信息化時(shí)代的檔案管理新思路

高寶麗

摘 要 我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展伴隨著老齡化現(xiàn)象的出現(xiàn)，面對(duì)越來(lái)越龐大的退休人員群體，檔案管理部門(mén)需要與時(shí)俱進(jìn)利用信息化手段提高管理質(zhì)量。本文擬從退休人員管理工作出發(fā)，探討如何在信息化時(shí)代創(chuàng)新現(xiàn)今的方案管理思路，希望能夠?yàn)闄n案管理工作提供一定的參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞 信息化時(shí)代 檔案管理 新思路

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

如今，我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步越來(lái)越快，隨著計(jì)劃生育對(duì)人口的逐漸控制，我國(guó)社會(huì)逐漸體現(xiàn)出一定的老齡化現(xiàn)象，在此基礎(chǔ)上，老年退休人群逐漸壯大，通常一個(gè)縣級(jí)單位所管理的退休人員往往就可達(dá)數(shù)萬(wàn)人，因此檔案管理工作是否科學(xué)有效就決定了對(duì)檔案的被管理群體工作是否能夠做到科學(xué)、細(xì)致與完善。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的管理工作也應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上有所推進(jìn)，尤其是科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用極大地推動(dòng)了各行各業(yè)的工作效率，信息化時(shí)代的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)吸取這樣的優(yōu)秀資源，幫助自身的工作快速成長(zhǎng)。

一、信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

首先信息化技術(shù)能夠提高檔案管理的工作效率。以筆者所在的通化市退休人員檔案管理中心，其面對(duì)的管理對(duì)象通常都是以萬(wàn)為計(jì)數(shù)的，傳統(tǒng)的企事業(yè)小單位的退休群體并不龐大，因此沒(méi)有信息化的幫助也可以完成檔案管理工作，但是在市級(jí)的單位來(lái)說(shuō)，這樣的工作往往復(fù)雜得多。利用信息化設(shè)備，檔案管理部門(mén)可以有效提高工作效率，為退休人員快速提供查詢、咨詢、資金等多方面服務(wù)。

其次，信息化技術(shù)可以幫助檔案管理單位提高對(duì)陳舊檔案的管理效率。由于筆者所在的單位為針對(duì)退休人員的檔案管理中心，其面對(duì)的常常是退休人員在過(guò)去工作期間所留下的學(xué)習(xí)、考察、培訓(xùn)、評(píng)比等多方面的資料與數(shù)據(jù)，甚至還有組織關(guān)系、業(yè)務(wù)考評(píng)、個(gè)人經(jīng)歷等眾多的文字材料，這對(duì)于管理退休人員是十分重要的，在眾多的手續(xù)辦理中具有十分重大的意義。在我國(guó)逐步體現(xiàn)老齡化現(xiàn)象的社會(huì)中，眾多經(jīng)濟(jì)制度與單位性質(zhì)的轉(zhuǎn)移更改給檔案管理帶來(lái)了眾多的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料很容易受到庫(kù)房空間、紙頁(yè)老化等影響，加上人工查詢的不變，管理工作變得非常繁重，加入信息化的設(shè)備與技術(shù)，管理單位可以傳統(tǒng)資料進(jìn)行真空、數(shù)字化等現(xiàn)代化處理，提高保存的效率和質(zhì)量，還可以極大地方便查詢和調(diào)用。

最后，信息化技術(shù)可以幫助檔案管理人員對(duì)各類(lèi)退休人員的服務(wù)質(zhì)量，在退休人員的養(yǎng)老金領(lǐng)取、養(yǎng)老金資金保障上總是需要進(jìn)行大量的安全防范工作，甚至還需要每年為退休人員辦理資格的認(rèn)證，這樣的一系列保障工作都是耗時(shí)耗力的，有了完善的信息化檔案管理方案，就可以節(jié)省眾多的人力資源，通過(guò)對(duì)退休人員進(jìn)行個(gè)人詳細(xì)資料的采集就可以建立特定的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于管理人員進(jìn)行查詢和資料修改工作，甚至還可以加入質(zhì)問(wèn)、視頻等更加先進(jìn)的信息采集手段，全面保證個(gè)人信息的詳細(xì)與安全，還可以幫助行動(dòng)不便的老人進(jìn)行遠(yuǎn)程認(rèn)證等便捷的管理方案，全面提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

二、信息化時(shí)代的檔案管理新思路

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化時(shí)代的管理途徑需要在思想和內(nèi)容上進(jìn)行全方面的創(chuàng)新，不僅在人員的素質(zhì)上需要摒棄一些落后的理念，也需要在信息化的技術(shù)手段上不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)更新，以優(yōu)良的姿態(tài)和水平迎接信息化檔案管理時(shí)代的到來(lái)。

（一）變管理為服務(wù)。

傳統(tǒng)意義上的檔案管理只是單純的管理性工作，而不是服務(wù)性的工作，但是在信息化的今天，各種信息的共享與傳遞幾乎都是瞬間完成，因此人們對(duì)于渴求度與便捷度要求越來(lái)越高，這就需要檔案管理部門(mén)從自身出發(fā)，將傳統(tǒng)的管理工作轉(zhuǎn)變性質(zhì)，將工作更多地轉(zhuǎn)化為對(duì)客戶的服務(wù)。利用信息化的優(yōu)勢(shì)更好地為客戶提供更加豐富的服務(wù)檔案，盡可能地利用好對(duì)象的個(gè)人信息與數(shù)據(jù)資料，根據(jù)其特殊性來(lái)確定對(duì)象的服務(wù)檔案，目前人們對(duì)與資料與信息的要求越來(lái)也多，種類(lèi)也越來(lái)越豐富，在信息獲取的速度上更是有較高的要求，因此檔案管理單位更需要將這類(lèi)服務(wù)進(jìn)行拓寬和提高，讓管理服務(wù)朝著豐富化與社會(huì)化的方向前進(jìn)。

（二）變被動(dòng)為主動(dòng)。

傳統(tǒng)的檔案管理都是面對(duì)枯燥的材料，如今的服務(wù)對(duì)象更多的是退休人員，提升服務(wù)的質(zhì)量就需要將被動(dòng)的管理與需求滿足型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型的服務(wù)，例如將客戶更新后的信息進(jìn)行自動(dòng)上傳和修改，在信息需要更新時(shí)主動(dòng)進(jìn)行提示。另外檔案管理單位還需要將服務(wù)延伸到對(duì)象的個(gè)人環(huán)境中，讓客戶能夠不出家門(mén)就可以享受到便捷的檔案管理服務(wù)，例如提供在線的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，個(gè)人信息的上傳與修改，還有多種個(gè)性化的咨詢與建議平臺(tái)，這樣就可以讓客戶主動(dòng)享受到便捷的檔案管理服務(wù)。

（三）變實(shí)體為虛擬。

目前信息化時(shí)代的檔案資料管理并不再需要傳統(tǒng)意義上大量的紙質(zhì)材料，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化的采集與操作，并且根據(jù)客戶與管理的需求，個(gè)人資料的種類(lèi)和方式也在不斷豐富，在對(duì)退休人員進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，工作人員需要將傳統(tǒng)的實(shí)體資料通過(guò)數(shù)據(jù)采集的方式逐漸變?yōu)樘摂M的信息化資料形式，同時(shí)在對(duì)信息的分類(lèi)上也可以擺脫傳統(tǒng)的書(shū)架等實(shí)體方式，轉(zhuǎn)為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅便捷而且非常科學(xué)。還有在對(duì)資源的發(fā)布上也可以改變傳統(tǒng)的公眾實(shí)體資料查閱方式，而是采用網(wǎng)絡(luò)化信息發(fā)布的方式，將在線傳輸、檢索等方式利用起來(lái)，實(shí)現(xiàn)公眾對(duì)重要信息的共享，真正將檔案工作做到信息化、網(wǎng)絡(luò)化共享。

三、總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)了眾多的生機(jī)與新思路，信息化的資源在為人們提供眾多便捷的同時(shí)也帶來(lái)了大量的信息需求，將檔案管理工作逐漸步入信息化的時(shí)代不僅需要在軟硬件上進(jìn)行更新，還需要管理人員的思想不斷與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)發(fā)出更加符合時(shí)代需要的管理服務(wù)，為國(guó)家和社會(huì)提供更加科學(xué)高效的管理服務(wù)資源。□

（作者：吉林省通化市離退休人員檔案管理中心，研究方向：離退休人員檔案管理）

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