醫院綜合檔案室管理存在的問題與對策

張林旺

隨著醫療業務的不斷擴大，醫院的全面建設和發展進一步加強，各醫療單位檔案工作更加受到重視，大多數醫院相繼建立起綜合檔案室。檔案工作已從階段性工作轉變為日常性工作，檔案人員也由原來的頻繁流動變為相對固定，由輔助性工作轉變為重要業務工作之一，檔案工作在衛生事業中發揮著日益重要的作用。按照形勢發展的需要，綜合檔案管理的內容和范圍也在逐步拓寬和多樣化，一些單位已經通過達標升級驗收，綜合檔案管理工作不斷邁向制度化、正規化。在此，根據工作實踐，對檔案綜合管理工作存在問題及其對策進行探討。

一、存在主要問題

1、重視文書檔案，輕視科研及其它類檔案的現象普遍存在。因思想觀念或專業素養參差不齊，一些單位認為檔案就是文書檔案，忽視了其它檔案。有的雖然保管了部分其它類檔案，但存在著檔案不齊全、不規范和缺乏檢索工具情況。有的綜合檔案室至今仍未將收集聲像檔案、實物檔案列入檔案綜合管理的范圍，還有的綜合檔案室管理的范圍不夠寬，以至名不符實，沒有真正實行檔案的綜合管理等，如此這般，必然影響和制約檔案完整、齊全以及有效利用。

2、重視檔案而忽視資料。不少綜合檔案室，只管整理檔案，而沒有把資料作為綜合管理不可或缺的內容，平時不注重資料的收集，造成不少有參考利用價值的資料流失，使諸多相當重要的資料沒能歸檔，造成不可挽回的損失，令人非常痛惜。

3、檔案的分頭管理和分散保管現象突出。比如有的單位開展的科研成果項目比較多，只圖自身查閱檔案方便，或以上級有精神以及安全保密為借口，不愿將檔案交綜合檔案室集中統一管理。有的因庫房緊張將檔案分散由各科室保管，造成檔案資料沒有專柜存放，更沒有進行整理，即使整理也不夠規范，缺乏檢索工具，只是把檔案袋草草一放了之。有的檔案室為了定級升級實行了檔案的集中統一管理，然而在升級后又將某些門類的檔案分散回部門，人為割裂了全宗的完整性，導致檔案內容聯系上的混亂現象。

4、習慣于被動服務多，主動服務少。檔案的價值只有通過不斷開發才能實現，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時地編出較深層次的編研材料來；由于檔案的分散管理，這樣檔案室就不能提供綜合性、宏觀性、整體性強的檔案信息，不能把“死”檔案變成“活”材料。也不利于綜合檔案室對檔案信息進行綜合分析研究和開發利用。

二、對策

1、建立檔案綜合管理的機構和制度。設立綜合檔案室，由醫院領導副職主管，辦公室主任兼任檔案室主任，統一組織協調，負責解決檔案工作的方面要求，各科室配備一名兼職檔案員，這樣部門領導、檔案室主任，專職和兼職形成了一個全方位的檔案工作管理網絡，并制定檔案的歸檔范圍及檔案管理中的各項制度，使每個人都明確自己的責職，按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理。

2、實行檔案集中管理，編制統一的分類大綱。在實施綜合管理中，各種門類、載體的檔案務必集中保管，這是保證全部檔案的完整、系統、安全的重要手段。要解決庫房緊張、部門檔案利用頻繁、內部機構辦公地點分散等問題，將檔案集中統一保管。要把各門類的檔案作為一個有機整體，用統一的標準進行整理。

3、開展目標管理，加強檔案業務培訓。綜合檔案室定級升級工作是提高檔案室工作水平的重要措施，把檔案工作納入醫院長遠發展規劃中，也是對檔案工作實行目標管理和量化考核的重要內容之一。業務主管部門及系統檔案管理部門要對檔案的綜合管理及定級升級工作進行檢查、指導。抓基礎、重實效，掌握標準，嚴把質量關對定級升級后的綜合檔案室定期復查，對檢查不合格者應予教育，限期整改，使綜合檔案室的等級與實際水平相一致。

4、重視檔案的開發利用。檔案實行集中統一管理，檔案的信息量就增大，為大力開發利用奠定了雄厚的物質基礎，不應該只滿足于“查閱文件”的被動封閉式的狀況，否則只是發揮其簡單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態，從而失去了檔案存在的價值。檔案的收集、整理、保存、利用是檔案的系統工程，檔案室要提高自身的地位，只有通過不斷地開發才能實現，這就要求檔案人員把重點轉移到充分開發檔案信息資源上來。

5、運用現代化手段管理檔案，提高檔案管理水平。醫院是知識密集型地方，也是目前社會最注目的行業之一，積極創造條件盡快建立電子文件的管理系統，只要用手指輕輕一點，就能在成千上萬的檔案中找到所需，并且不斷創新，跟上時代步伐。