高校食堂檔案管理中存在的問題

摘要：高校食堂檔案管理是建設現代化食堂的基礎和條件，管理人員要高度重視檔案的建立和管理；搞好食堂檔案的建立和管理是確保食品安全的前提。食堂檔案資料的收集要全面細致，要突出時間性，要貫穿于食品生產的全過程；食堂檔案管理要標準化和精細化，要堅持管用并舉的原則，充分發揮檔案信息資源的作用，提高高校食堂管理的現代化水平。

關鍵詞：食堂檔案管理；資料收集；科學管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）41-0009-03

俗話說：“民以食為天”，高校食堂歷來是高校領導不能放松的一根弦，也是維護高校穩定的重要基礎。尤其是在新形勢下，物價不斷上漲，通漲仍在延續，因此，當下，必須充分認識到高校食堂工作的重要性。雖然高校食堂工作一直是學校管理工作的重點和難點，如何做好新形勢下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持續發展是學校各項管理工作的重中之重。高校食堂的管理千頭萬緒，如何進行科學化管理，就是擺在我們高校管理者面前的一項重要課題。在各項管理工作中食堂的檔案管理是科學管理的基礎和前提，沒有科學的檔案管理，管理就會成為無源之水，無本之木。只有實施科學的檔案管理，才能為科學管理提供信息和依據。

一、當前高校食堂檔案管理存在的問題

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租賃制。食堂的員工大多以農民工為主，食堂的具體管理者及員工的身份多數都不是學校的正式員工，他們重視的首先是利潤，對于檔案管理往往被忽略或沒有檔案管理這個概念，甚至許多食堂沒有檔案，更談不上檔案管理，這種狀態是與高校檔案管理及學校的發展極不適應的，必須加強食堂檔案建立和管理工作。

1.對食堂檔案管理重視不夠。高校食堂應以服務為前提，不能等同于商業性服務機構，不能以盈利為主要經營目的。學校對食堂的管理首先應科學化、制度化，而不是簡單的做好飯菜滿足就餐者一般性需求。科學化管理需要建立在完善的信息系統，管理科學化，就是綜合運用現代管理理論、技術和方法，對食堂的生產過程進行全時空、全方位的科學管理。尤其是對檔案的科學高效管理，對于降低食堂經營成本、提高食堂系統運行效率、增強食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建設現代化食堂，必須在食堂的檔案管理上下功夫，進而促進食堂管理更加符合現代管理制度的建立和完善，確保食堂管理的標準化、制度化、精細化[1]。

2.克服對檔案管理的可有可無的思想。加強對食堂食品安全管理監督，是管理者的首要任務。在日常管理工作中，發現問題要及時糾正；對違法經營，誘發事端的食堂經營單位或個人，相關單位要及時做出相關處理，要防止與杜絕誘發事故的苗頭和隱患，食堂檔案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，來不得半點馬虎，必須通過建立完善的檔案資料來完成。忽視檔案管理的經營者是不符合現代企業制度建設要求的，是不可能管理出符合現代高校要求的現代化食堂的。

3.食堂務工人員對建立檔案的重要性認識不清。目前食堂務工人員大多是農民工，農民工對個人檔案意識和檔案觀念淡薄是普遍的，也是當前農民工民生檔案建立與管理存在的首要問題。由于缺乏建檔意識以及自我保護意識，對自己專業技能的積累沒有足夠認識，甚至連是否簽勞動合同，是否加入社保、醫保也沒有引起足夠的重視。假如這些合同文件存在，而不能進行有效地保存，致使在發生勞動糾紛、個人合法權益受到損害時，無法出具完整的檔案信息憑證或者翔實的檔案信息資料，使得個人合法權益無法得到保障，同時，也會給未來求職帶來不便[2]。

二、食堂檔案資料的收集與完善

高校食堂檔案的建立是件大事，不僅涉及到食堂的科學管理，更涉及到食品安全以及政治穩定。食堂管理工作不僅要做好事前預防、事中監督，還要做好事后處理。檔案的建立和完善勢必為食品安全提供了保證，由此可見，檔案建立是件事在當代，立在未來的大事。高校食堂檔案資料來源于與食堂有關的各個部門，產生于與食品生產的各個環節，貫穿于食品采購、制作、出售的全過程。食堂檔案的保存和管理，首要的前提是食堂檔案資料的收集，沒有檔案資料的收集，就無法保存檔案，當然也就更談不上檔案管理了。如果食堂資料收集不全面，也就不能全面地保存食堂檔案，而且保存的食堂檔案也不是食堂發展過程的真實記錄和完整憑證。因此，要進一步加強高校食堂檔案管理，必須首先全面、完整、準確、系統地收集食堂檔案資料，避免遺漏和缺項[3]。

1.檔案搜集要做到全面性。關于檔案搜集的全面性，眾說不一各有所長，筆者認為食堂檔案應從以下幾個方面入手：（1）食堂經營許可證、衛生合格；（2）從業人員身體健康體檢證等相關證件、從業人員勞動合同、人員工資表等；（3）食堂制定的規章制度、工作計劃、報告、總結、會議記錄以及管理工作中形成的文件材料和各種會議紀要等；（4）食堂每餐的食譜、價格確定的方案；（5）學生伙食管理委員會的開會記錄；（6）上級主管部門、行業協會等有關于食堂工作的文件和信函；（7）學校黨委、行政的重要文件及學校相關部門發給食堂的文件和相關文字材料；（8）食堂獲得的榮譽證書、獎勵等文字材料；（9）年終結算清單及年終總結；（10）上級領導視察留下的照片及有關對食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同時期建立的水、電、火、中毒等突發事件應急預案。以上十一項內容只是筆者的一孔之見，還不夠完善，還要在食堂的經營和發展過程中，不斷豐富，但目前上述11項內容可以說基本上覆蓋食堂檔案的全部內容，也是高校食堂檔案不可缺少的重要資料。全面地收集和保存上述檔案資料，確保食堂生產全過程得到生動有效的記錄，才能談得上對高校食堂檔案的科學有效地管理。

2.切實做好食堂檔案資料收集的保證工作。高校食堂檔案的建立和完善，除規定具體內容是遠遠不夠，要保障檔案資料收集的全面性，還必須做到以下幾點：（1）必須建立健全食堂檔案法規體系，把食堂檔案收集管理納入到學校檔案管理的統一軌道上來。（2）深入宣傳檔案法規，提高食堂管理者及從業務工人員的認識，增強主管部門和食堂管理者的檔案意識。加強跟蹤管理和對檔案收集的現場指導，提高對檔案資料的收集質量，真實地記錄食品生產的工作流程，保證檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和系統性。（3）設立獨立的檔案管理人員，提高檔案員的素質。加強經常性的業務培訓，實行檔案員持證上崗。

3.食堂檔案資料的整理。檔案資料了的收集僅僅是檔案管理的第一步，更重要的是對所收集到的資料進行有序的整理。加強高校食堂檔案資料管理工作是一個承上啟下的重要環節。食堂檔案有別于其他檔案管理，必須按照時間順序，生產流程，不同類別進行排列編號，以便檔案資料的保存、管理和利用。為此，食堂檔案管理必須堅持完整性，真實性、時間順序性。為了便于日后查找和利用，食堂檔案整理大致可歸納為以下幾類：（1）政策法規類。具體包括各類許可證件；上級文件；規章制度；勞動合同；勞動保險；管理機構組成人員名單等。（2）原料采購類。原材料采購是保證食堂飯菜質量的重要關口，采購的主要食品要保證質量，避免“三無”產品進食堂。為此，包括采購人，供貨單位，每天采購的食品品種和數量、價格等都要一一存檔。（3）生產過程類。食品安全是食堂經營第一要務，食品的生產過程必須嚴格遵守生產程序和制度。各種食品的名稱，食品加工生產過程要記錄到人，確保責任到位。（4）務工人員的個人檔案。主要包括個人履歷，學歷，專業特長證書，工作以來的鑒定及考核材料，社會關系，錄用、聘任、獎懲材料，工資級別，對組織有保存價值的材料等。

三、加強和完善食堂檔案管理的途徑和方法

高校食堂檔案資料的收集和整理是高校食堂檔案管理的重要前提和基礎，然而，所收集的資料能否得到妥善的保存和利用，其關鍵是能否做到科學的管理，科學管理檔案要從以下幾個方面入手。

1.檔案管理人員應具有專業素質。管理是一門科學，搞好管理必須具備專業的管理知識，檔案員也是如此。檔案管理是一門學問，不僅僅限于簡單的資料收集，更重要的是對收集到的資料進行科學專業的管理。建立食堂檔案的過程是件繁雜、勞心、費神的工作，保存高校食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為提升食堂服務質量服務。檔案資料的搜集及整理十分重要，資料收集不全會影響對食堂全貌的記載和有效利用；資料整理不規范會影響到今后的查詢。要科學規范的建立和管理以及有效地利用檔案，檔案管理者的業務素質格外重要，沒有業務素質作保證，檔案的作用就無法發揮，從而也就失去了建立檔案的意義。另外，除業務素質要求外，還要選擇政治上可靠，具有較高的政治素質、高度的責任心、作風正派的人員，因為檔案管理具有嚴格的保密性要求[4]。

2.要強化檔案管理者的服務意識，充分發揮檔案信息資源的作用。建立食堂檔案，保存食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為廣大學生服務好，保障學生有一個健康的體魄，把旺盛的精力投入到學習中去。為此檔案管理人員要明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務的質量如何是衡量檔案管理者職業道德標準，發揮好檔案信息資源的作用，是檔案管理者義不容辭的責任。在某種程度上說，目前，我們許多單位檔案管理只限于管，而往往忽視了如何利用，也就是說檔案的管理大多處于“重管輕用”的狀態，從而使食堂檔案資料利用率非常低，甚至長期“閑置”在書架上、庫房中，使高校食堂檔案管理工作總是在低層次上止步不前。這種狀態嚴重地背離了建立檔案的初衷。為此，食堂檔案管理必須堅持“管、用”并重的原則。檔案的利用不僅是被動的調來調去，檔案管理者應為檔案信息資源的利用提供主動服務，要結合食堂工作的不同時期、不同季節的不同特點，及時向食堂管理及經營者提供有針對性的檔案信息服務。

3.建立、健全檔案管理制度，是充分利用檔案資源的保證。檔案管理是件嚴肅認真政策性很強的工作，檔案工作的管理要嚴格遵守檔案法的有關規定，同時還要結合不同行業的不同特點，完善管理機制，結合工作中出現的新情況、新問題，不斷加強檔案制度建設。首先，要建立健全崗位責任制，使目標管理任務分解到位、落實到人；第二，建立健全檔案借閱制度，保證檔案安全；第三，建立檔案保密、利用制度，工作中嚴格按制度辦事，保證檔案管理的制度化、規范化[5]。

食堂檔案管理對于未建檔案的食堂來說是一件全新的工作，而對已建立檔案的單位還有不斷完善和充分利用的必要。面對現在食堂管理模式及食堂就業人員組成的復雜性，作為管理者要高度重視食堂檔案管理工作，要克服建檔和管理的為難情緒，全面認真的收集經營過程中留下的有保存價值的各種資料，科學地整理和保存檔案資料，充分和有效地利用檔案信息資源，必將為高校食堂現代化建設打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]孫忠柱.高校食堂管理的幾點體會[J].科教平臺，2008，（6）：1-4.

[2]田艷艷.農民工檔案管理的問題與對策研究[J].檔案學研究，2012，（4）：1-5.

[3]趙金鵬.高校學報編輯部檔案管理應在三個方面下功夫[J].管理與改革，2008，（1）：1-2.

[4]朱娟.論現代高校食堂的管理[J].管理觀察，2010，（35）：12-17.

[5]宋安群.加強城建檔案收集工作的對策[J].檔案時空，2012，（10）：36-40.

作者簡介：嚴虹（1958-），女，吉林吉林人，山東工商學院副研究員，研究方向為行政管理。