對檔案利用的探討

楊陽

摘 要：檔案的利用是通過檔案管理系統查找、利用檔案信息的過程，也是檔案資源潛在的社會價值得以體現的過程。檔案的價值就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現。檔案利用是檔案工作賴以存在和發展的基礎，對于檔案事業的發展至關重要。

關鍵詞：檔案 利用 改進

檔案是單位、部門或個人在各種社會活動中形成的，作為歷史記錄保留下來的，以備查詢的文件資料的總稱。檔案資料是人類社會活動的客觀真實記錄，是社會資源的重要組成部分，隨著社會主義市場經濟體制的進一步深化，社會各領域均發生巨大的變化，如何利用檔案資源為社會發展服務已成為檔案管理部門工作的重要任務。

檔案利用過程包含檔案管理者即檔案工作人員、檔案利用者和館藏檔案資料三個要素[1]。這三者之間相互制約、相互促進，主要表現為：檔案利用者的需求決定檔案管理者的工作目的和任務；檔案管理者自身的業務水平決定館藏檔案的優劣；結構合理、資源豐富的館藏檔案才能滿足檔案利用者的要求。在檔案利用工作中，檔案利用者和管理者是主體，館藏檔案是物質基礎。檔案資源只有通過開發利用，才能使其潛在的社會價值變為現實，發揮社會效益。

檔案是推進人類歷史不斷發展的寶貴財富，對于社會的進步與發展具有重要的參考價值。如何充分利用檔案所承載的歷史資源，成為檔案工作的重中之重。對于改進檔案的利用，分別從以下幾個方面進行探討：

一、明確服務態度，注重專業素質的培養

檔案工作是服務性的工作，它的服務性集中表現在開展利用工作上。要想把利用工作做好，取決于服務方向的正確。因此，各級檔案工作人員以加強收集、整理、保管等工作為前提下，把主要的工作精力都轉移到檔案利用上來，只有堅持為社會主義事業服務，才能保證檔案的服務工作有正確的政治方向。

檔案的利用代表著整個檔案管理工作的最終成果。良好的服務態度，必須加強崗位責任制，明確分工，建立健全檔案管理定期的考核和獎懲制度，讓檔案意識貫徹到日常工作中來。檔案意識是指人們對檔案的性質、價值和檔案工作的作用、地位的看法。[1]檔案意識的增強，就有利于檔案資源的利用，加強部門間的相互聯系，以發揮檔案系統的整體效應。

此外，檔案工作人員自身的業務素質也是不可忽視的。我國檔案部門對檔案工作人員多注重政治培養而忽略了綜合素質，特別是業務素質。[1]檔案工作人員自身知識結構和業務素質直接影響了檔案的利用。結合鑒定、收集、分類、整理、保管、統計和開發利用等工作，熟悉檔案的內容及其存放地點。檔案工作人員只有在對館藏資料熟悉的基礎上才能及時、準確地為檔案利用者查找檔案材料，提高工作效率。

二、建立并完善檔案利用相關政策法規，優化檔案管理體制

當前，檔案利用的相關政策、法規體系還不完善，各行業之間沒有形成相互聯系、彼此配套的法律法規體系。[2]而且檔案不僅是提供各項工作利用的重要材料，部分檔案資料還包含著黨和國家的機密，因此，在利用過程中更要有據可循、有法可依。只有處理好保密與利用的關系，才能更好地利用檔案資源，滿足現代化建設中的各項需要。

三、豐富館藏資源，運用現代化手段提供檔案利用

檔案管理工作可分為檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統計和開發利用。其中，檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統計等幾個環節是檔案管理的基礎工作。檔案開發利用與各項基礎工作，構成了檔案管理工作的全部內容。在檔案管理工作這個整體中，基礎工作是為檔案開發利用提供前提條件，檔案利用是檔案管理工作的最終目的。在整個檔案管理工作中，檔案資源是否能滿足檔案利用者的要求，是評判檔案管理工作好壞的一項重要指標。反之，檔案開發利用是以檔案鑒定、收集、分類、整理、保管、統計等工作為基礎的，它不能離開這些基礎工作而憑空存在的。如果沒有良好的基礎性的檔案管理工作，檔案不夠詳盡，擺放雜亂無章，沒有合適的檢索工具，查找檔案資源十分困難，猶如大海撈針，這樣就不能順利開展檔案利用工作。只有檔案工作人員擁有扎實的檔案管理業務水平，才能使館藏檔案資源豐富、內容詳盡、結構合理，為檔案資源的開發利用提供物質基礎。

長期以來各級檔案部門把基礎設施建設和豐富館藏資源作為檔案發展的重點，片面的認為檔案的歸檔、保管為主要的工作職能。這就使得傳統的檔案管理方法缺乏現代化的技術手段，只重視對檔案本身的管理，忽略了檔案資源承載的社會價值，而且單一的檢索工具，同樣制約檔案價值的充分發揮和利用。[1]

現今，信息技術、網絡技術的普及，各行業的現代化管理水平都得到不斷提高，大量電子文件的涌現，計算機技術的發展使檔案的開發利用也發生了重大的變化，為檔案資源的深層次開發利用創造了條件。各種新載體為介質的數字檔案層出不窮，檔案信息將通過網絡、電視、報刊雜志、廣告等形式被人們所利用。[1]檔案管理部門更要把握機遇，增加檔案信息開發利用的科技含量，更詳盡有效地提供適用于社會經濟發展的信息，使檔案管理工作的社會地位得到提升。

檔案利用工作是一個系統過程，檔案管理部門要根據檔案利用要求的變化，依據檔案利用目的，在不同時期采取不同的措施，努力提高檔案利用工作的整體水平。[3]要堅持圍繞大局開展檔案利用工作，統籌兼顧，自覺為社會各界服務，充分體現檔案價值。

參考文獻：

[1]朱羅江，現代化條件下檔案信息開發利用的思考，《上海檔案》2011-06-15；

[2]馮曉紅，檔案開放利用中的法制建設，《經濟與社會發展》2005-06-30；

[3] 賈文麗，對高校檔案利用情況的調查與思考-以山東科技大學檔案館為例，《檔案管理》2012-10-15。