淺議干部檔案管理工作中常見的幾個問題

盧亞智

摘 要：干部檔案是干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源。加強對干部檔案的管理是新時期組織、人事部門工作的一項重要內容。但在干部檔案管理工作中仍存在著一些問題，只有發現問題，重視問題，才能解決問題，從而提高干部檔案的管理和利用水平。

關鍵詞：干部檔案 管理 問題

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）03（c）-0-01

干部檔案是記載和反映干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源；是組織、人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的原始文件材料。加強對干部檔案的管理是新時期組織、人事部門工作的一項重要內容。近幾年來，雖然干部檔案越來越受到重視，但在實際工作中，干部檔案管理工作仍存在著一些問題有待改善。只有發現問題，客觀對待問題，才能更好的解決問題，從而提高干部檔案的管理和利用水平。總結起來，比較常見的問題表現在以下幾點。

（1）重視程度不夠，缺少專業培訓與

交流

干部檔案管理工作是一項枯燥、繁瑣且默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績，很多人都認為管理檔案工作就是抄抄寫寫、“看堆兒、守門兒”的活兒。近年來國家對干部檔案的重要性認識雖然有很大提高，但重視程度仍然不夠，對待檔案工作也是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，沒有把這項工作真正列入到議事日程；現在，很多人都不愿從事這項工作，人員流動頻繁，更缺少專業的檔案管理人員。

（2）材料收集工作比較被動

多年來檔案材料缺失是一種不可避免的普遍現象，2010年我省對全省干部人事檔案進行全面核查，發現各縣區都有不同程度的檔案材料缺失現象。造成這種結果有一定的歷史原因，也有一定的人為因素。以前對干部檔案管理不是很規范，對檔案材料收集歸檔也是糊里糊涂，送來就接著，不送也不要，甚至是送來隨手一放，時間長了，就不知道哪里去了。有的單位不知道哪些材料該歸檔，甚至攢到一起當廢紙賣了。近年來，雖然對干部檔案有了很高的重視，制定了健全的收集歸檔工作制度，但執行起來還是有一定的難度，主要是因為檔案材料的收集工作沒有預見性。如果下屬單位不送交檔案材料，除常規的年度考核表、調資表以外很難掌握該單位還有哪些未送交。有時只能通過一些材料的體現，比如考核表上的政治面目項填寫了“黨員”字樣，學歷項填寫了“大專”、“大學”字樣，如果檔案里沒有黨員材料與相應學歷材料，才向本單位催要，造成檔案材料歸檔不及時。還有個別的幾年、甚至幾十年前的檔案材料剛剛歸檔，給檔案的裝訂、抄寫工作帶來很大的

麻煩。

（3）歸檔的材料不夠真實和準確

干部人事檔案材料應是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，因為個體在填寫檔案材料的時候比較隨意，填寫完畢組織部門又不能一一查對，致使很多干部檔案中“三齡兩歷”不一致現象較為嚴重。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（4）檔案材料制作不規范

按照檔案整理標準，干部檔案中每份材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊（四面齊）。須統一使用16開規格的辦公用紙，大于16k的要裁剪、折疊，小于16k的要托裱、縫紉；對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，如各種評優表彰、職務任免、職稱、警銜、軍銜晉升、業務進修、學歷提高等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，稍有不慎，就會切掉邊框或文字，造成檔案材料的缺損。由于A4紙的普遍使用，有人提出干部檔案變成A4制式，這固然在用紙上方便了很多，但新問題又出現了，以前的16k制式怎么辦？

（5）檔案轉遞不遵照規定

《干部檔案工作條例》明確規定：干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。但在實際工作中，一些干部調動或轉任后，經常會出現調入單位的檔案管理部門只是程序化的向調出單位的檔案管理部門發調檔函，交由干部本人提取本人檔案，辦理相關手續，并不派專人來取；而調出單位的檔案管理部門不派專人送，只是把檔案密封，加蓋公章，交給干部本人自帶到調入單位的檔案管理部門，認為密封條上有章不會有問題。這相互間的怕麻煩，圖省事，不但不符合規定，還給干部檔案的安全性帶來很大隱患。

（6）檔案管理的電子化受制約

隨著科學技術的不斷發展，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮出來，雖然也配備了計算機、復印機、掃描儀、縮微、攝像等設備和干部人事檔案管理軟件，但在實際操作中存在著一定難度，如果采用復印、掃描、縮微、攝像等技術不但需要投入大量的人力、物力、財力，更為主要的是漫長的時間，如果單拿掃描處理為例，需要把所有檔案材料一頁頁拆開、放平、反正頁掃描、然后再裝訂，這看似簡單的事情，一天可能也完成不了一卷。如果現存幾千卷干部檔案，算一算得多少時間呢。所以很多單位只是把檔案序號檢索輸入計算機，調閱檔案時仍是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，又經陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。2012年國家建立了全國公務員信息庫，這對無紙化閱檔、掌握干部信息提供了方便，也是干部檔案電子化管理的總趨勢。但信息庫需要有專人保管與維護，稍有不慎就會泄露干部檔案信息，違反保密規定，而且隨時要更新檔案信息，否則信息庫的信息資料會“過時”，看似先進的現代化“武器”，常年失修也會變成一堆“廢銅

爛鐵”。

總之，干部人事檔案管理工作中的諸多問題的形成，雖有歷史原因、人為因素，但歸根結底，干部檔案工作仍沒有到被重視的高度，怎樣把干部人事檔案管理工作制度化、規范化，信息化，不但是我們每個檔案管理工作者奮斗的目標，也是我們應該認真思考的問題。只有不斷采取有效措施，積極探索檔案現代化管理模式，才能逐漸擺脫目前干部檔案所存在的問題，有效地保護和利用檔案，更好地為干部工作服務。

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