數字時代 檔案管理轉變初探

摘要：數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響新時期的檔案管理工作，檔案管理發生了革命性的改變。在新形勢下，檔案管理人員究竟該如何適應時代的發展與需要呢？筆者從檔案管理工作的現狀出發，結合檔案管理發展的趨勢，就檔案管理工作的轉變和適應轉變而采取的措施進行了分析。

關鍵字：檔案管理；數字技術；挑戰；對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）30-0012-03

進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，檔案管理發生了革命性的改變，這種改變既有橫向的，也有縱向的，這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。

一、檔案管理面臨三大改變

首先就是檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變，這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變：之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡，面對紛繁復雜、數量龐大的電子文件，傳統檔案館已很難按原有的策略進行檔案收集，數字時代的檔案館或許不再必須接收各機關、組織的電子檔案，而主要是對分散的檔案信息集中管理控制并使其便于公眾利用；而檔案的實體很有可能將繼續保存在產生它們的部門的硬件與軟件環境中，檔案實體或許將有集中統一保管向分散式保管模式轉變。

基于上述檔案館及檔案實體的變化，在數字時代，檔案服務工作也將發生變化。這種轉變首先體現在現在檔案管理的服務形態上，傳統的檔案服務工作主要是在檔案館的閱覽室完成的，一般流程是：根據服務對象需要—從庫房提取檔案給服務對象查詢—送回庫房，這個流程主要是在檔案實體這個“物”上進行；而在數字時代，由于互聯網技術的發展和檔案實體的數字化，檔案信息傳遞將不受時空限制，用戶或許可根據自己享有的權限隨時隨地在網上檢索和查詢所需的檔案信息，大部分用戶可以利用網絡服務終端進行自我服務。在這種背景下，檔案館的服務方式也從單一的“物”的服務向多元、多層次的服務模式轉變，檔案館工作人員的工作重點也將轉變成對檔案實體的信息加工，將無序變成有序；豐富館藏；為服務對象提供信息引導服務。

另外，隨著數字時代帶來的檔案形態的改變，數字時代的檔案館工作人員對檔案實體的保護與管理的重點也將發生變化，檔案管理工作從往昔的重點保護檔案轉變為重點保護檔案信息，注重計算機安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失將是檔案館工作人員的重點。

二、新形勢背景下，檔案管理工作面臨的諸多挑戰

數字科技是一把“雙刃劍”，隨著數字時代的來臨，檔案管理工作在面對上述轉變的同時，也不得不看到目前我們存在的諸多機遇帶給我們的挑戰：

1.目前的數字化管理水平不均衡，管理系統軟件不統一。當前，雖然差不多所有的單位都已普遍使用了計算機系統來進行管理檔案工作，但是這種建立在單位和系統內部的管理，基本上都是各自為戰，沒有一個統一的標準。不同的主管部門的單位，使用著不同的數據庫管理系統，功能不同，類型不同，檔案人員需要重復管理、重復錄入，這不僅帶來了大量的時間上的浪費，而且還會因為數據龐大和人的差異，由此帶來的工作量和可靠性，不得不值得懷疑。

2.對數字檔案的認識還比較滯后，制度建設落伍。目前通行的檔案管理的相關制度，都是建立在紙質檔案為主時代的制度之上的，對數字檔案的認識則主要是影像資料等，還沒有對真正意義上的數字檔案形成一個相對統一的認識，數字檔案的收集、整理、管理及應用在法律上、制度上都還沒有形成一定的較為統一的概念，沒有形成合力，無法形成一定的效力。

3.傳統的立卷制度也將面臨改革。由于數字技術的發展，我國原有的立卷制度也從“案卷級管理”變為了“文件級管理”，文件不裁不訂等方法也都是為了適應數字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已經無法完成相關要求，原有的立卷制度已嚴重制約了現代檔案工作的發展。由于沒有一套統一的規定，在目前這個探索時期，各部門、各系統各行其是，給檔案的管理、保存、統計、整理都帶來了一定的影響。而且，如果不及時予以處理，這種影響產生的后遺癥將會在較長時間里影響檔案管理工作。

4.缺乏高級管理專業人員，檔案管理工作投入不足。受傳統觀念的影響，目前檔案管理工作人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡，已成為制約檔案管理工作發展的一個重要因素。

另外，同樣是受到傳統觀念的影響，檔案管理的投入不足也是影響檔案管理發展遇到的重大瓶頸。而投入的不足，又與現代化的檔案管理的意識有直接關聯。由于現代檔案管理意識普遍較低，導致檔案管理投入不足，尤其是基層單位，設備更新換代滯后，基礎設施簡陋，安全措施沒落實，相當部分的檔案室建設不標準、不規范。至于檔案室的自動化、數字化建設，那就只能說是一種奢望。

三、檔案管理人員該如何應對挑戰

面對機遇與挑戰，數字時代的檔案管理工作究竟該如何去尋找突破呢？筆者認為：

1.應該加大對檔案管理工作的投入。加大檔案管理工作的投入，既包括物質投入，也包括人才投入。要不斷改善檔案管理的硬軟件環境，提高檔案管理的硬件配置，提升檔案管理的人才素質，強化人員培訓，使之不斷適應日趨復雜的檔案管理現狀。

2.檔案管理的決策者和執行者都要轉變觀念。觀念轉變是一切物質轉變的前提，決策者和執行者需要不斷提高對數字時代檔案管理的認識，正確認識到檔案管理工作在當前時代背景下的重要作用，實現管理型向服務型的轉變，不斷完善服務理念。

3.檔案管理工作人員要加快業務能力的提升。首先，檔案管理工作人員要加強學習，提高創新能力和對新時代檔案管理方式變化的適應能力。隨著社會的不斷進步，科技的迅猛發展，知識更新換代的速度越來越快，周期越來越短，檔案管理人員如果不加強學習，加快業務能力的提升，不及時了解檔案管理現代化的現狀及趨勢，很有可能不能適應社會發展對檔案管理提出的諸多新要求，就不能勝任日趨多樣化的檔案服務要求。唯有不斷的主動學習、積極學習，及時掌握信息技術和現代管理等相關知識，不斷提升數字技術的能力和水平，才能適應現代檔案管理的要求。與此同時，作為現代化的檔案管理人員，還要富有創新精神，不斷拓展檔案資源的內涵和外延，最大限度地發掘檔案服務的潛質，提升檔案服務的水平，以適應現代化的檔案服務要求。

4.要上升到制度層面，國家及有關管理機構要加強統一的調度和管理，形成統一的、可操作性強的管理體系和工作方法，緊跟數字時代發展的步伐。

一方面，要加快建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

另外一方面，制定科學合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范。隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范，將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

與此同時，國家檔案管理機構還要研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件，解決管理軟件“程出多門”的現狀，從根本上解決管理檔案的不均衡性和軟件環境的復雜性現狀。

綜上所述，只有多管齊下、多措并舉，通過檔案管理人員、檔案管理決策人員的共同努力，才能促進我國檔案管理事業的高速發展。

參考文獻：

[1]張記銘.淺析檔案管理現代化[J].黑龍江對外經貿，2010，（5）.

[2]夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].圖書與傳媒，2009，（16）.