淺談高校檔案管理工作的現代化

摘要：為了充分發揮檔案在高校改革與建設中的重要作用，及時而有效地為高校教學、科研、管理等方面服務，就應該盡早的實施檔案管理的現代化。首先，實現現代化的檔案管理是高校的迫切需求；其次，實現檔案管理現代化首先必須做到轉變觀念，強化意識。第三，在實現檔案管理現代化的道路上，計算機水平的提高不容忽視。最后，實現檔案管理現代化的關鍵就是建立一支高素質并且掌握現代檔案的管理技術的隊伍。

關鍵詞：現代化；計算機；檔案；管理；高校

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）17-0018-02

如今的時代是信息技術高速發展的時代，這給我們的檔案管理工作帶來了一些不可避免的新問題、新情況。隨著高校教育體制改革的不斷深入，作為高校工作重要組成部分的檔案工作愈來愈顯示出其不可或缺的重要作用。建立一支高水平并且掌握現代化檔案管理技術的管理隊伍顯得尤為必要。然而，怎樣建立一支這樣的隊伍，如何提高檔案現代化管理水平，在很長一段時間以來一直沒有得到人們足夠的重視。目前仍有一些高校，其檔案工作還停留在保守、落后的水平上，一方面表現為檔案信息交流與基礎業務相對薄弱，對于檔案的利用率也比較低。另一方面則是管理制度的落后等問題。在新時期的高等教育工作中，要更好地提高檔案管理水平，就必須推進高校檔案管理現代化進程。為此，我們一方面要在如何充分發揮檔案工作人員積極性和創造性等主觀方面做文章，另一方面要通過發展計算機、網絡通信等現代化技術與設備建立檔案管理系統。只有這樣我們才能改善工作方法，從而更科學合理地使用檔案，使檔案的社會價值的得以實現。

一、實現現代化的檔案管理是高校的迫切需求

充分利用檔案實現其自身價值就需要加強現代化的檔案管理。以科學的管理為基礎，側重于現代科技理論的應用等手段和方法來研究和處理文件的管理工作和檔案工作，使之更加趨于完善。檔案的管理也會趨于規范和科學。隨著高等院校的發展，經濟實力逐步提高，檔案管理工作也取得了相應進步。首先，學校領導對此給予支持和重視，投入資金，設立專門機構，配備專門人員進行管理，添置安保設備，確保檔案安全。第二對于檔案的收集、歸納以及管理等一系列問題，學校遵從《檔案法》制定嚴格的管理制度，使檔案管理工作走上制度化和規范化的道路。第三，建立一個專業的團隊和一批兼職人員的網絡管理團隊，共同管理每年各部門的檔案等資料，這些資料經過收集、整理、立卷等步驟后統一提交學校中心檔案室，再由中心檔案室集中管理。第四，學校加強對廣大教職員工的法制宣傳教育，提高員工的正確檔案意識。第五，增設檔案室的硬件設施，完善管理機制。提高管理水平。當前，從一些部門的管理工作來看，檔案管理仍存在一些問題。檔案管理人員素質不高，再加之觀念陳舊，以至于很多硬件設施如計算機等的優勢難以充分發揮。自然這樣的檔案管理工作也很難滿足目前形勢發展的需求。所以，加快現代化的檔案管理步伐是高校的迫切需求。

二、實現檔案管理現代化首先必須做到轉變觀念，強化意識

為了跟上當今時代的腳步，更好的適應信息高速發展的需求，檔案管理工作的現代化進程要加快。一直以來，在查找檔案方面，受傳統觀念的影響，多采用人工查找的方法。即便是采用了計算機等硬件設備，由于仍處于剛剛起步階段，水平不高，難以使其很好的發揮作用。因此，查找速度緩慢，效率很低。這么一來，很難滿足當今時代高速發展的要求。當今時代要求檔案館不僅要成為永久保管檔案資料的基地，還要成為為改革開放和現代化建設服務的信息中心。為此，作為新時期的檔案管理工作人員，應解放思想、更新觀念，擺脫長期以來傳統思想的束縛，大膽革新，使高校的檔案管理事業沿著一個積極良性的方向發展下去，使其更好地適應時代的發展需求。

三、在實現檔案管理現代化的道路上，計算機水平的提高不容忽視

在當今社會，計算機的應用已經逐步進入了我們生活的每一個角落。而在高校的檔案管理工作中，計算機應用程度的多少直接影響著管理水平的高低。時代發展迫切要求高校的檔案工作盡早從繁雜的手工操作中解放出來。在學校里，圖書檔案、學籍檔案、人事檔案等眾多繁雜而重要的信息資料需要統一整理成一個資料庫。這樣，學校就需要增加資金投入，添置足夠的計算機等硬件設備，使高校的檔案管理工作盡早實現現代化。目前，學校已經有了自己的校園網絡。學校的老師們以及各部門工作人員可以根據校園網輕松地查到自己所需的信息資料，大大提高了工作效率。同時，校園網與全國的教育科研機構相連，并向社會開放，實現了資源共享，從而適應了現代化發展要求。

四、實現檔案管理現代化的關鍵就是建立一支高素質并且掌握現代檔案的管理技術的隊伍

檔案工作是一項政治性，政策性和紀律性都很強的工作，它要求從業人員必須具有較高的政治素質和政治理論水平，平時必須認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，認真學習和領會江澤民同志關于“三個代表”的重要思想，同時要認真學習好《中結人民共和國檔案法》并以之作為平時工作的指導性原則。檔案工作又是一項默默無聞，頗為瑣碎，往往不被人看重的工作，所以檔案工作者一定要樹立不為名、不為利、甘于奉獻的精神，做到敬業——熱愛檔案工作；愛崗——盡職盡責；嚴謹——一絲不茍；慎重——遵守檔案紀律；警惕——嚴守檔案秘密；這也是《檔案法》和檔案制度對檔案工作人員提出的職業要求。要實施檔案管理的現代化，只有一套齊備的硬件設施還是不夠的，還要有一批具有現代化管理技術的高素質人才。他們要具有認真嚴謹的工作精神，良好的政治素養，敏銳的信息意識，積極的創新精神，還有就是高水平的專業素質。要培養這樣一批高素質的檔案管理人才，就需要學校積極為從事檔案管理工作的人員創造條件，為他們創造機會外出參觀學習或者進修，多參加一些國內外的學術交流活動。在國內外的學術交流活動中，他們可以及事了解到現今國內外的一些科技、經濟、檔案學技術等方面的信息，以提高檔案管理的現代化水平。

綜上所述，筆者認為，要實施檔案管理現代化：第一，應該及早認識到高校檔案管理現代化建設的緊迫性；第二，要轉變觀念，增強意識是實施檔案管理現代化的前提；第三，在實現檔案管理現代化的道路上，計算機水平的提高不容忽視；第四，實現檔案管理現代化的關鍵就是建立一支高素質并且掌握現代檔案的管理技術的隊伍。上面說的這幾項都得到了有效的強化后，現代化的檔案管理才能逐步實施到位。

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