關(guān)于加強高校教學(xué)檔案管理工作的思考

摘要：高校教學(xué)檔案的管理是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標志之一，它是學(xué)校進行學(xué)生畢業(yè)資格審核的主要依據(jù)，也是反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要憑證，它對推進教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化具有重要的意義。本文基于這一認知對教學(xué)檔案的管理工作進行探討，以期推進該項工作的探索。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；歸檔；制度

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）38-0014-02

教學(xué)檔案是學(xué)校在從事教學(xué)、科研以及其他各項教學(xué)活動中直接形成的，對指導(dǎo)和管理教學(xué)、推動教學(xué)改革起著重要的作用。

一、檔案管理對高校的發(fā)展有著重要的意義

教學(xué)檔案是教學(xué)運行過程的具體表現(xiàn)，它是學(xué)校進行學(xué)生畢業(yè)資格審核的主要依據(jù)，也是反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要憑證，它直接涉及學(xué)生的切身利益和教務(wù)管理工作的質(zhì)量。加強教學(xué)檔案的管理，無論是對學(xué)校的發(fā)展，還是對教學(xué)管理水平的提高都具有重要的意義。

1.它是學(xué)校教學(xué)活動最重要的原始記錄。教學(xué)檔案反映了學(xué)校一切教學(xué)活動從開始到結(jié)束的全過程，同時，它又會對教學(xué)管理的過程起更好的監(jiān)督作用。它真實地記錄了教學(xué)的全部過程及教學(xué)管理的質(zhì)量。在日常教學(xué)活動中，所存在的不合理或不科學(xué)的問題都會體現(xiàn)在相關(guān)的教學(xué)檔案上，因此，可以依據(jù)教學(xué)檔案的原始記錄的內(nèi)容，不斷改進和提高教學(xué)管理水平。

2.它是進行教學(xué)研究和教學(xué)改革的重要依據(jù)。教學(xué)檔案是一切教學(xué)活動的真實體現(xiàn)。當(dāng)教學(xué)活動或教學(xué)管理需要改革時，教學(xué)檔案可以提供具有針對性的參考，通過教學(xué)檔案，可以找出當(dāng)前存在的問題，重新調(diào)整或制定新的規(guī)章制度及教學(xué)運行中的各種方案，比如教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案及學(xué)生的考核方式等都可以借鑒教學(xué)檔案。

3.它是學(xué)校辦學(xué)能力及學(xué)生資格審核的重要依據(jù)。考核一個學(xué)校的教學(xué)水平，第一要看的是它的教學(xué)檔案材料。通過教學(xué)檔案可以初步地了解學(xué)校的教學(xué)管理水平和辦學(xué)能力。另外，畢業(yè)生的出國、當(dāng)兵、成績及學(xué)位的資格審查主要是通過教學(xué)檔案的資料提供相關(guān)的證明材料。因此，無論是對教學(xué)評估，還是為用人單位提供資格審核，教學(xué)檔案的管理都有其重要意義。

綜上所述，無論是教學(xué)檔案的管理者，還是教學(xué)過程的執(zhí)行者，都要對教學(xué)檔案的重要性有足夠的認識，只有這樣才能不斷提升教學(xué)檔案的管理水平，有效地建立和利用教學(xué)檔案，為學(xué)校各項工作服務(wù)。

二、教學(xué)檔案管理工作的有序開展

教學(xué)檔案管理工作涉及的部門和人員非常廣泛。為使教學(xué)檔案的及時性和有效性得以保證，學(xué)校應(yīng)根據(jù)具體情況指定專人或?qū)Ｂ氝M行檔案管理。

1.教學(xué)檔案的搜集。搜集原始檔案資料是教學(xué)檔案管理工作的基本前提。在學(xué)校的教學(xué)運行過程中，一些具有價值的原始材料需要保存。作為教學(xué)檔案的管理人員首先應(yīng)明確哪些材料需要收集，而且要采用最先進的科學(xué)方法進行收集。應(yīng)對收集的材料進行整理、分類，及時地歸檔。同時，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計劃，定期歸檔。此外，一切教學(xué)活動都來源于學(xué)校的各個部門及學(xué)校的師生。要使所有的原始資料搜集準確，確實有一定的困難。特別是現(xiàn)在的教學(xué)模式多樣化，“2+2”出國學(xué)生、國內(nèi)大學(xué)交換生數(shù)量的不斷增加，特別容易導(dǎo)致檔案的漏存。這些問題都是我們在教學(xué)檔案的管理過程中應(yīng)特別注意和避免發(fā)生的問題。

2.教學(xué)檔案的整理歸檔。教學(xué)檔案的整理是一項復(fù)雜細致的工作，做為檔案的管理者應(yīng)按檔案管理的相關(guān)流程做好要檔案的前期準備工作，如文件的歸類、卷宗題目、文件的排列次序、打印頁碼、錄入卷內(nèi)存檔目錄等。此外，在教學(xué)檔案歸檔的過程中，一定要依據(jù)最真實的原始資料，防止弄虛作假。特別是在歸檔的過程中應(yīng)按一定的次序搜集材料，如教學(xué)、科研、管理等不同的階段進行。只有在所有資料齊全的情況下才能歸檔，使得相關(guān)材料更加連續(xù)、清晰、全面、真實，從而確保教學(xué)檔案材料的真實準確。

3.教學(xué)檔案的保管。學(xué)校對教學(xué)檔案的保管，必須制定科學(xué)、客觀的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循。特別是當(dāng)今社會做假技術(shù)先進，使檔案管理的工作尤為重要。對于教學(xué)檔案的保管應(yīng)指定到人、到物。要由原則性強，同時又有一定的教學(xué)管理經(jīng)歷的人做檔案保管工作。隨著現(xiàn)代教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的不斷完善，我校已建立和應(yīng)用了部分電子檔案。這樣不僅可以減少儲存空間及人力等成本，同時也可以對一些允許公開的檔案建立查詢平臺，方便社會及學(xué)生的查詢，同時也方便了檔案的數(shù)據(jù)整理。

三、明確教學(xué)檔案管理工作的責(zé)任

1.制定教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。首先要制定符合國家檔案管理規(guī)定且符合學(xué)校具體情況的檔案管理制度，既要科學(xué)又要客觀且人性化的教學(xué)檔案管理實施辦法。檔案管理要智能化、人性化，既要便于管理又要方便查閱。另外，要確立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，無論是原始資料的搜集，還是整理立卷后的檔案都要由專人負責(zé)保管，做到責(zé)任到人、到物。教學(xué)檔案管理工作較為繁雜，不僅要有章可循，還要使全校師生對教學(xué)檔案管理工作的重要性有明確認識，并且使他們認識到教學(xué)檔案的管理涉及他們的切身利益，使人人重視檔案管理工作。

2.樹立服務(wù)意識。無論是學(xué)校評估，還是學(xué)生步入社會，都需要查閱教學(xué)檔案。它是重要的“通行證”之一，查閱檔案是評估學(xué)校的教學(xué)水平和管理水平的主要依據(jù)。無論是學(xué)生考研、出國、應(yīng)聘單位等，都需要提供在校的學(xué)歷、成績單等證明材料。所以教學(xué)檔案也是學(xué)生升學(xué)、就業(yè)最重要的考核材料之一。現(xiàn)在的用人單位不僅要看各種學(xué)歷證件，同時還需要學(xué)校出具的檔案證明材料，如出國留學(xué)學(xué)生的成績大使館需要函電核查等，這就需要我們樹立良好的服務(wù)意識，并要原則性強，不弄虛作假。同時為他人著想，制定人性化的管理流程。加強學(xué)校的檔案管理工作，也防止了假的證明材料給社會帶來的危害。因此，要充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，樹立服務(wù)意識，使檔案管理工作在社會中發(fā)揮它的重要作用。

3.提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。要做好教學(xué)檔案管理工作，不但要有良好的服務(wù)意識，還要有過硬的業(yè)務(wù)能力。因此，要定期對教學(xué)管理人員采取多種渠道、多種形式的教學(xué)檔案管理知識的相關(guān)培訓(xùn)。只有這樣，才能使檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。做到與時俱進，主動摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，只有這樣才能不斷提高教學(xué)檔案管理工作，使其為社會做出應(yīng)有的貢獻。

4.用現(xiàn)代化管理方法管理教學(xué)檔案。在教學(xué)檔案管理工作中，我們不但要有先進的管理理念，同時也要提高檔案管理的技術(shù)水平，改善檔案管理設(shè)備，使教學(xué)檔案管理工作更加先進科學(xué)。先進的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建立，能使檔案得到更充分的利用，并能充分發(fā)揮檔案管理工作的實效作用。

總之，在高校的發(fā)展建設(shè)中，高校的教學(xué)檔案有著非常重要的作用。它是一個學(xué)校發(fā)展的歷史見證。高校應(yīng)充分認識教學(xué)檔案管理工作的重要意義，不斷提升教學(xué)檔案管理的先進管理水平，形成先進的檔案管理模式，從而更好地推動教育教學(xué)工作的開展。

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