企業人事檔案與基本養老保障的關聯

陶曉輝　保麗芬

摘 要 在人們的工作生活中，檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。現在很多人誤認為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。

關鍵詞 人事檔案 基本養老保障 重要性

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A

1 人事檔案在生活實際中重要性

在一些老企業和老國營公司和廠礦里，檔案收集工作難做的現象后面有著更深層次的問題，既有理論上的問題也有實踐中的問題。一是‘收集概念不清晰；二是檔案收集對象不明確；三是檔案收集法規不健全；四是檔案收集工作考核標準太籠統。近日，政府出臺了云南省《關于解決未參保集體企業退休人員基本養老保障等遺留問題的實施辦法》的通知（云人社發[2011]61號）規定，今年年內將解決未參保集體企業退休人員基本養老保障等遺留問題，其中超齡參保人員、未參加集體企業職工、其他未參保人員、中斷繳費人員等四類人員可在2011年12月31日前申辦養老保險。這一政策的出臺，將解決曾在我市城鎮用人單位工作未參加基本養老保險超過法定退休年齡人員“老有所養”問題。

國家對一些曾經在企業單位工作過的單位人，可以購買養老保險，原所在單位的工作年限，可視為繳費年限。象這樣的情況從今年五月份開始，我們公司至今已經有26人了。來查檔案的人有幾種情況：第一種，有位姓楊的老師傅，1965年從云南省文藝學校畢業分配到下關京劇團工作，1971年調到下關建筑公司，是原木材加工廠在楚雄的一個分廠，當時只工作了3個月，后因各種原因離開了原工作單位。2011年以來，昆明市實施企業職工社會養老保險續接補繳政策，楊師傅正好符合享受這一優惠政策。去年十月份他就回到大理找有關部門查詢相關檔案信息，但一無所獲。抱著試試看的心態，他來到了公司檔案室說明了他的要求。在聽取了他的情況后，在調閱工作當中，重視每一條查閱者提供的線索，盡最大努力滿足查閱者的查檔需求 。在原木材廠1965年至于1971年的文書檔案里查閱，先后查閱203卷文書檔案資料，終于在相關檔案材料中的人員花名冊里找到楊師傅的檔案信息，使他順利的辦理了養老保險手續。

檔案管理工作的最大特點是時間長、跨度大，遺留的歷史問題很多，加上當時檔案制度不健全，很多問題關系到當時當事人的切身利益，多年后根據有關的政策法規，關系到自己的工資和福利，就開始來找依據，希望能為自己多增加一些收入和補貼。人事檔案的鑒別工作既是業務性工作，更是一項政策性、政治性很強的工作。依據有關政策規定，作為依據判定材料的價值，確定材料的取舍是鑒別工作的基本標準和原則。我們既要取之有據，又要舍之有理。人事檔案是培養、選拔干部的重要依據。多年前，有倆位姓馬的老師傅曾向原工作單位辦理了離職手續，都是1965年參加工作的，后來就到公社、大隊、村鎮，開了證明，當時是叫三證，因此，本月初倆位馬姓師傅準備辦理企業職工社會養老保險續接補繳手續時，勞動保障部門未能確定其離職前的工作年限為視同繳費年限。十幾年的工齡如果不能確認的話，養老金水平就將大幅降低。帶著一絲希望，在當地相關部門開具了調檔證明趕到了公司找到了檔案室。首先查閱公司人事檔案臺帳，查到他們兩位師傅的人事檔案，經公司勞人部的相關人員查閱后，里面只有招工表、職工登記表、有參加工作后的工資審批表，差離職文件。問他們什么時候辦理的離職手續，只說不是1978年就是1979年，檔案查閱到目前為止。保管的最早時期文書檔案是1985以后的檔案資料，到哪里能查到倆位1978年和1979年的資料呢，后經倆位老師傅回憶說當時領過安家費，1978年走的這位領過760多元，1979年走的這位領了840多元，根據這一線索，又調出公司財務檔案臺帳，最早是從1975年開始歸檔的，這讓我們又看到了希望。直到晚上6點多鐘才查到與這倆位師傅的證明資料進行了復印，并及時通知了倆位老師傅。

2 人事檔案收集的渠道

人事檔案的收集是人事檔案管理工作的起點，只有及時而全面地收集有關個人的全部細節材料，才能完整準確地反映一個人的歷史全貌。收集途徑：（1）通過學校獲取的學習成績、學歷、鑒定、獎勵等方面的材料。（2）通過原工作單位收集過去形成的檔案材料。（3）有關業務部門收集業務考績或者其他科研成果等方面的評價材料。（4）通過人事、勞資部門收集各種履歷、考核、任免、調動、晉升行政職務、晉升專業技術職務、工資、離退休、辦理出國（境）審批以及個人獎懲材料。（5）有關黨組織材料，如入黨入團登記表、入黨入團申請書、黨團鑒定、退黨退團等手續材料。（6）通過衛生部門收集新近的體檢材料。

3 管理人事檔案的高度責任心

人事檔案的鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料業界與人事檔案收集人鑒別工作要從細節入手，有高度的責任心。

（1）提高認識，加強領導。必須將做好干部人事檔案管理這項工作充分重視起來，及時調整自己的工作態度，本著為人民服務的原則做好改革建設中的各項工作。（2）積極創新體制改革建設。管理人員要保持與時俱進的工作作風，緊跟時代發展的步伐，站在人民群眾的利益上考慮問題，選拔真正為人民利益著想的縣級干部，逐步建立社會化的干部人事檔案管理系統。（3）加強企業干部人事檔案管理工作人員的整體素質。主動幫助這部份人員排憂解難的優良服務，既是檔案人員服務意識不斷提升的具體體現，也進一步樹立了人事檔案管理服務以人為本、服務為民的良好社會形象，努力打造構建和諧社會，為公司的持續、穩定發展做出貢獻。

提高檔案人員素質，確保檔案工作質量。改革開放和發展社會主義市場經濟的新形勢，對企業檔案管理工作提出了新的更高要求。為此，公司一直把加強檔案業務教育培訓，提高專兼職檔案人員業務素質作為一項重要基礎工作來抓。多年來，公司始終堅持定期和不定期地組織專、兼職檔案人員參加學習國家有關檔案工作的規定和檔案管理業務知識。在公司經費緊張時期，仍為我們訂了《中國檔案》期刊，讓我們了解最新的檔案法規和時訊等業務文化知識，不斷更新和調整工作方法和提高自身業務能力。通過各種培訓和學習，檔案人員不僅更新了知識，增強了現代檔案管理理念，而且，樹立了創新、開拓進取、與時俱進的科學發展觀理念，為確保檔案工作質量奠定了基礎。

當前，干部人事檔案收集與鑒別工作存在意識薄弱、缺漏嚴重、失真與誤鑒等現象。檔案工作人員如何從細節入手，確保收集與鑒別工作準確無誤，真實地反映人的德、能、勤、績全貌，是一個值得研究的問題。每個人都希望老有所依，養老保險這一塊就是大家最關心的切身利益，只有做好相關人事檔案資料的收集和完善，才能保障大家今后無后顧之憂。所以，人事檔案與基本養老保障的關聯是非常密切的，這個問題還是要靠大家堅持原則，從細微之處入手，做到資料完備，才能讓個人的最基本權益得到保障。

參考文獻

[1] 檔案工作崗位培訓教材.云南民族出版社.

[2] 檔案工作標準匯編.云南省檔案局.

[3] 中國檔案.2011（4）.