電子檔案管理面臨的困境及對策探討

溫麗君　陳敏華

[摘 要]：隨著計算機越來越多的被應用到企業管理中，對于檔案的管理也逐漸發展成電子檔案管理的形式。電子檔案的管理讓資料的管理更高效與便捷，然而，實際管理工作中仍然存在若干困境需要克服與轉換。本文將探討電子檔案管理工作中存在的問題，并且有針對性的提出相應的改善對策。

[關鍵詞]：電子檔案 管理 困境 對策

一、電子檔案管理工作中存在的問題

1.信息安全問題

電子檔案的管理是借助計算機網絡的功能才能得以實現的，然而，對于互聯網的使用必然會伴隨相應的安全隱患。電子檔案是非常重要也很機密的文件，里面存有很多很有價值的信息，很多黑客正是基于對于這一點的了解，會惡意的攻擊相關企業的網絡系統來竊取信息，一旦得逞，給企業帶來的損失往往難以估量，信息安全問題是電子檔案管理工作中面臨的首要的難題與困境。

2.原始性問題

電子檔案管理中存在的另一個問題是檔案的原始性難以分辨。在傳統的檔案管理中，針對紙質的文件管理，文件的原始性可以通過紙張、字跡等非常個人的特征得以分辨及體現，然而，檔案一旦變成電子形式，這些特性就都不存在了，很多時候，電子檔案的原始性無從追溯，原始性問題也是電子檔案管理中常見的一個問題。

3.真實性問題

真實性是和原始性有共通的一個問題，紙質的傳統檔案中，通過個人筆記、甚至相關的紙張制成材料，能夠對于材料的真實性有很好的分辨，然而，電子檔案的形式讓這些明顯的帶有個人特質的特征都消失了，材料的形式、字跡全部一致，這給材料的真實性留下很大的疑問，對于真實性的辨識也變得更加困難。

4.完整性問題

檔案管理中，保留檔案的完整性是非常重要的，這對于后期查考參照會產生很直接的影響，檔案不完整會帶來很多信息的遺漏甚至信息的差錯，這正是電子檔案管理容易帶來的問題。傳統的紙質文件的檔案形式通常很容易保存一整套文件，文件的完整性能夠有保障，而檔案一旦變成電子形式后通常會出現無據可依，無法確知檔案的完整，這給檔案管理工作中帶來很多障礙。

5.安全性問題

檔案以紙質形式保存時，雖說檔案一旦累積到很大數量時會占據很大空間，并且不便于歸檔管理，但無論如何，只要這些文件在，那么就不會有檔案的遺失，檔案的安全性是有很好保障的。然而，當檔案管理一旦變為電子形式后，其安全性就容易令人擔憂。檔案可能由于計算機或存儲設備的故障而意外遺失，有些故障是無法逆轉的，一旦發生就不可能再恢復到原來的狀態，那么相應的檔案就會永久性遺失或損毀了。此外，由于檔案在不斷的整理過程中，需要操作人員定期進行管理，在操作過程中，很可能因為操作不當或操作失誤而造成檔案的變更或遺失，尤其是在操作人員不知情的情況下，這些問題沒有被及時發現，那么就會給檔案帶來永久性的損毀，檔案的安全令人堪憂。

二、建議采取的對策

1.采取切實可行的信息保護措施

電子檔案管理過程中，最大的問題就是信息安全問題，因此對于電子檔案的管理，首先要對信息安全性進行把關，可以從以下幾個方面采取有效防范。首先，企業內部檔案存儲的保密工作要做到位，企業內部的檔案管理系統應該有完善的防御措施，能夠很有效的抵抗外來病毒等的侵害。其次，企業要做好內部網絡維護工作，應當成立專門的網絡維護部門，或者聘請相應的專業人士定期對企業內部的網絡信息安全進行檢查，一方面是加強對信息安全的維護，另一方面，一旦發現問題或異常可以及時采取相關的防御措施，將外來侵害的危險系數降到最低。此外，對于電子檔案管理人員的操作技能應當進一步提升，他們是信息安排的第一道把關，提升他們的技術水平對于提升整個檔案管理的安全系數有重要作用。

2.制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

檔案管理中存在的很多問題都和不規范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。企業應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，并且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

3.提高檔案人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質和檔案管理的效率有著密切關系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因為管理人員的專業技能和職業素養不夠，因此，切實提升檔案管理人員的綜合素質是很有必要的。企業內部可以定期組織針對檔案管理人員的培訓課程，這可以幫助他們鞏固專業技能，也能端正他們的工作態度，培訓過程中管理人員還可以就工作中實際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。此外，對于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對他們的工作積極性是一種很好的激勵，能夠促進他們更盡心盡責的為企業服務，給企業的的檔案管理工作帶來提升。

結 語：隨著計算機信息技術在各行各業中應用的不斷深入，檔案管理工作已經由原始的管理途徑演變為電子檔案管理的過程。然而，在電子檔案管理中仍然面臨著許多困境，很多問題如果不能得到有效解決會給檔案的完整性、真實性及安全性留下很多隱患，檔案一旦由于管理的不善而發生遺漏或損毀，會給企業造成非常不利的影響。想要改善目前電子檔案管理中存在的問題，首先要對計算機信息安全問題做好把控，這是檔案以電子形式進行管理其安全性的最直接保障。其次，有必要制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和操作規范，這對于工作人員的行為是一種約束，能夠有效避免很多由于工作人員的操作不當而造成的問題。此外，要提升檔案管理人員的綜合素質，這樣才能讓他們更好的為企業的檔案管理服務。

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