談談信息化條件下電子檔案的有效管理

摘 要：本文從電子檔案的概念及特點出發，羅列了電子檔案管理面臨的種種挑戰，并有針對性地提出了一系列科學有效的管理措施，以供廣大檔案管理人員在日常工作中參考、借鑒。

關鍵詞：電子檔案；管理；信息化

所謂電子檔案，即利用計算機技術形成的、以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，是由電子文件歸檔后形成的。電子文件主要有電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。電子檔案是計算機技術在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案管理現代化的顯著標志。電子檔案的特征主要有：

1.檔案信息存儲的豐富性；

2.檔案信息的生動形象性；

3.信息存儲與利用的迅速準確性；

4.信息資源的共享性。

隨著電子計算機的普及和信息技術的飛速發展，在傳統的辦公過程中產生的紙質文件已逐步被電子文件所取代，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。然而，在實際工作中，電子檔案的管理卻面臨著耐久性不足、環境條件要求高、技術壽命較短、信息保護難度大等諸多挑戰，因此，如何科學有效地管理好電子檔案，促進檔案管理工作科學發展，成為擺在廣大檔案管理人員面前的一項重要課題。

我們認為，信息化條件下電子檔案的有效管理，只有人員素質和基礎設施一起上，軟件硬件建設一起抓，方能取得事半功倍的效果，主要應從以下幾個方面著手。

一、從源頭抓起整理好電子檔案

電子檔案整理是指依照一定的方法和原則，對零散的和需進一步條理化的電子檔案進行分類、組合、排列、編目，包括兩個層次：首先，對電子檔案進行分類和排序，即將電子檔案磁性載體上零散而雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使其存儲格式處于一種有序狀態。其次，組織建立數據庫。在進行分類和編號的基礎上，對電子文件進行科學地登記整理，使其處于有序的虛擬狀態，通過檢索，可以提取并在電腦屏幕上顯現出來。

二、加強硬件設施建設保管好電子檔案載體

電子檔案的保護應將重點放在基礎設施和基本保管條件的改善上。只有具備相應的保管條件和設施才能維護電子檔案的完整性與安全性。磁盤、磁帶和光盤是電子檔案所采用的主要存儲介質，目前尤以光盤為主。防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜、防火是這些存儲介質防護的共性。在存放電子檔案載體的庫房內應配備強制通風設備與空調設備，使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中。此外，還應配備專門的存貯柜架。例如，使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架來存放錄音和錄像材料等。應定期對各類載體的電子檔案進行檢查，根據需要進行修復或其他保護性處理。要采取嚴密的防灰塵措施，防止灰塵對電子檔案載體的危害。要遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內，防止外磁場的影響，并避免強烈的機械震動。

三、增強管理人員素質維護好電子文件信息

由于電子文件的共享性，其信息與載體的可分離性，加之無孔不入的電腦病毒和網絡黑客，極大地增加了電子文件信息的保護難度。對此，應從兩方面著手解決問題。一方面，要加強人員培訓，增強管理人員素質。所在單位要定期組織檔案管理人員學習，采取積極的措施抓好知識更新、引進、消化，增強管理人員素質，以適應信息技術發展的需要。此外，所在單位一定還要高度重視本單位檔案管理人員的選拔，真正把那些思想素質高、業務能力強、工作負責任的同志安排在檔案管理崗位上。另一方面，要有針對性地從技術角度對電子文件加以維護，確保信息安全。針對技術過時這一問題，業界提出了三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。目前，防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等，是電子文件信息防修改、防盜竊、防刪除的主要技術途徑。這些技術方法保證了電子文件信息的唯一性、真實性和原始性。

四、健全規章制度管理好電子檔案

根據電子檔案儲存載體的特點，主要應從三方面著手，健全規章制度，管理好電子檔案：

（1）建立一套科學合理的保護、借閱和更新制度由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，對電子檔案的保護應貫穿于電子文件的整個生命周期。為確保電子檔案的原始性和完整性，應該為每一份電子文件建立必要的登記制度，從收集開始就對其管理和借閱利用情況進行記錄，并嚴格執行，防止發生信息丟失。同時，應定期對電子檔案儲存載體進行檢查，以確保其在自然壽命內不被損壞，還要核查儲存時間和更新時間，對到達儲存壽命的電子檔案及時進行更新。

（2）實行部門專人集中管理電子檔案由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護的整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還有利于建立歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用。電子檔案實行專人管理，有利于明晰責任，強化管理人員的責任意識，提升電子檔案本身的安全性、可靠性和借閱利用率，提高電子檔案管理工作的水平。

（3）實行“雙套制”管理模式檔案管理“雙套”制是指將電子檔案和紙質檔案同時提交檔案管理部門存檔。對于由紙質原件生成的電子文件，對應的紙質原件一定要保存好。對于沒有紙質原件的電子文件，應用計算機輸出一套紙質件保存。其他磁性載體文件和錄像片都應一式兩份歸檔，一份提供作正常借閱之用，另一份作為保存件封存，不得外借。繼續用傳統的紙質文件形式來保持檔案的原始性、證據性和權益性，是檔案工作中采用“雙套制”管理模式的宗旨所在。

最大限度地延長電子檔案“原始記錄”的壽命是電子檔案管理工作者的神圣職責。我們既要從源頭抓起整理好電子檔案，也要加強硬件設施建設保管好電子檔案；既要健全規章制度保護好電子檔案，更要增強管理人員素質維護好電子文件信息。只有這樣，才能使電子檔案的參考、憑證價值得以實現，才能使電子檔案的保護利用工作更好地開展，才能使電子檔案工作更好地服務于其他工作。

參考文獻：

[1]付春紅張鳳翯.從保護技術的角度淺談電子檔案及它與紙質檔案的差異.吉林華橋外國語學院學報，2006，4.

[2]馮華.信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考.科技創新導報，2011，9.

作者簡介：李吉軍，（1972.9-），男，重慶梁平人，研究生畢業，文學碩士，主要從事宣傳統戰、報刊編輯及檔案信息工作。