質量管理體系文件的分類管理

呂慶雙 張 焱 雷 丹

（中航黎明錦西化工機械（集團）有限責任公司)

0 前言

目前，很多企業為了完善企業產品質量管理，都通過了很多認證，例如ISO 9001質量管理體系認證、特種設備制造許可認證等。每取得一項認證，都要形成一套體系文件，結果出現了 “文山會海”的現象。各體系文件有時相互重復、矛盾，一旦工作中發生問題，不知以哪個文件為準，導致有關部門相互推脫責任，工作效率低。為了簡化企業的管理工作，使企業的管理更清晰、透明、高效，本文提出用企業標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理。

1 企業標準體系

企業標準體系是由標準組成的系統。企業標準體系囊括了企業方方面面的要求，以技術標準為主體，包括管理標準和工作標準。

1.1 技術標準

技術標準是對企業標準化領域中需要協調統一的技術事項所制定的標準。它有多種存在形式，包括標準、規范、規程、守則、操作卡、作業指導書等。技術標準體系是企業標準體系的重要組成部分，是企業組織生產、技術和經營、管理的技術依據。

1.2 管理標準

管理標準是對企業標準化領域中需要協調統一的管理事項所制定的標準，也就是對企業管理活動中與技術標準相關的重復性事物和概念所制定的標準。它涉及到經營管理、設計開發與創新管理、質量管理、設備與基礎設施管理、人力資源管理、安全管理、職業健康管理、環境管理、信息管理等諸多方面。

1.3 工作標準

工作標準是對每個具體的工作 （或操作）崗位做出的規定，包括操作說明、經濟責任制、崗位說明書、崗位標準、崗位責任制、工作守則等。

2 質量管理體系

質量管理體系是在質量方面指揮和控制組織的管理體系，對所有影響產品質量的活動進行策劃、評審、驗證、確認、持續改進。質量管理體系中使用的文件類型包括以下幾方面：

（1）向組織內部和外部提供關于質量管理體系的一致信息的文件，這類文件稱為質量手冊;

（2）表述質量管理體系如何應用于特定產品、項目或合同的文件，這類文件稱為質量計劃;

（3）闡明要求的文件，這類文件通常稱為規范；

（4）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南；

（5）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件，這類文件包括形成文件的程序、作業指導書和圖樣；

（6）為完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，這類文件稱為記錄。

以上類型文件可以分成三個層次結構。

第一層文件：質量手冊——根據所闡明的質量方針和質量目標描述質量管理體系。

第二層文件：質量管理體系程序文件——描述實施質量管理體系所需的相互管理的過程和活動。

第三層文件：作業指導書和質量管理體系中的其它文件——由詳細的作業文件構成。

3 企業標準體系與質量管理體系的關系

企業標準體系是企業質量管理體系的基礎。企業標準體系，應根據企業的特點充分滿足質量管理體系的要求，促進企業形成一套完整、協調配合、自我完善的管理體制和運行機制。

兩個體系都要求 “實施、改進、保持有效”，所以可以把企業標準體系納入到質量管理體系中，實施PDCA（質量環）管理。這樣，在體系運行中就可根據需要對程序、文件進行調整、修改，完成“標準”的持續評審與改進。

企業標準體系中的文件 （標準）范圍要大于質量管理體系的文件范圍。有些企業標準雖然不是質量管理體系文件，但是屬于企業標準范圍。例如，環境管理標準是企業標準，但不是質量管理體系文件。

4 對質量管理體系文件進行分類管理

4.1 文件層次和類別劃分

通常，企業標準體系可分為三類標準，質量管理體系文件可分為三個層次，這三類標準和三個層次文件具有一定的內在關系。因此，我們可以將質量管理體系三層次文件 （第一層文件、第二層文件和第三層文件）歸類到企業管理的三類標準 （管理標準、技術標準和工作標準）中，如圖1所示。

圖1 企業標準體系與質量管理體系三層次結構關系

4.2 雙編號原則

明確了企業標準體系和質量管理體系的關系，我們就可以用企業標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理。為順利對質量管理體系的文件進行分類管理，建議借用我國采用國際標準時的方法，即 “等同采用”或 “修改采用”各類管理文件。對已經存在的體系文件，原則上不要動，在排版上可以保留原來的格式。在企業制定標準體系表時應該將這些程序文件拆開，以單獨標準的形式分別列入各大標準類別中。為保證企業標準體系的系統性，在保留質量管理體系文件原標號和內容不變的基礎上，將之分別納入企業管理標準體系的各類別中，同時給予新的標準編號，即采用雙編號的形式。例如：企業標準 《科技檔案管理規定》在質量管理體系中的文件編號為 QMS/×××.××.××，而在企業檔案管理標準體系中的編號為 Q/×××.××.××。可以將兩種編號都在文件封面上體現，以方便文件檢索和分類管理。

4.3 文件分類管理

將不同體系、不同類別的文件分門別類，當企業需要對某個專業體系進行評審、認證、復審時，可以從標準體系文件中抽調出相應的文件歸隊，以滿足不同場合的需要。這樣，既保持了體系文件的獨立性和特殊性，又滿足了企業文件管理的系統性和協調性，這正是我們將各類體系文件整合的最終目的和最好的結果。

5 分類管理的作用和意義

通過用企業標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理，可以使企業內所有標準按其內在聯系形成一個科學的有機整體，對企業所有的規范性文件進行 “簡化、統一、協調、優化”，克服企業 “文山會海”的頑疾，促進企業形成一套完整、協調配合、自我完善的管理體系和運行機制。

6 結論

企業已經形成的大量企業標準和規范性文件是企業文化的寶貴財富，只要對這些標準進行相應的修改、完善或補充，就仍然是企業管理的支柱。企業應根據自身情況，認真研究適合企業特色的管理模式。用企業標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理，可將原本相互游離、雜亂無序的管理，變成真正系統的、全面的管理，從而更好地為顧客服務、為企業創效。

[1] GB/T 19001—2008.質量管理體系：基礎和術語[S].

[2] GB/T 15496—2003.企業標準體系：要求[S].

[3] GB/T 15497—2003.企業標準體系：技術標準體系[S].

[4] GB/T 15498—2003.企業標準體系：管理標準和工作標準體系 [S].

[5] GB/T 19273—2003.企業標準體系：評價與改進 [S].