特色材料則十分缺乏。如，教師在學術上獲得的成就、成果獎，發明創造、專利技術、論文專著、進修學習等方面的材料。隨著改革的深入，以人為本理念的提出，要求我們解放思想，開拓創新，與時俱進，凸顯人事檔案的個性，深化檔案主體特質，彰顯檔案內容活力，從而提高人事檔案的質量和價值，為組織發現人才、使用人才、發揮人才提供更優質的服務。

（三）缺少高素質的專職檔案管理人員。由于部分高校領導重視不夠、認識不足，把人事檔案管理這個重要崗位作為安置崗，或配備身兼數職的兼職人員，或缺少對專職檔案人員的培訓提高。作為安置崗的檔案管理人員責任心不夠、素質不高，而兼職人員精力有限、無暇顧及，專職人員缺少培訓、現代管理水平低，導致了檔案質量不高、管理落后的局面，影響了檔案的利用，制約了檔案的發展。

（四）傳統的封閉式管理模式面臨嚴峻挑戰。長期以來，高校人事檔案在管理過程中，奉行高度保密的政策，實行全封閉式管理模式，人事檔案不對本人開放。《干部人事檔案工作條例》（以下稱《條例》）第三十一條規定：“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”因此，普通職工難以接觸到自己的檔案，甚至人事檔案管理人員自身的檔案也要另行保存，不能與本人接觸。這些嚴格的規定使人事檔案蒙上了神秘乃至異己的“面紗”，充滿“官僚”的色彩，缺乏應有的公開透明度，給一些別有用心的人利用，出現檔案丟失、失真、篡改、編造假材料等情況，甚至為了個人小利益鋌而走險、違法亂紀，使有關人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟屢見不鮮，致使人事檔案管理面臨嚴峻的挑戰和考驗。

（五）管理手段落后、利用率低。當前，人事檔案管理遵循的是《條例》、《干部檔案整理工作細則》等規章制度，以紙質為主，立足手工操作，沒有把網絡信息化納入視野，只注重檔案的收集、整理、保管工作，忽視了檔案的服務、利用和開發功能。但這些制度都形成于20世紀90年代，是根據當時的情況制定的，已經不適應當前科學、高效管理的實際需求。由于限于手工操作和紙質材料，人事檔案的利用方式也只能手工檢索和紙質查詢，致使檢索效率和利用率低下。利用者往往要不辭辛勞到檔案室查閱，且來回翻閱反復拆裝，對檔案材料的原貌造成不同程度的破壞，也有損于檔案的完整和安全。

二、對策分析

（一）解放思想，提高認識，主動服務。隨著高校人事制度改革的深入，解放思想、科學發展思潮的沖擊，各種新問題、新情況的出現，高校領導和廣大教職工對改革創新渴望的日益迫切，對人事檔案管理工作的重要性應當有了新的、全面的認識和提高，更能了解到人事檔案管理工作對高校的發展及教職工切身利益的密切關系。在“人才強校”的今天，人才的發現、人才優勢的發揮、人才潛能的挖掘，使人盡其才，物盡其用，這不僅是對人才的尊重，也是大自然的發展規律。高校領導要真正把人事檔案管理工作納入重要議事日程，擺上重要位置，配備綜合素養高、科學管理能力強的專職人員，變被動工作為主動服務，轉變檔案工作從側重管理為服務至上的理念，轉變過去側重為政治服務為現在側重為教學科研和教育事業發展服務的觀念，由管理者變為服務者，主動收集有特質、有個性、有價值的檔案材料，為學校選拔、使用人才提供最真實、最可靠、最有力的憑據。

（二）豐富檔案內容，開發特色信息

高校人事檔案管理工作是高校人事組織工作的重要組成部分，是學校教育教學管理工作不可缺少的一部分，在改革創新的新形勢下，干部檔案原有的十類內容已經不能滿足全面地、準確地反映教職工真實面貌的需要，人事檔案工作要多角度、多層面地反映教職工的全面素質：德、能、勤、績、廉全方位情況，挖掘體現個人的技術專長、教研成果、業績評定、專業培訓等特殊品質、潛在能力的材料內容，使人事檔案更有血有肉，有亮點、有個性、有活力，從而豐富充實特色信息，達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的，凸顯人事檔案鮮活的生命力。

（三）提高素質，科學管理。高校人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性極強的工作，既涉及國家、組織又涉及個人的切身利益，這就要求檔案管理人員必須具備忠誠于黨、思想正派、秉公辦事等優良的職業道德，同時還需具備一定的政治理論素養、人事管理和檔案專業知識，懂得計算機基本理論和操作技能等。培養具有“創新型、復合型”一專多能的高素質檔案管理人員，使人事檔案管理工作更科學、更實用、更高效，同時也更好地保護了人事檔案原始材料的安全性和真實性，推動人事檔案管理科學化和現代化，為學校人才的選拔、使用提供更優質的服務。

（四）半封閉式管理，激活檔案信息。由于歷史原因，人事檔案一直實行全封閉式管理，這種封閉是一種不科學的管理，但開放也是不現實的。我們可以變全封閉式管理為半封閉式的管理模式，適度公開人事檔案信息。如，三齡一歷、年度考核等個人填寫部分、組織填寫經本人認可部分、組織根據本人真實情況填寫部分，根本沒有對本人保密的必要，允許檔案當事人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，實行有條件的部分公開，使檔案信息流動起來，變“死檔案”為“活信息”，激活人事檔案，順應科學發展、以人為本和建設民生檔案的理念，推動人事制度跨越式發展。

（五）實現管理服務現代化，提高檔案利用率。隨著現代化管理技術的快速發展，人才需求量、流動量的日益加大，使得人事檔案的數量、信息量和種類也隨之增多起來，單一、重復、枯燥的傳統手工操作，效率低、工作量大、費時費力，已經不能適應現代檔案管理工作的需要。加強高校人事檔案現代化、信息化建設和管理，成為高校人事檔案管理的有效途徑和發展趨勢。一方面可以將檔案管理人員從繁雜瑣碎的手工操作中解放出來，有更多時間來學習和提高專業技能和科學的管理水平，另一方面現代化管理的計算機檢索、統計等功能，為人事檔案的利用提供了方便高效的服務，從而提高了檔案的利用率和社會價值。

總之，高校人事檔案管理工作應當順應時代發展的要求，從“解放思想、與時俱進”的視角，轉變傳統的思想觀念和管理模式，以“以人為本、科學管理、服務民生”的理念，創新探索高校人事檔案事業的未來，在保持原有的人事檔案原則基礎上，遵循時代的發展規律，抓住機遇，迎接挑戰，全力推進高校人事檔案管理新跨越。

【參考文獻】

[1]陳懋曄.市場經濟條件下對高校檔案質量問題的思考[J].蘭臺世界，2012（10）

[2]陳桂英.人事檔案管理工作中的問題和對策[J].商品與質量，2012（11）

【作者簡介】滕月鵬（1976- ），女，廣西工業職業技術學院館員，研究方向：檔案管理。

（責編 何田田）