信息公開背景下加強高職院校檔案服務的思考

吳君君

信息公開背景下加強高職院校檔案服務的思考

吳君君

漳州衛生職業學院

在信息公開背景下，公民對信息需求更具有主動權意識。由于高職院校領導對檔案工作重視不夠、不同類別的檔案利用率參差不齊、查檔手續繁瑣，高職院校檔案服務工作成效難盡人意。該文通過深層次的分析，提出從提高高職院校領導的檔案意識、豐富檔案館（室）藏資源、制定和完善規章制度、科學處理檔案服務中保密與公開的關系等方面加強高職院校檔案服務工作，充分開發利用檔案信息資源。

信息公開 高職院校 檔案服務

21世紀是以信息為主導的世紀，在信息公開背景下，公民對信息的需求更具有主動權意識，在我國高等教育改革日益深化的前提下，高職院校日常各項工作也穩步開展。如何緊跟形勢，在信息公開背景下充分開發檔案信息資源，充分發揮檔案的利用價值，實現信息資源共享，使全單位、全社會受益，形成公平、公正的信息服務體系，是高職院校檔案工作者、領導者必須面對并解決的一個重要課題。

1 信息公開背景下強化高職院校檔案服務功能的意義

我國已進入信息化社會，《中華人民共和國政府信息公開條例》第十六條規定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。檔案機構可以根據需要設立公共查閱室、資料索取點、信息機構可以要設立公告欄、電子信息屏等場所和設施。”①因此，在信息公開背景下加強高職院校檔案的服務功能有著重要的意義。

1.1 有利于高職院校的各項改革

高職院校檔案記錄的是院校真實的歷史過程，管理者可以根據以往的各項工作經驗為今天各項類似的工作提供參考，以深化改革的力度和提高改革的可行性。如教學類檔案能體現過去某個時期教學管理和學生管理的情況，可根據以前的專業設置、學習計劃、培養目標、教學進度等為今日的教學管理作參考；可根據以往的招生專業、招生計劃申請、招生計劃批復、報到情況、就業情況等為今日的申請新增招生專業、制定分專業招生數、為學生就業準備等工作做鋪墊和提供參考依據。

1.2 促進高職院校檔案管理工作的發展

高職院校檔案服務工作是建立在扎實完成檔案基本工作的基礎之上，如果沒有以做好檔案基本工作為前提，檔案服務工作就成為“無源之水，無米之炊”，服務工作便無從談起。高職院校通過開展檔案服務工作，根據日常檔案的利用情況來判斷平時檔案工作是否做得完善，檢驗規章制度是否制定得科學、合理，同時可以查缺補漏，及時發現檔案工作中的不足和薄弱環節，如檔案收集是否齊全、按時，檔案整理是否科學、細致，檔案鑒定是否合理、嚴格，檔案保管是否安全、有效，檔案服務是否周到。在工作實踐中發現問題，以便有針對性地促進檔案基本工作的改進，從而提高高職院校檔案管理工作。

1.3 提高社會對高職院校檔案的了解

高職院校是事業單位，經費來源于財政撥款。知情權是公民的基本權利，特別是在信息公開的背景下。在統治階級時期，只有達到一定階層的人才能享受檔案服務；在現代社會，獲得檔案信息不再是貴族專享的VIP服務，而是全社會都可以享受到的服務。這標志著國家各級檔案機構承擔了向社會服務的義務，也是社會文明進步的體現。這既是公民充分享受國家憲法賦予權利的具體體現，又是國家法制健全、政治文明的具體體現。

2 當前高職院校檔案服務工作中存在的問題

高職院校檔案服務工作是指高職院校檔案部門為了滿足社會各領域對檔案信息的需要而采取各種服務途徑和方式的總稱。充分發揮檔案的服務功能，是檔案管理工作的目的和意義，也是檔案存在的價值，但是在高職院校的日常管理中，檔案服務工作面臨著困境，使得檔案工作舉步維艱、停滯不前，主要體現在：

2.1 高職院校領導對檔案工作重視不夠

當前，上級檔案主管部門取消對檔案管理的硬性評估、評比、升級，取而代之的是各單位根據實際情況自主提出申請要求。這使習慣接受上級硬性檢查的高職院校領導錯誤地認為可以等上級下發評估、評比、升級的文件后，再來落實整改檔案室（館）的工作。殊不知在領導缺乏檔案意識的情況下，對檔案各項工作不聞不問，沒有對學校的檔案發展進行科學、合理的規劃；再者，受傳統觀念的影響，領導以為檔案管理是一項沒有技術含量的工作，僅僅是收集文件材料，一份份按時間順序疊好放進檔案盒，然后再把檔案盒放進檔案柜里，工作輕松、簡便。可見領導對檔案管理缺乏深刻的認識，沒有把檔案管理工作上升到必要的位置。

2.2 不同類別的檔案利用率參差不齊

黨群類、產品生產類、財會類、實物類檔案一般是紅頭文件或各類報表類，專業性比較強，利用范圍窄，只有專業人員考究時才用到，一般的業務人員不熟悉專業知識，不會查閱這幾類。而教學檔案中的教學任務書、各專業教學計劃表、考試安排表、申請新專業文件和批復、分專業招生計劃、招生花名冊、學籍卡等等材料實用性高，在以教學質量和學生素質培養為重的形勢下，對教師提高教學質量和做好教學計劃，證明學生的學歷、協助人事部門招聘的人員資格認定、學生辦理出國手續等起著至關重要的作用，利用率極高。

2.3 查檔手續繁瑣

查檔手續繁瑣是被普遍認同的，由于國家、省、市檔案主管部門對檔案制定了詳細的法律法規和管理細則，因此，在各個單位對檔案的細節管理嚴格，如必須本人持單位介紹信辦理查檔手續，當本人無法親自辦理時必須嚴格按照委托與被委托的關系提供證明材料，一般情況不得將檔案外借。情報學著名的穆斯定律指出：“一個情報檢索系統，如果顧客感覺取得情報要比他不取得情報更傷腦筋和麻煩的話，這個系統就不會得到利用。”②即檔案需求者希望查檔手續越方便越好，在同等條件下，越是方便簡單的手續，需求者利用的頻率越高，反之則很少有需求者去利用。

3 加強高職院校檔案服務的對策

3.1 提高高職院校領導的檔案意識

檔案工作者應該行動起來，通過多種方式向領導宣傳檔案工作，增強領導重視檔案工作的意識，如及時讓領導批閱有關檔案的文件，請領導參加上級的各類檔案工作會議及檔案活動，向領導匯報學校檔案工作的計劃和總結、外出參觀學習的經驗和體會、其它兄弟院校的檔案工作進展等等，讓領導充分了解當前檔案工作的發展形勢和地位，加強對本校檔案工作的領導。在校內開設檔案知識講座，傳授檔案管理知識，普及檔案常識，提高教職工、學生尤其是高職院校領導的檔案意識。只有讓領導肯定了檔案工作，才能將院校的檔案工作擺上議程，重視檔案館（室）的發展，定期在行政例會上研究如何加強和改進檔案信息服務工作；在檔案工作遇到困難和阻力時，協調相關部門的關系，以大局為重，共同做好學校的檔案工作。

3.2 豐富高職院校檔案館（室）藏資源

室（館）藏資源應該能滿足檔案需求者實現信息需求，不能因為庫藏檔案數量不足而影響到檔案信息服務的開展。另外，應該以最低限度的費用消耗來保存社會所需的最大限度的檔案信息資源。第一，有條不紊地做好檔案的收集、保管、整理、鑒定、銷毀和開發利用，確保能體現學校活動的、有價值的材料都歸檔；第二，確定沒有歸檔價值的材料，要歸類存放2～3年再銷毀，以防由于局勢變化，材料產生價值，發揮使用潛能；第三，按移交清單認真清點各部門移交的檔案材料，確保移交的檔案都是有價值的檔案，確保實際移交的檔案與清單上所列的目錄一致，確保每份材料的完整性，提防缺頁、破損；第四，及時組織開展檔案的銷毀工作，嚴格按照保管期限仔細核對室（館）藏檔案，對于過期、與單位各項活動關系不大、沒有使用價值的檔案進行鑒定、登記、統計、銷毀、登記，節約庫房空間，以便將來能更容易找到目標檔案；第五，加強日常室（館）藏檔案的管理，定期查看檔案案卷，發現丟失應該馬上查閱檔案利用登記表或是監控，排查丟失的原因。

3.3 制定和完善高職院校規章制度

只有制定了切合實際的管理制度，以制度管人，憑規矩辦事，才能使工作井井有條。以依法治檔為根本，高職院校在嚴格執行檔案法律、法規的基礎上，應該結合本校的具體情況，制定切合實際的檔案管理工作制度，以建立健全與學校辦學規模相適應的高職院校檔案管理制度，實現檔案管理制度化、規范化、科學化。

首先，根據檔案法律法規制定適合本單位的《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作人員崗位責任制度》、《檔案信息公開管理規定》等，使各種各類材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔、利用等形成制度化和規范化，做到有章可循，有據可依，按章辦事③；其次，簡化檔案利用手續，為社會提供更便捷的服務，最大限度地發揮它們的使用價值，《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十條規定：“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。各級各類檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件。”④

3.4 科學處理高職院校檔案服務中保密和公開的關系

首先，嚴格做好密級檔案的保管工作。檔案區別于其他信息資料的特點的是機密性原則，信息公開并不意味著所有的信息都要公開，為了避免觸犯法律，減少沒必要的沖突，高職院校檔案室（館）有必要對信息的公開進行限制，做到有所公開、有所不公開。因此，必須嚴格做好密級檔案的保密工作。第一，強化保密意識，認真學習和遵守《檔案法》、《保密法》、《專利法》、《知識產權保護法》等有關法律規定，對于不能公開的檔案，絕對不能公開；其次，檔案工作者要熟悉館（室）藏資源，絕密、機密、秘密級仍在保密期的檔案要繼續保密，涉及不適宜公開的檔案材料，一定不能開放，如個人隱私材料、學生和教職工的處分處理、不幸的個人經歷，個人專利成果等等。

根據以上法律，高職院校檔案工作人員應定期瀏覽案卷，發現即將降密或解密的檔案應報告主管機關，經單位正式公布后，及時做好解密后檔案的開放服務工作，同時填好備注，為后來的服務提供依據，切勿將已能開放的檔案仍束之高閣，浪費資源。

注釋：

①國務院．中華人民共和國政府信息公開條例, 2007-05-01．

②李洪．新時期高校檔案信息服務功能的拓展[J]．云夢學刊，2011，32(4)：125-127．

③吳君君．淺議高校成教檔案的管理[J]．科教文匯，2012第6期中旬刊：193-194．

④國家檔案局．中華人民共和國檔案法實施辦法, 1999-06-07．

[1] 王磊，喬永會．高職院校檔案工作信息化建設的實踐及改進對策[J]．黑龍江科技信息，2012(27）: 138-139．

[2] 吳君君．淺議高校成教檔案的管理[J]．科教文匯（中旬刊），2012（6）：193-194．

[3] 李章書．淺析高職院校檔案信息化的主要問題及解決對策[J]．山西檔案，2012(6）: 55-57．

[4] 唐紅波．高校科研檔案服務地方經濟建設分析[J]．蘭臺世界，2013(17）: 104-105.