農業科研項目檔案的動態管理

張玉蓮

農業科研項目檔案的動態管理

張玉蓮

福建省農業科學院農業工程技術研究所

我國現行科研體制以課題、項目為主，科研檔案的管理又以課題、項目成套為其基本特點。科研項目的管理措施和方法既應遵循科研檔案自然形成規律和科研檔案工作的客觀規律，又須適應現代化管理的需要。對此，應當建立項目信息數據庫，為推行現代化的辦公自動化管理打下良好基礎，從而提高科研項目管理的效率和質量，使項目檔案管理工作真正步入現代化管理軌道。

農業科研項目檔案管理動態管理

隨著國家對農業科研扶持力度的加大，科研項目立項的增多，科研項目管理難度日益增大。目前，相當一部分農業科研機構對科研檔案的管理還停留于上世紀90年代相對滯后的狀態，管理手段較為簡單，效率不高，而管理信息往往不能及時反映科研項目的最新動態。通過現代化的手段，對科研項目進行動態化的跟蹤和管理，對于及時、全面掌握科研項目的情況，提升科研檔案管理的水平至關重要。

1 農業科研項目檔案管理的關鍵因素

1.1 項目預立卷

項目預立卷工作是科技文件材料隨時收集積累的最有效的形式，它是指科技項目責任者或業務部立卷人員，隨時將科技活動實施前和實施中辦理完畢的文件材料，按照所編的歸卷條款歸入相應的卷盒，有預見性地做好平時文件材料暫存管理的工作。一般來說，在項目合同書簽訂起，就可以開展科研項目檔案的預立卷工作。做好科研項目檔案的預立卷工作，可以加強日常管理，防止檔案散失或堆積，保證歸檔文件材料齊全、完整，又可以防止由于提前立卷后的再次歸檔所導致的拆卷工作，能使科研項目檔案管理有條不紊。

1.2 歸檔過程和時間

在整個科研過程中，研究課題從立項到成果鑒定是相對的、動態的，過程通常比較漫長。據統計分析，一項農業科研成果平均研制周期為4～6年, 示范推廣期為3～5年, 穩定使用期為6年左右。當一部分科研項目到了過程中的某個階段后，會由于經費、人力、水平等原因被擱置，甚至中斷。而一項科研成果得到鑒定后，也許就告一段落了，但也不排除過了若干時間后繼續進行應用或報獎的情況。因此, 相應的檔案歸檔時間是不確定的。在項目實施過程中, 要發揮農業科研管理人員的前瞻性, 密切關注項目進展的整個過程，按階段分期歸檔。

1.3 項目年終總結和成果鑒定

科研成果鑒定標志著項目研究工作的完成，有關文件材料已形成，這是科研項目檔案收集的關鍵環節。應抓住這一環節，進行科研檔案的收集工作。對于研究周期較長的研究項目，還應利用年終總結的機會，收集已形成的文件材料。

2 建立合理有效的農業科研項目檔案管理機制

2.1 實行科研項目材料形成部門和課題組立卷和補充制度

科研項目檔案應包括管理性文件和科研性文件，分別由科研管理部門和課題組形成、積累。科管部門負責科研項目材料形成、制發和課題立卷歸檔，在下達課題計劃的同時，必須向課題組明確課題立卷歸檔要求，填寫“科研課題建檔登記表”并定期收集。課題組應根據歸檔要求，做好課題文件材料的積累、整理和補充，確保項目材料的質量；科研項目完成或部分完成后，填寫“歸檔說明書”，送科管部門審查，審查合格后，方可準予鑒定、結題。

2.2 完整、準確地收集項目材料，做好前期基礎工作

維護科研項目檔案的齊全、完整是科研檔案管理工作的基本要求。完整的科研項目檔案包括課題在研究準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵和推廣應用等各階段形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。一個科研課題項目基本包括幾個階段：研究準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果獎勵申報、成果推廣應用。凡納入科研計劃管理的，有保存價值的檔案都必須按照其形成規律收集并整理組成有機整體。在建立項目檔案時，必須抓住課題項目內容和特點，瞄準項目科研、推廣、成果轉化等幾個關鍵環節，梳理歸并，建卡建檔。

2.3 密切同課題組的關系，樹立“管理就是服務”的意識

在工作中及時發現問題、解決問題，為專家、學者排憂解難，在對項目進行跟蹤和管理過程中，與項目負責人經常保持聯系，及時溝通情況，發現并幫助項目進展中出現的問題。

3 運用數據庫等現代化手段加強對科研項目檔案的跟蹤和管理

3.1 項目建檔工作應強調對科研項目的過程控制，實行“四同步”管理

科研檔案管理工作是科研活動的重要環節，項目材料的形成、積累、整理、歸檔工作必須納入工作程序，納入科研工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍。科研原始資料的收集及檔案的規范管理必須貫穿于科研工作的全過程。“四同步”即：盡量做到下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門出具課題歸檔證明材料同步；從而保證科研項目工作真正步入現代化管理的軌道，使自己做到心中有數。

3.2 加強項目中期檢查制度和成果鑒定結項制度

對課題進展的各個環節實行項目跟蹤，強化動態管理。年初抓計劃，年底抓匯報，每年舉行1～2次項目進展匯報會，對項目進展情況、研究計劃、課題組情況、經費使用情況、預期成果等進行認真評估，及時發現和解決問題。在項目檢查之后，認真撰寫管理工作總結，綜合分析，提出批評和建議，及時調整工作中的偏差。在對科研項目和成果進行鑒定和驗收時，科研檔案人員必須參與，并對應當歸檔的文件材料加以驗收。

3.3 建立項目信息數據庫

建立項目信息數據庫是實現科研項目動態管理的有效方式。應定期組織科研管理人員進行崗位培訓、計算機培訓，拓寬知識面，以適應新形勢下動態、全面、現代化的管理，逐步實現科研管理工作的科學化、規范化、計算機化，提高工作效率。福建省農科院早在1999年就應用Microsoft/Access編寫出一套“農業科研院所科技管理數據庫”，運用于日常科研管理。近年來，又依托院屬眾多專業所多年科研生產實踐，以及豐富的信息資源積累，利用現代計算機技術、網絡技術數據庫管理技術、流媒體視頻技術建立基于數據庫、多媒體、遠程系統、答疑系統、網絡服務等現代計算機技術為核心的農村科技信息服務系統。該項成果已獲2007年度福建省科學技術二等獎。

實踐證明，運用數據庫能起到事半功倍的效果。通過項目信息數據庫，將收集到的項目及其基本信息及時、準確入庫，分成幾個階段，并采用動態管理機制，及時對有關材料進行修改、補充和完善。盡可能及時地發現項目實施過程中存在的問題，及時上報有關領導，協調解決問題。

[1] 劉善文, 等. 福建農村科技信息化技術及示范研究[J]. 福建農業學報, 2007, 22（4）:418-422.