關于建立國有企業存貨管理內部控制體系的探討

大慶油田儲運銷售分公司 李秀宇

1 存貨管理及內部控制的含義及意義

存貨屬于企業的流動資產。一般情況下，存貨占工業企業總資產的30%左右。商業流通企業的則更高，其管理利用情況如何，直接關系到企業的資金占用水平以及資產運作效率。因此，一個企業若要保持較高的盈利能力，應當十分重視存貨的管理。一般來說，存貨所涉及的主要業務活動包括采購原材料、生產成本、核算在產品、庫存管理、發出產成品等環節過程。

內部控制，是指企業為了保證業務活動的有效進行，保護資產的完整，預防發生錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定的政策與程序。一項好的內部控制體系應該達到以下標準：第一，控制觸及企業經營的各個環節和各個方面，不留下控制死角，也就是說企業的各項經營管理活動均應納入內部控制范圍；第二，事權劃分明確具體，具有很強的操作性，也就是說內部控制制度作為一種制度要能真正成為企業管理者的行為規范，操作方便；第三，控制程序規范，過程控制受到特別重視，也就是說內部控制要形成科學的機制，尤其是把對經營管理過程的控制放在突出的地位，通過控制，能防患于未然；第四，具有良好的控制效果，內部控制的功能得到有效發揮。

存貨內部控制是企業內部控制的重要環節之一，是內部控制中的應用控制。一般會涉及計劃、生產、銷售、保管、財務等部門。根據業務流程，可以分為采購、入庫、領用、帳存、盤存等方面。

2 建立企業存貨管理內部控制體系的方法

2.1 首先要建立科學高效的存貨管理制度

建立起科學高效的存貨管理制度，并隨著企業的發展不斷完善。存貨的日常控制方法應采用存貨歸口分級管理責任制。制定指標部門應參照歷史數據，結合本期實際情況，分解存貨資金計劃指標給企業各有關職能部門進行管理。例如：各種材料物資歸口部門管理，產品、半成品、廢品歸口部門等，各歸口部門負責制定分管存貨的資金定額和具體的管理辦法。然后將各部門分管的指標層層分解下達到所屬各級單位和個人，實行存貨的分級管理。

2.2 建立物資采購審批內部控制

理順物資采購審批流程，由采購部門根據企業生產經營的計劃和材料采購申請編制采購計劃，提出具體的采購商及采購目錄，經計劃主管計劃的負責人審核后報主管領導審批。通過建立科學的審批環節，強化對采購物資的過程控制，有效提高物資采購效率和管理水平，保證存貨采購業務按計劃申報程序進行。

2.3 建立存貨采購合同內部控制

在日常工作中認真按照內控流程操作，做到“嚴把三關”。即在采購合同簽訂階段，嚴把資質審查關；在合同執行階段，嚴把審批審核權限關；在合同付款階段，嚴把合同履約監督關。嚴格控制供貨商資質，詢價文件、招投標文件等重要風險點，同時，加大對合同履行全過程管理，依據《合同檢查情況報告》、《合同履行情況處置催告單》等控制實施證據向合同各個環節滲透，有效地預防了事后合同的發生和各類舞弊事件的形成。

2.4 建立材料驗收與入庫的內部控制

要保證存貨采購標的額、質量與合同保持一致，做到準確、安全入庫。外購存貨應符合內部采購與付款的有關規定；重點是對取得存貨的品種、數量、規格、質量和其他相關內容進行準確驗收，并設置存貨明細帳。在收到供貨單位發票、運單后填寫收料單，倉庫保管部門根據驗收單驗收存貨，填制入庫單，登記存貨臺帳，將發票、運單連同收料單送回財務與采購部門。

2.5 建立材料領用與發出內部控制

存貨領用須經部門負責人審批簽字。應保證存貨領用無誤，手續齊全。倉庫保管要審核領料單，雙方要檢查數量和質量，并簽字或蓋章。材料發出后，保管人員要按計劃價格標明金額，登記材料卡片，并轉材料記賬員記賬后隨發料匯總表定期送往財務部門。財會部門根據材料記賬員的發料匯總表按用途匯總分配，匯總領料單，分攤材料成本差異，分類制證，登記有關賬務。

2.6 建立物資倉儲與保管內部控制

根據銷售計劃制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結構和數量。加強日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。同時，要建立存貨清查盤點制度，如有盤虧和盤盈，應分清責任，報告有關部門及時處理。財會人員年底應會同物資管理部門抽查存貨盤點，對于生產中已無轉讓價值的存貨及其它足以證明已無實用價值和轉讓價值的存貨，根據主管領導和相關部門批準的處理意見，同倉庫保管員共同調整存貨賬務，以確保賬實相符。

2.7 建立存貨的監督與檢查機制

定期檢查存貨業務的相關崗位和人員的設置情況；定期檢查存貨業務授權批準制度的執行情況；定期檢查存貨收發、保管制度的執行情況；定期檢查存貨處置制度的執行情況；定期檢查存貨會計制度的執行情況。內部檢查如：同一型號物資在“計劃”、“合同”、“采購”、“驗收”等環節產生的實施證據對比其規格、價格、廠家上的邏輯關系是否正確，看其是否有舞弊行為。通過不斷地監督檢查，完善企業存貨業務的內控流程與規章制度，建立企業有效的良性循環。

3 對于加強存貨管理的幾點建議

3.1 基于完善的企業組織架構，實施有效存貨內控管理

企業組織機構主要是確保商品流通企業正常運行的基本框架，包括整體架構、權責分工兩部分。企業在明確劃分各個部門權責的同時，實現內部牽制，增強各部門的團結協作能力，發揮合力作用，各部門相互配合，但是互不干擾，權責分明，有序執行。

3.2 做好崗位分工控制

首先，在完善的組織架構基礎上，建立存貨業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保存貨業務的不相容崗位相互分離、相互制約和監督，如采購、驗收與付款；保管與清查；銷售與收款；存貨處置的申請與審批；審批與執行等。其次，授權批準控制，明確審批人對存貨業務授權批準方式、程序和相關控制措施的權限責任，不得越權審批；明確經辦人員的職責范圍和工作要求，對于超越權限的業務有權拒絕辦理，并向上級報告；嚴禁未經授權的機構人員辦理存貨業務。再次，制定存貨業務流程，明確存貨的取得、驗收與入庫、倉儲與保管、領用發出與處置等環節的控制要求，做好相應的記錄與憑證保管。

3.3 加強業務人員的風險素質

為保證內控制度能有效執行，讓員工定期參加一些日常不參加的會議，這將增強相關業務人員的協作精神，同時也可拓展他們視野。如在存貨管理的整個業務流程上，相關控制點上的業務人員可相互聽取會議，這有利于他們動態地觀察整個業務流程，而不是孤立地看某一點。另外可實行業務鏈中相關崗位的輪崗制度，這可增強員工的實踐經驗，為今后順利開展工作，提高風險認識。

3.4 發揮考核評價的重要性

考核評價是企業實行內部控制的重要內容，主要在于評價員工的執行狀況，采取必要的獎懲措施，充分激發員工積極性。通過完善考核體制，既要全方位檢驗內部控制管理手段是否落實到位，也要將企業日常工作與戰略目標相結合，通過激勵政策，將績效考核與員工待遇相掛鉤，將績效考核與選拔管理人員相掛鉤，提高企業和員工的互動性，提高工作效率。由上可見，隨著市場經濟發展步伐的加快，企業實行內部控制管理，可有效提高企業經營管理效率，確保會計信息的真實性、可靠性，提高資產安全性與完整性，順利實現戰略目標，為企業營造一個良好的發展環境，提升核心競爭力。

總之，建立健全合理、有效的存貨內部控制體系，不僅能促使企業工作流程更加暢通、工作職能更加明確、工作責任落實更加到位，而且人人都知道自己該“干什么”、應該“怎么干”，出了問題該由“誰負責”。還能使企業加強成本控制，實施低成本戰略，促進企業生產經營持續穩步發展，達到以效益為中心，向管理要效益的目的。

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