如何做好高校檔案管理工作

武瑜

摘 要：很多人對檔案管理工作的認識上存在一個誤區，檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，對管理人員沒有什么高的要求，至使檔案管理工作人員沒有歷史責任感和使命感，隨著計算機技術的快速發展和網絡信息技術的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發生了巨大變化。

關鍵詞：檔案管理；制度；信息化

中圖分類號：H161 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0061-01

為了適應新形勢，跟上時代發展的步伐，更好地發揮檔案的作用，高校檔案管理工作必須拋棄原來舊的管理模式，更新觀念、思想，在提高管理人員素質，完善各項規章制度和提高信息化管理水平等方面狠下功夫。

一、提高檔案管理人員的素質。

不少高校的檔案管理人員缺乏專門的檔案管理人才，管理人員也缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在高校發展中的戰略作用和它的實際意義。有的還是兼職人員，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性，缺乏檔案管理的專業知識，對檔案工作重要性認識不夠等問題，而且計算機應用水平不高和實際操作能力低，管理凌亂無序，不能適應現代化檔案管理工作的要求。

高校檔案工作的發展和現代化的需要對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業務技能已經不能適應工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業務知識和實際工作能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機操作技術和網絡信息技術，系統地學習檔案管理的基本知識，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質是至關重要的，所以建立一支高素質、高水平的專業人才隊伍是目前最緊迫的任務。隨著社會的發展，鼓勵大家樹立不斷學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，堅持與時俱進，不斷提高自己的業務水平，使檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。

二、建立建全的檔案管理規定和制度。

近幾年，雖然高校采取措施，花了不少力氣、功夫，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全、不完善的現象。一是檔案收集材料制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄和原始材料，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不完善、基礎設施差等原因造成紙質檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生。

（1）完善各項規章制度。充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。根據我國《中華人民共和國檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，以法制檔，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定、人員要求等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度，并根據各個部門特色和需要制定相關的補充規定。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（2）引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準、制定嚴密電子文件安全管理制度。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

三、提高信息化管理水平。

隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了很大的變化，由原來單一的紙質載體發展為紙質、電子、硬盤等多種載體共存的局面。然而通過調查發現，不少高校信息化設備依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工來完成。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發展和利用價值，造成了資源浪費。

以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序查找、排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，降低了出錯率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞、關鍵詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發揮檔案管理的作用。在現代化過程中，高校檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內外提供高效、優質的服務。

總之隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。在現代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發生了巨大的變化：管理內容更加復雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰，本文從提高管理人員素質、完善各項規章制度和提高信息化管理水平等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進高校檔案管理工作的進一步發展。

加強高校檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質，不斷完善各項規章制度，提高信息化管理水平及網絡技術等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐，在推動教學改革、擴大宣傳、提高教學質量等方面發揮更大的作用和利用價值，服務于學校，服務于社會。