淺談文秘工作與檔案管理的有效組合

鄭興俤

摘 要：文秘是一個企業或部門的重要職位，主要負責些會議安排、文件處理之類的事務，在事務處理中，必然會有大量的公文資料產生，且多半會作為檔案資料保存。檔案資料是一個企業或單位的日常活動的記錄，一般都有專業人員保管，因涉及各個方面，必須做好相應的管理工作。兩者相輔相成，密不可分，文秘一旦失職，不但本職工作做不好，還會影響到檔案管理。因此，首先必須將文秘工作處理好，其次才能進行檔案管理。

關鍵詞：文秘工作 檔案管理 組合

引言：文秘工作多是為企業領導機關服務的，是一項具有輔助性、事務性和參謀性的工作，主要包括企業的會議、行政事務以及文件處理等方面的工作。文秘工作不是領導工作，也不是業務工作，有其自身獨特的規范性。文秘工作和檔案管理有著互相依存、互相促進的關系，良好的文秘工作能夠促進檔案管理的科學性和規范性。將兩者有機組合，能夠進一步提升辦公效率。

1、文秘工作和檔案管理中存在的問題

在計算機技術的推動下，檔案管理正朝著“一體化”的方向發展，逐步實現了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從文秘工作和檔案管理的角度出發，公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，通過運用計算機管理系統，實現文檔的生成一體化、利用一體化、規范一體化以及管理一體化，實現文秘工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，文秘工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了文秘工作與檔案管理的難度。

1.1公文原稿不夠齊全，沒有規范編號

對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環節。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經過領導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復印，就對其進行存檔，在短期時間內字跡容易變模糊，進而給公文的質量造成影響。

1.2版記設計的不夠全面，附件不夠規范

版記有利于促進“文檔一體化”，實現文秘工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，文秘工作人員往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內容，卻沒有表明抄送和抄發單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。我國的相關規范標準對于公文的附件也做出了相應的規定，但是在目前的公文制發過程中，還存在著部分單位企業沒有對其進行正確處理的現象，例如，部分公文的附件字樣標識不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。

1.3紙質沒有達到標準，裝訂不夠規范

我國相關的規范標準對公文的規定為：公文所運用的紙張定量在60g/㎡～80g/㎡范圍內的膠版狀態的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側裝訂，不能出現漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關注克度的要求，進而容易造成紙具有質量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現發黃的現象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。

1.4缺乏熟悉的計算機技術

目前，大部分公文資料還是采用紙張書寫的形式，為提高保存質量，公文用紙在材質、大小以及裝訂方面都有專業要求，實際文秘工作或檔案管理工作中，很容易出現此類問題，如紙張質量不合格，易折易破等。隨著計算機技術的發展，檔案管理或文秘工作開始向計算機化過度，降低管理難度的同時，提高了工作效率。文秘或檔案管理人員由于缺乏必要的計算機操作技術，影響了工作質量。

2、如何實現文秘工作和檔案管理的有效組合

2.1強化文秘的檔案意識

文秘是檔案管理的前提，加強文秘對檔案管理的重視，有利于提升檔案管理質量。文秘和檔案管理有機結合，是指應該意識到兩者在工作程序上的緊密銜接，而不是將兩者具體地合二為一。具體工作中，兩者還是要各司其職。若兩者沒有默契的合作意識，都將會受到影響，加大了檔案管理的難度，同時文秘工作缺乏規范性，質量也難以提升。

2.2制定嚴格的公文辦理程序

通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據嚴格的標準規范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執行公文的行文規則，要對審核簽發制度進行嚴格規范，例如公文在印制前所辦理的審核手續是否規范、附件和格式是否齊全、規范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。

2.3完善組織機構，制定規范標準

實現公文的全過程管理，要通過合理的管理體制，健全的組織機構以及建設優秀的隊伍等方法來加強管理。文秘工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業性和技術性高的特點，進而組成一個優秀的工作隊伍。此外，在我國的相關法律規范中，例如《檔案法》、《辦法》等規范，對于我國的機關公文進行處理時，需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。要求文秘工作人員要認真的學習，并熟練掌握。

2.4運用先進的設備技術

目前我國已經進入了信息化時代，先進的科學技術的到了越來越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經不能適應現代社會的發展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術，使檔案管理實現電子化，并配置相應的先進設備工具，對文秘工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規范的操作設備。

3、結束語

總而言之，無論文秘，還是檔案管理人員，都應認識到文秘和檔案管理的重要性，將二者銜接好，同時提升自身素質，做好本職工作，以提高工作效率，從而促進檔案管理朝科學性和規范性的方向發展。

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