應加大計算機技術在地質資料檔案管理中的應用力度

孫文剛

吉林省第四地質調查所，吉林 通化 134001

1 要深刻理解計算機技術對地質資料檔案管理的重要作用

從20 世紀80 年代開始，計算機在檔案管理中的發展和應用，給地質檔案管理帶來前所未有的沖擊。首先，利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將地質檔案檢索系統輸入計算機之中，全面提高了檔案檢索的質量和速度。其次，由于地質電子檔案的大量涌現，促使傳統的固態檔案錄入了計算機，建成數字檔案館，為地質檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。第三，為了適應地質資料檔案的快捷查找，也促進了各地勘單位各種類型的計算機網站的建立。其次，地質檔案載體的變化，逐漸替代了以紙張為介質傳遞信息的傳統模式。利用計算機和網絡來儲存、查找檢索和利用信息，服務范圍得到拓展，改善了服務環境，使地質檔案信息得到更好的利用，順應了時代的要求。這主要表現在：

（1）計算機技術有利于地質資料檔案管理的收集，存儲以及檢索和保護等各方面作用的實現。在地質資料檔案管理中，通過計算機技術可以實現掃描或者手工錄入的方式將傳統的地質資料檔案管理信息轉換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將地質資料檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現存儲。計算機技術在地質資料檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現對檔案的管理工作。總之，通過計算機的掃描和光盤存儲，既節省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現自動化管理具有非常重要的意義。

（2）計算機技術有利于實現地質資料檔案管理信息的系統化管理。在地質資料檔案管理中，傳統的地質資料檔案管理對于數量龐大，種類繁多的信息，往往很難提高管理效率，而計算機技術在地質資料檔案管理中則能夠通過對信息的接受和檢索，實現高效率的信息管理；同時利用數據庫管理系統的相關軟件快速的實現接受、登記以及分類的處理等職能的實現。相對于傳統的地質資料檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優勢，因此，通過計算機建立應用計算機系統，實現地質資料檔案管理的自動化檢索，充分發揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學的管理和決策服務，充分實現系統化管理。

（3）計算機技術為地質資料檔案管理系統提供充分的技術依據。隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，計算機技術被廣泛的應用到地質資料檔案管理中，為實現地質資料檔案管理的數字化提供了充分的技術依據。首先，分布式計算機體系的成功實現，為實現地質資料檔案管理的集成化管理和集成服務提供了機會和支持；其次，數字化設備的迅猛發展，為地質資料檔案管理提供了先進的管理設施和服務。

2 要充分認識計算機技術在地質資料檔案管理的應用中存在的問題。

（1）從目前的地質資料檔案管理分析來看，大多都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統的手工檔案模式往往是以地質資料檔案信息為核心，其工作對象不是現有的地質資料檔案信息，往往都是一些紙質材料。在具體的地質資料檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在地質資料檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態，其功能并不能得到最大化的發揮。

（2）地質資料檔案管理中引入計算機技術，通過計算機技術建立數據庫之后，導致原有的數據庫規模變小，標準化程度降低，而且在通過計算機建立數據庫的過程中，大部分都是低水平的重復建設，而且其服務范圍狹窄，嚴重影響著地質資料檔案信息數據庫的利用率和效率。

（3）在通過計算機技術建立現代化的地質資料檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。一方面，應用計算機技術實現了地質資料檔案管理的現代化，但是一向熟悉與傳統地質資料檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內滿足現代化管理的業務要求；另一方面，作為地質資料檔案管理人員，在利用計算機技術建立現代化地質資料檔案管理的過程中，相關人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網絡化技術，這也是對新時期下的地質資料檔案管理人員提出的新的要求。

3 要進一步完善計算機技術在地質資料檔案管理中的應用措施

在我們的信息系統中，地質檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位和作用。檔案電子化是目前地質檔案管理工作必須實施的重要工作，這已經成為我們的共識，而且在地質檔案的管理中計算機的應用確實帶來了非常顯著的成績。在地質檔案信息管理中，計算機技術具有手工管理所無法比擬的優勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優點,這些優點可以大大提高檔案管理的效率,也是地質檔案管理部門的科學化、正規化管理的重要條件。但是目前地質檔案管理工作仍然存在有人工管理或半人工管理狀態,檔案的信息功能不能得以充分發揮。所以,為了適應地質信息處理技術發展的要求,必須進一步完善計算機技術在地質資料檔案管理中的應用措施，提高地質檔案信息現代化管理水平,讓計算機技術這種新興的技術手段,在地質檔案信息管理中得到更加廣泛的應用。

（1）要充分重視計算機在檔案管理中的作用。首先，檔案管理部門以及相關的檔案管理人員必須充分認識到計算機在地質資料檔案管理中的意義和價值，形成使用計算機進行管理的意識；其次，重視計算機技術的投入和使用從財力、物力、人力以及配置等各方面實現網絡化管理，加大計算機硬件設備和軟件設備的投入。

（2）要注重人才的培養，重視對相關人員的培訓。一方面，重視這方面的專業人才的培養，安排在計算機操作和應用方面具有專業水平的人員，提高應用計算機的使用效率；另一方面，重視對專業人員的培訓，加大培訓力度。

（3）重視創新，提升管理水平。現代化的地質資料檔案管理更需要創新，計算機技術的應用也依賴于創新，一方面，檔案管理人員在現代化的地質資料檔案管理工作中，不僅要具備基本的業務知識，還要具備創新的思維，實現創造性的工作，使計算機技術在地質資料檔案管理中得到更有效的發揮；另一方面，運用計算機技術管理檔案，必須制定一套有效的、規范的工作制度，采用現代化的、科學的標準，建立一個完整的管理系統，保證整個地質資料檔案管理的有序進行，這也要求地質資料檔案管理人員必須不斷的努力學習新知識、掌握新技術，綜合提高自身的工作能力。