如何做好新時(shí)期辦公室工作

趙霞

辦公室作為一個(gè)綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐。新的形勢(shì)對(duì)辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。通過近兩年多的辦公室工作，我對(duì)新時(shí)期的辦公室行政管理工作有了很深的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

1.充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位

辦公室是一個(gè)單位的“窗口”。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個(gè)“窗口”來看待和評(píng)價(jià)單位的工作。

另一方面，從提高辦公室整體效率看，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時(shí)的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決、業(yè)務(wù)部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，而且還得懂得各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)準(zhǔn)則，所以只有找準(zhǔn)、認(rèn)識(shí)到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位為民服務(wù)的觀念；只有積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，才能提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序、穩(wěn)定、正常的開展。

2.正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室面對(duì)的工作主要是上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對(duì)的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個(gè)方面：

（1）助手作用。辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。

（2）參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

（3）協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中的確需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系、起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。

（4）保障作用。既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。

3.做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵要提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。在行政管理崗位上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn)。

第一，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問題。在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己。無論是大事、小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦。

第二，要努力提高能力，主動(dòng)適應(yīng)辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強(qiáng)，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對(duì)新知識(shí)、新問題的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)、搞好事務(wù)上要主動(dòng)去想、主動(dòng)去做。

第三，要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力。辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，多與其他同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，提高工作質(zhì)量和效率。