中學檔案信息化建設的問題與對策

吳崇寧

在信息技術發展的時代，傳統的中學檔案管理已不能滿足當前中學管理工作的要求，這就要求中學進行檔案信息化建設，實現信息化管理，以順應時代發展趨勢，從整體上提升中學管理水平。

一、中學檔案信息化建設的問題分析

1.缺乏正確的認識

對于檔案信息化建設，許多中學領導和管理人員都存在認識上的誤區。不少人認為中學檔案信息化只是單純地把紙質文件數字化，還有的人認為，作為教育部門，教學才是學校的主要工作，檔案管理可有可無，結果使得許多檔案管理人員缺乏現代檔案管理及利用意識。

2.沒有統一規范的管理標準

盡管教育主管部門出臺了一些管理標準，但仍不能適應檔案信息化快速發展的步伐，學校的許多管理標準仍需進一步規范。如學校檔案館藏數字化標準、檔案網站信息系統設計及應用標準等。

3.缺乏有力的基礎設施

中學檔案進行信息化建設，必須投入相應的現代化電子設備，但許多學校經費不足，基礎設施較為薄弱，影響了信息化建設的順利進行。雖然不少學校已引進了比較先進的檔案信息管理系統，但由于領導不夠重視或經費等問題而影響了設施的使用。如檔案信息管理系統雖然得到了推廣，但使用功能單一，系統中的全文著錄、文件管理、資源網絡共享等功能仍處于待開發階段。

4.檔案信息的數字化程度不高

近幾年，國家教育機制日趨完善，中學的辦學格局也出現了較大改變，如規模日益擴大、檔案信息量不斷增加等。這在一定程度上增加了檔案管理工作的壓力，尤其是采取數字化方式處理一些存在重大歷史價值的檔案原件。然而，受技術因素的制約，一些查閱次數較多且利用頻率較高的檔案資料仍未實現數字化，影響了檔案資源的高效利用。

二、加強中學檔案信息化建設的策略

1.注重檔案信息網絡化程度的提高

現階段，隨著辦公自動化技術的不斷發展，單純地使用檔案管理系統已不能滿足管理要求，必須將檔案管理與校園網連接起來，使它成為數字化校園系統的一部分，并和其他軟件系統相連，形成一個大的信息網絡，最終達到資源共享的目的。結合軟件系統特征建立的接口程序，能夠在檔案管理系統中導入每個軟件系統的相關數據，將它連接至校園網之后，便能對學校區域間的信息進行網上查詢與傳遞。

2.對檔案信息數字化資源進行有效建設

中學檔案室應對一些利用率或歷史價值較高的館藏檔案進行數字化管理，即采用掃描等方式把檔案信息錄入到磁盤、光盤等存儲器中，使信息轉化成數字化，以實現對檔案信息的數字化建設。如學生學籍檔案、考試成績、課程設置等檔案均有較高的利用價值，檔案室應注重對這些檔案進行數字化建設，使之成為通過計算機便可快速檢索或查閱到的檔案信息。

3.重視檔案管理隊伍專業水平的提高

檔案工作者的素質將直接影響到數字化檔案館的建設，是數字化檔案館建設的重要環節。在進行檔案分析時，既要準確把握文件類型，對其進行正確分類，又要結合利用者的需求，盡量提供更多的檔案信息。因此，作為一名新時期的檔案管理人員，不但要有傳統的檔案管理知識及管理技能，還要具備網絡管理、數據庫管理等管理技能，以滿足檔案管理工作的需要。

4.對檔案進行標準化管理

在當前的網絡環境條件下，要想實現檔案信息的自動化與網絡化，必須先實現檔案的標準化。所以，檔案室及有關信息服務部門必須根據國際或國內的檔案管理標準，并結合當前的發展趨勢，制定符合自身發展的檔案管理標準或規范，保證檔案管理工作能夠有序進行。如果要實現對中學檔案的標準化管理，則應在校園信息化建設的工作中加入檔案標準化建設這項內容。此外，中學還應結合本校的實際情況，制定科學的發展計劃、長遠計劃及管理制度，才能讓檔案信息化建設得以順利進行。

三、檔案管理在中學管理中的意義

學校檔案展現的是一個學校各方面的資料，涉及學校的教學、管理、研究等多方面的內容，是一個學校的真實寫照。通過檔案，我們可以了解學校的發展歷史、學生情況及管理水平等；可以總結長期以來的各種學習活動及管理情況，促進學校的建設與發展。

（作者單位：江蘇省連云港市東海縣雙店中學）