醫(yī)院檔案信息化管理淺析

柴長俞

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院信息化建設的快速推進，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理中發(fā)揮著越來越廣泛和顯著的作用。但醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分，其信息化建設還相對滯后，嚴重影響和制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用工作。醫(yī)院檔案的信息化管理已勢在必行。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的新趨勢，提高檔案信息化管理水平，是我們當前亟待解決的問題。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義

檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。隨著醫(yī)院信息化建設的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使檔案信息化管理迫在眉睫，它的發(fā)展與成熟勢必對醫(yī)院的現(xiàn)代化管理帶來深遠影響。同時，檔案信息化是加強醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務人員的醫(yī)、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫(yī)院領導決策提供準確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)。隨著醫(yī)療業(yè)務的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。實現(xiàn)檔案信息化，可為醫(yī)療業(yè)務工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務，是適應醫(yī)療業(yè)務工作需要和時代發(fā)展的必然要求。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）對醫(yī)院檔案信息化建設認識不足

醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個方面，檔案種類包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案的觀念較為普遍。很多醫(yī)院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段。雖然目前在國內(nèi)的醫(yī)院中，信息系統(tǒng)已經(jīng)較為普遍的應用到各項診療和管理工作中，但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫(yī)院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前檔案管理軟件的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來，單版機計算機檔案管理在各醫(yī)院檔案綜合管理中發(fā)揮了重任作用，改變了傳統(tǒng)的手工登記、著錄、匯編、檢索，在檔案的利用上使檢索的途徑多種化，便于查找和利用，實現(xiàn)了檔案管理上質(zhì)的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發(fā)展，與醫(yī)院的信息系統(tǒng)無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）醫(yī)院檔案管理格局混亂

目前，醫(yī)院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫(yī)院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等，隸屬行政辦公室管理，而醫(yī)療檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫(yī)務部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同，管理職責不明確，也沒有納入醫(yī)院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

三、醫(yī)院檔案信息化管理的對策

（一）高度重視是檔案信息化管理的關鍵

只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限。檔案管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分，雖然只是醫(yī)療業(yè)務的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導決策的重要依據(jù)。因此，一是醫(yī)院各級人員要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，增強對檔案管理重要性的認識，特別是提高醫(yī)院領導干部的檔案管理意識。二是醫(yī)院領導要加強對檔案工作的重視和支持。作為檔案室這種邊緣部門來說，要多向領導匯報檔案工作中的成績及存在的困難，爭取領導關心支持檔案建設。

（二）設施建設是檔案信息化管理的前提基礎

檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網(wǎng)絡。要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，就必須滿足辦公條件，保證辦公資金，如配備掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等，為檔案管理工作提供便利的條件，使檔案資料不僅有文字、照片，甚至有光盤，利于永久保存。同樣，先進的檔案管理軟件是實現(xiàn)檔案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要選用經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)軟件，在此基礎上要進行第二次開發(fā)，建立適合醫(yī)院管理的軟件系統(tǒng)，又可與醫(yī)院的行政辦公系統(tǒng)相接，實現(xiàn)文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。

（三）系統(tǒng)一體化是檔案信息化管理的發(fā)展方向

醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。但醫(yī)院現(xiàn)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫(yī)院整體信息化工作中，這樣就不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合檔案管理信息，形成更具有綜合效益的資源庫。

（四）規(guī)范統(tǒng)一是檔案信息化管理的必然趨勢

由于醫(yī)院信息量大，且內(nèi)容繁雜，部門之間仍然各立門戶，它們不僅檔案信息資源分散，且信息編制不統(tǒng)一，不可能做到準確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務，因此要實行集中統(tǒng)一檔案管理。這樣才有利于醫(yī)院檔案工作實行規(guī)范化、標準化、科學化管理，有利于檔案信息資源的綜合開發(fā)利用，有利于快捷地向決策管理層提供檔案信息，便于對外信息聯(lián)網(wǎng)，資源共享，用最少的人力、物力提供最佳的服務，充分發(fā)揮其整體效益，是檔案管理工作發(fā)展的方向和必然趨勢。

（五）提升人員素質(zhì)是檔案信息化管理的有力保障

檔案工作人員自身的素質(zhì)與檔案信息化建設密切相關。因此，一是要重視檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，為廣大的檔案工作人員提供良好的學習條件，安排他們接受有關計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓；二是要制定信息化建設的中長期規(guī)劃和短期目標，吸引和培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作的基礎。三是要關心和愛護檔案工作人員，從職稱晉升、工資待遇、評優(yōu)等方面給予與醫(yī)院主系列專業(yè)人員同等的待遇和機會，讓他們安心工作。四是作為檔案工作者，也要順應時代的潮流，努力學習和掌握信息管理知識。現(xiàn)在檔案事業(yè)面臨的挑戰(zhàn)非常緊迫，電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應用、新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，把它們與實際工作聯(lián)系起來，更好地為醫(yī)療工作服務。