事業單位人事檔案管理探析

林偉紅

（中共懷化市委黨校，湖南 懷化 418008）

事業單位人事檔案管理探析

林偉紅

（中共懷化市委黨校，湖南 懷化 418008）

隨著事業單位改革力度的不斷深入，人事檔案管理工作就更顯得尤為重要。針對當前人事檔案管理工作存在的認識不夠、手段陳舊等問題，人事檔案工作應提高認識，規范管理，創新工作思路，建立健全我國的人事檔案管理長效機制，加強信息化建設，進一步提高工作質量和服務水平，使人事檔案管理工作更好地為社會主義現代化建設服務。

事業單位；人事檔案管理；檔案信息化

一、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理工作重要性認識不夠，管理機制滯后

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，關系到廣大干部的切身利益。但是，長期以來一些工作人員對人事檔案工作的重要性認識不夠，雖出臺了《干部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），但實際情況是常常落不到實處，認為只要材料不丟失、不泄密，能應付人員流轉、任用提拔、職稱申報就行；只要“能有就好、能用就好”，敷衍了事。因此，檔案工作長期處于被動應付狀態，難以有效發揮人事檔案作用。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作,未把人事檔案管理工作納入到議事日程，設施建設、經費投入、專業培訓等等往往靠后站，檔案工作自然做不好。調查中，部分單位在管理過程中職工檔案的管理基本處于隨意狀態，存在諸多問題，如管理分散、缺少監督機制、基礎設施普遍較差、檔案內容缺失、轉遞手續不健全等。

（二）人事檔案管理手段陳舊，信息化水平不高

目前大部分部門和單位還處于紙質檔案管理階段，沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理手段還一直采取手工編輯、檢索方式。信息查閱與統計也還是使用最原始手工方式進行，造成人力大量浪費，效率低下。大部分單位沒有單獨的人事檔案管理軟件，無法進行信息查詢和檢索，更談不上檔案信息化。

（三）人事檔案材料收集、整理制作不規范

中組部下發《關于印發〈干部人事檔案材料收集歸檔規定〉的通知》（中組發[2009]12號）（以下簡稱《規定》）的文件要求，抓緊完善工作制度，規范材料收集、歸檔范圍，確保干部人事檔案的真實可靠。但在人事檔案中經常出現很多不規范的情況：如有的材料書寫墨水不規范，姓名有別字，三齡有出入；有的工作人員不能及時將材料收集歸檔，造成部分材料缺失，致使個人檔案材料不全面；有的在提拔時，才發現檔案缺失重要材料，給組織和個人帶來很大的麻煩；有的干部履歷表、年度考核表、考察材料無審批意見、無公章、無日期、無簽名，難以鑒別其真偽；有的檔案材料千篇一律，不能反映真實情況等。

（四）管檔人員隊伍素質有待進一步提高

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理。這就要求檔案管理人員不僅政治性、保密性強，而且要求業務精通。但實際情況卻是人員配備不到位。一些單位以機構改革人員變動頻繁為由，檔案管理工作由人兼職管理或非專業人員管理，因沒有經過檔案專業知識系統的培訓，對檔案管理工作不是很了解，工作上就難免會出現誤差。因工作人員工作繁忙而不能及時歸檔整理，存在著人事檔案材料不完整的情況。有的檔案工作人員認為這項工作不引人注目，默默無聞，枯燥乏味，又不容易做出成績，工作怕麻煩，不嚴格執行規章制度。由于人事檔案管理人員配備不到位，業務不精通，責任感不強，直接影響人事檔案的管理質量。

二、加強事業單位人事檔案管理工作的措施

（一）加強領導，提高認識水平

《條例》對干部檔案工作的重要性、必要性進行了深刻的闡述：“干部檔案工作，是黨的干部工作的一部分。它是為貫徹執行黨的干部路線和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。”因此，各級黨委、部門要加強領導，把人事檔案工作放到議事日程，逐步提高人們對檔案重要性認識，增加經費投入，并納入部門年度預算，加大硬件設施投入，購置和使用先進管理軟件，使檔案能更好地為黨委、政府選拔人才，為社會主義現代化建設服務。

（二）建立健全檔案管理機制，提高制度化建設水平

要建立健全管理制度，加強檔案的制度化建設，規范檔案管理，提升管理服務水平。一是建立人事檔案收集制度，做到分類清楚、檔案時間順序準確。二是建立檔案轉遞制度。明確人事檔案要通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或由本人自帶。三是建立人事檔案管理人員職責制度。進一步規范工作人員的職責，防止利用職權轉借檔案，造成檔案的丟失。還要對檔案收集歸檔、鑒別整理、保管保密等內容和程序進行比較具體詳細的規定。

（三）規范人事檔案管理方法，提高基礎工作水平

《條例》對檔案的收集、鑒別和歸檔、分類整理、保管等基礎工作進行了具體的規定，要抓住幾個基本環節，使檔案達到“完整、真實、精練、實用”的要求。一是及時收集、認真鑒別干部檔案材料，確保檔案材料完整、真實。為確保檔案材料的完整、真實，應本著實事求是的原則，認真鑒別、嚴格審查，未經組織審查蓋章或本人簽字的一律不歸檔；應經常與檔案形成部門保持密切聯系，把反映干部德、能、勤、績的材料歸入干部檔案，還應重點收集反映業務水平、科研成果、論著以及學歷培訓等材料。二是規范材料用紙標準，做好檔案材料的分類整理。《條例》第二十條指出：“干部檔案封皮、目錄和檔案袋應做到規格統一、樣式一致。凡新制印的，一律按統一規格、樣式制作”。按照要求規范材料紙張，實行全國統一標準整理裝訂。做到分類準確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，確保干部檔案的完美、真實、可靠的保存價值。三是加大硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎。一方面要建立專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，另一方面還要在庫房內設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”、“三室分開”，搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（四）加強管理人員隊伍建設，提高隊伍業務水平

要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作。加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓,提高管理人的政策水平和專業技術水平,培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。檔案管理人員要有愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神,加強業務學習，強化繼續教育,堅持“學用結合、按需施教、重視實效”,全面系統地掌握檔案管理工作的新知識、新技術,了解檔案管理現代化的具體內容。引入競爭機制，通過競聘上崗,把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。將檔案人員的培養納入本單位本部門人才培養計劃,重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解檔案管理工作的重要性，增強責任心。要關心他們的職稱晉升和工作業績，充分發揮他們的積極性和創造性

（五）加強人事檔案信息化建設，提高科學管理水平

《條例》第十九條指出：“要不斷地研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。”要按照中央組織部提出的“三網三庫一平臺”的要求，進一步加速人事檔案管理工作向網絡化、數字化方向轉變，利用計算機網絡存儲容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點，實現人事檔案管理工作的新跨越。一是各級各部門積極配合，積極創造條件，科學整合信息化檔案資源，統一協調，建立人事檔案網絡系統。二是在遵循檔案保密規定的前提下，加強信息采集，建立統一的個人信息庫。三是利用網絡的優勢，全面實現檔案信息一方收集，多方共享。

總之，人事檔案工作應提高認識，規范管理，創新工作思路，建立健全人事檔案管理長效機制，加強信息化建設，進一步提高工作質量和服務水平，使人事檔案管理工作更好地為社會主義現代化建設服務。

[1]肖芹.事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].辦公室業務,2013,(03).

[2]袁雙盛.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].中國商界（下半月）,2009,(08).

[3]王旋.淺談事業單位干部人事檔案信息化管理[J].山東檔案,2011,(04).

(責任編輯：王友才)

G275.9

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1008—6153（2013）06—0174—02

2013-09-17

林偉紅（1977-），女，湖南懷化人，大學學歷，中共懷化市委黨校人事處館員。