無紙辦公仍是神話

Phyllis Korkki

在辦公室，紙和筆依然重要。盡管有網(wǎng)絡、社交媒體、掃描儀、智能手機軟件，以及Microsoft Word和PDF，可辦公室里的打印機還是忙個不停。當然，我們或許不像從前那樣把什么都落實到“紙面”上了，但對很多職場人來說，閱讀和書寫紙質文檔依然有電子文檔所無法復制的特殊功能。

“白紙黑字帶來‘咄咄逼人的感覺。”效率專家David Allen這么認為。“它們會實實在在地擺在你眼前，促使你去完成該做的事。而電腦上的文檔則很容易被其他文件或程序掩蓋，然后你就把它忘了。David Allen特別補充，他的一些客戶就因為這個重要的原因，已經(jīng)恢復了“把工作計劃寫在本子上”的習慣。

微軟公司英國劍橋研究院院長Richard H.R.Harper表示，閱讀長篇幅的文章時，紙質文檔可以幫助人們“更好地理解文章中觀點的布局”，在電腦屏幕上讀卻不行。2001年，他與Abigail J.Sellen合著出版了《無紙化辦公室的神話》。

今天的職場人通常需要像個八爪魚，以復雜的方式同時處理多個對象，創(chuàng)建新文檔時也是如此。Harper先生表示，在面前擺上兩個甚至更多的電腦屏幕，會幫你盡可能做到“兼顧”，但如果你需要在一篇長長的文檔中前前后后尋找所需的信息點時，那還不如在紙質文檔上找更有效率。

Steve Leveen——Levenger公司的聯(lián)合創(chuàng)始人及CEO，堅持認為數(shù)字科技更有利于社交和分享，而紙張最適合讓人安靜地沉思。Steve Leveen的公司從“美學體驗”的角度去推銷他們的產(chǎn)品，包括高檔筆記本、日記本、鋼筆等。

“紙，可以是一種感性且美麗的東西——就像我們品嘗美食和美酒那樣，”Leveen先生表示，“我們也可以用同樣的方式去‘品味紙張和墨水，它們值得我們如此?！卑准埡谧謺屓烁惺艿健叭祟愂钦鎸嵉拇嬖?，雖然，我們都不得不和一個擴展中的數(shù)字世界打交道?！痹贚eveen先生看來，人們所抱怨的手寫太慢，恰恰證明了紙筆適合思索及創(chuàng)作?！八沟梦覀兟聛?，去深思熟慮、推敲斟酌，并修訂調整?！?/p>

電腦手寫筆也能“促使你更認真地考慮你所寫下的文字以及如何謀篇”， Harper先生說。但是他認為，手寫筆并不能帶來紙筆相觸時那種真實的書寫感受。

得承認，使用電腦手寫筆有利于減少紙張消耗，這對樹木來說是個好消息?！拔覀冋谟酶俚募堊龈嗟氖?，必須使用的部分則爭取更多的循環(huán)利用。”GreenBiz 集團的總裁兼執(zhí)行編輯Joel Makower如是說。GreenBiz 集團是一家環(huán)保商務公司，旨在協(xié)助商業(yè)公司更好地承擔環(huán)保職責。

Makower并不經(jīng)常用紙筆寫東西，因為看懂自己的筆跡對他來說有點困難。而相較于紙質文檔，他電腦中的文件存儲得似乎更加井然有序。“在現(xiàn)實世界中，我不知道該把東西放在哪兒，但是在電腦里，我非常準確地知道它們的位置?！?/p>

不過，Makower先生也知道有些人和他正好相反，辦公室中，用于放置紙質文檔的位置依然存在。盡管絕大部分工作都以數(shù)字化的方式完成，Makower先生依然將GreenBiz 集團的“2012綠色商業(yè)報告”——一份超過80頁的文檔，給打印了出來，為了便于校審。

“我能在電腦上出色地完成工作，但這件事有點不同。”Makower先生認為，閱讀打印稿會讓他更輕松地讀懂這份報告。