禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用

宋麗娜

【摘要】隨著世界一體化的推進(jìn)，中外經(jīng)貿(mào)往來日益密切，商業(yè)信函在商業(yè)貿(mào)易中的作用更加重要。禮貌原則是商務(wù)英語寫作中的重要原則。本文從禮貌原則出發(fā)，分析了商務(wù)英語寫作中禮貌原則的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】禮貌原則 信函寫作 商務(wù)英語

【中圖分類號】H31 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）05-0085-01

隨著世界一體化的推進(jìn)，中外經(jīng)貿(mào)往來日益密切，商業(yè)信函成為了商務(wù)溝通最重要，最便捷的手段之一。如果沒有貿(mào)易電函，大部分的國際貿(mào)易活動都不可能順利進(jìn)行。商業(yè)上的英語信函在對外貿(mào)易中的作用就是為雙方溝通交流搭起橋梁，精確具體地傳遞雙方的各種相關(guān)信息。禮貌原則在商業(yè)信函寫作中的甚至?xí)P(guān)系到貿(mào)易的成敗。因此，學(xué)會如何得體、恰當(dāng)?shù)嘏c客戶交流溝通是十分重要的。

一、Leech 的禮貌原則

Leech 把禮貌原則分為6條準(zhǔn)則：

（1）策略準(zhǔn)則（Tact Maxim， 也叫“得體準(zhǔn)則”——用于指令和承諾）：盡力減少他人付出的代價，盡量增大對他人的益處。要求越大，就越要禮貌和策略。

（2）慷慨準(zhǔn)則（Generosity Maxim， 也叫“寬宏準(zhǔn)則”——用于指令和承諾）：盡力減少對自己的益處，盡量增大對他人的益處。

（3）褒獎準(zhǔn)則（Approbation Maxim， 也叫“贊譽(yù)/贊揚(yáng)準(zhǔn)則”——用于表情和表述）：縮小對方的詆毀，擴(kuò)大對對方的贊揚(yáng)。

（4）謙遜準(zhǔn)則（Modesty Maxim， 也叫“謙虛準(zhǔn)則”——用于表情和表述）：盡力縮小對自己的贊揚(yáng)，盡力擴(kuò)大最自己的詆毀。

（5）贊同原則（Agreement Maxim， 也叫“一致準(zhǔn)則/同意準(zhǔn)則”——用于表述）：盡力縮小與對方的分歧，盡力擴(kuò)大與對方的一致。

（6）同情準(zhǔn)則（Sympathy Maxim——用于表述）：盡力縮小對對方的厭煩，盡力擴(kuò)大對對方的同情（和好感）。

我們可以看出禮貌原則指導(dǎo)下的交際應(yīng)盡量多給對方一些方便或使對方收益，在尊重對方的同時，也能獲得對方對自己的好感，進(jìn)而有助于促進(jìn)雙方商務(wù)活動的順利進(jìn)行，因此禮貌原則在商務(wù)英語信函的寫作中具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。

二、禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的具體體現(xiàn)

（一）使用禮貌詞匯

在商務(wù)信函中，經(jīng)常使用尊稱語，含蓄委婉語等。這些都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌詞匯的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極的情感，同時還可以委婉地提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對商務(wù)合作的成功起到積極的作用。商務(wù)書信或談判的語調(diào)應(yīng)是積極合作的，所以寫信時要注意禮節(jié)，不要盛氣凌人，避免出現(xiàn)命令或粗魯?shù)炔磺‘?dāng)?shù)目谖恰懶胚^程中除了使用如：please， I would appreciate it， if you would 等短語外，還需要做到以下幾點(diǎn)：語氣要真誠避免使用貶低的短語，如：impatience， your neglectful attitude 等。還要避免使用含有性別歧視的詞語，如：businessman等。

商業(yè)信件開頭的問候語也是一種禮貌的體現(xiàn)。

如知道對方姓名可標(biāo)明，這樣顯得更為親近：如：Mr. Smith， Mrs. Smith， Ms. Smith， Miss. Smith。如不知道對方姓名，對方是女士，不論婚否，如無職稱，均可用“Ms.”。

如果不知對方是男士女士，也不知道對方姓名，可以根據(jù)信的內(nèi)容選擇合適的尊稱。如：Dear Customer。

盡量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外國公司推薦一名求職者，則可以把推薦信寫給公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。

（二）使用委婉語氣

商業(yè)信函的寫作中要注意委婉語氣的使用。既要熱情友好，又要審慎仔細(xì)。因?yàn)樯虡I(yè)信函都是有目的性的，在寫信時要注意這封信要達(dá)到什么目的，對收信人會產(chǎn)生怎樣的影響。寫信的目的是歉意的，是要求性的，還是勸說性的等。這些目的都可以通過商業(yè)信函寫作中的語氣來表現(xiàn)。如：

Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.

你方抱怨我方按常規(guī)提供的墨水質(zhì)量不佳，我方對此表示遺憾。

Im sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.

我很遺憾按我方通常規(guī)格提供你方的墨水有質(zhì)量問題。

第二個句子體現(xiàn)了商務(wù)英語寫作中的禮貌原則。比較上面兩句可以發(fā)現(xiàn)用積極的方式把消極或中性的句子表達(dá)出來，積極肯定合作的語氣會使句子變得更加真誠有禮貌。

在商業(yè)信函的英語寫作中一定要避免以下語氣。

不信任的語氣：如“If what you say is true…”這類語氣的使用會讓人覺得你在懷疑別人的可信程度。

指責(zé)的語氣：如“You neglected”等，這類指責(zé)性語句會冒犯對方。

自以為是的語氣：如“You would of course rather continue to do business with us…”，這類語氣有強(qiáng)加于人的意思，結(jié)果往往適得其反。

還有簡慢的語氣是對別人的意見或做出的努力不夠重視的表現(xiàn)；諷刺的語氣，暴躁的語氣，憤怒的語氣，侮辱的語氣，居高臨下的語氣以及過分親熱的語氣都會使人反感。

三、結(jié)語

商業(yè)信函的特點(diǎn)和功能決定了在商業(yè)信函中應(yīng)用禮貌原則的重要性。所以禮貌原則是商貿(mào)英語的一個鮮明特色，對吸引客戶，開拓市場有著重要的意義。因此，在日常商務(wù)活動中我們應(yīng)該注意商務(wù)英語寫作中禮貌原則的運(yùn)用，這樣才能更好地促進(jìn)商務(wù)合作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M]. London： Longman Group Limited， 1983.

[2]吳杰. 商務(wù)英語的禮貌原則[J]. 中國科技翻譯. 2003年2月第16卷1期.

[3]姜宏麗. 禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用[J]. 商業(yè)現(xiàn)代化. 2008年2月.