現代化中醫院人事檔案管理的構想

唐 梅

（重慶市中醫院 400021）

現代醫學技術的發展突飛猛進，與之相對應的醫院內涵建設得到了無限延伸與發展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內體現出價值，不能直接為醫院帶來經濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫院的普遍現象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫院建設所利用，對醫院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出［1］。

隨著科學技術的飛速發展和人才的激烈競爭，以及公立醫院體制改革步伐日益加快，提高醫院人事檔案信息的利用效率顯得非常必要和突出。固有的人事檔案管理模式已經不能完全適應現代化綜合醫院發展的需要，不能使人事檔案信息得到充分利用，人事檔案管理工作必須具有更高標準、更高效率和更具人性化的現代化新模式 ，使其在人員聘用、備案、管理以及教育、培訓等工作中提供包括干部素質、文化結構、年齡結構、業務專長、醫德醫風、工作實績等方面具有較高價值的信息，對醫院人才建設工作起積極作用。以下就某三甲中醫院人事檔案管理的現狀，對新形勢下現代化中醫院人事檔案管理工作，提出新構想及方案。

1 人事檔案管理的現狀

1.1 人事檔案管理方式落后 長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔［2］。迫于場地的限制，人事檔案分處兩地管理，給歸檔、查詢帶來不便；人事檔案室雖然配有計算機 ，只是用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性差；由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下［3］；大量的紙質文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現失散的可能；醫院干部及醫務人員的職稱職務的變動依據主要來自于個人檔案的有關記錄，但個人檔案并沒做電子文檔備份。現代化管理水平不高，是人事檔案管理方法滯后于人事體制改革進程的主要原因［4－5］。

1.2 管理人員的科學管理水平不高 一個現代化中醫院的人事檔案管理工作必須是由具有現代化業務水準及專業技能的檔案專業專職管理人員擔當。該醫院由于重視不夠，長期以來，從事檔案管理工作的人員都是非檔案專業畢業的，而且是年紀比較大的同志，沒有經過系統的檔案專業理論的學習，1人管理近3000份的檔案，管理水平可想而知。即使經過上級部門組織的檔案知識短期培訓班的學習，本人也極富有責任心，但面對人事體制改革進程的需要，在醫院規模和人員日益發展壯大的新形勢下，檔案管理人員的科學管理水平就顯得極度缺乏［6］；在檔案管理工作中依據習慣性思維模式，建檔不齊備、系統性不強、工作程序簡單粗放，特別是電子文檔管理方面更沒有開展實施。沒有不斷完善的科學管理新技術，不能適應現代化中醫院發展的需要，這是該工作面臨的問題［7］。

1.3 管理規范化及利用效率不足 根據新形勢下的要求，原有的檔案管理模式已經不能適應發展的需要，重新建立專業的業務標準，已勢在必行。就目前該醫院的人事檔案管理來說，規范化方面不僅是不足的問題，而且沒有一套完整的信息化人事檔案管理標準和與之相適應的硬件系統。信息化管理的規范及其硬件不足，不但嚴重阻礙了醫院人事檔案工作的進步，而且使檔案信息的利用價值大大降低［8］。

1.4 管理保密性不強 加強保密性，不僅是需要工作人員加強保密意識的強化學習，更主要的是保密制度和程序的完善。目前該醫院人事檔案特別是個人檔案信息包括紙質文檔和電子文檔普遍沒有進行雙重加鎖和加密程序的設置，在調取檔案信息方面存在極大的隨意性。

1.5 缺少管理工作的人性化關注 這里所說的人事檔案管理工作的人性化關注是基于檔案管理的基本功能合理的基礎上實施的，它充分體現以人為本的現代化理念，但在人事檔案管理工作中卻長期遭受忽視。

2 現代化中醫院人事檔案管理的構想及方案

2.1 創建人事檔案管理新模式 實現計算機為主的信息儲存與管理。在原有的紙質檔案信息基礎上，逐步充實與完善電子檔案的信息儲存量，特別要將個人檔案完全電子文檔化，各種檔案原件均進行掃描，并分類編排目錄，以便檢索、歸檔、查閱、調取等。同時，對于原始的紙質檔案其目錄應予以同步于計算機控制，并在檔案柜上設置LED顯示屏及聲控提示。基于現代聲光電技術的檔案管理系統以及科學合理的管理方法的建設，從硬件和軟件上徹底改變原有的落后模式，建立一套完整的現代化醫院人事檔案管理新模式，從而實現信息化管理的新格局［9－10］。

2.2 提高管理人員的科學管理知識水平 要提高管理人員的科學管理知識水平，就必須要不斷完善科學管理新技術。由于信息化管理的格局，促使管理人員必須不斷地學習專業內外的新技術，包括檔案制作規范、保存硬件設施要求、信息化技術、電子建檔及查詢要求等，以適應不斷發展的人事體制改革及醫院現代化進程的需要［11］。特別是在計算機檔案管理應用方面，要與最新的相關科學技術接軌，使人事檔案管理工作始終處于主動服務的狀態。為能夠盡快地將科學化管理應用于檔案工作中，直接招聘檔案專業人才最好，如不能實現，可進行短期的進修學習（至少3個月），然后將所學知識運用于實際工作中。

2.3 建立新的管理規范、提高信息利用效率 建立一套完整的信息化人事檔案管理標準和與之相適應的硬件系統是管理規范的必要前提。信息化人事檔案管理標準需在實際的管理工作中逐步加以完善。計算機及其自動控制系統的應用，使檔案的信息收集、存儲與調取等管理工作的實施更加便捷，實現一定范圍內最大程度信息共享的目的，極大地提高檔案管理部門的工作效率。建立計算機進行人事檔案信息管理的人機自動系統，不僅可以實現數據的準確與詳實，還能迅速地為醫院提供符合要求的人員的詳細信息。實施檔案的信息化管理，將大大提高檔案資源的利用率。

2.4 加強信息保密性 加強檔案管理工作人員的法律法規學習，增強其法制意識和工作責任感，同時規范保密工作的規則，對實體文件檔案進行雙重加鎖并由不同的檔案管理人員掌管鑰匙，對需要保密的電子文檔特別是個人檔案信息要實行相應的加密程序，由專人管理密碼。另外還要建立一個檔案調取時簽字手冊和電子備案記錄的“信息追蹤系統”，以備在出現檔案散失、隱私泄漏等問題時查找原因及相關責任。

2.5 引入管理工作的人性化關注 為了充分體現以人為本的現代化管理理念，在醫院的人事檔案管理的系統建設和實際工作中引入管理工作的人性化關注，這是現代化醫院及其文化建設必不可少的一項工作［12］。可根據醫院文化、內外環境、設施設備等軟、硬裝飾布置進行具體實施，以美化服從功能需要為原則，力求做到美觀而實用，為現代化中醫院的人事檔案管理工作營造一個美好而愉快的環境氛圍。

［1］魏麗珍.芻議醫院人事檔案管理存在的問題與對策［J］.現代醫院，2012，12（2）：124－125.

［2］黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫院人事檔案管理探討［J］.中國社區醫師：醫學專業，2012，14（14）：421－423.

［3］吳艷麗.淺議新形勢下如何加強中醫院人事檔案管理［J］.中國醫學創新，2012，9（2）：80－81.

［4］陳家義.基層醫院人事檔案管理存在的問題及對策［J］.現代醫院，2012，12（2）：128－129.

［5］倪丹.衛生人事檔案管理現狀與發展方向淺析［J］.青島醫藥衛生，2007，39（5）：397－398.

［6］劉玉紅.醫院人事檔案管理中醫院信息系統的應用分析［J］.中國醫藥科學，2011，1（23）：155－155.

［7］董凱茹.加強醫院人事檔案管理的重要性［J］.中國醫藥指南，2012，10（4）：296－297.

［8］陳英.醫院人事檔案管理現狀及對策［J］.中國中醫藥咨訊，2012，4（5）：466－467.

［9］趙杰.談醫院人事檔案科學管理［J］.檔案管理，2012（4）：95.

［10］柯沛霆.談對如何搞好醫院人事檔案管理的探討［J］.中外醫療，2012，31（11）：146－146.

［11］楊小清，祝琳，石星.衛生系統干部人事檔案管理的矛盾分析與對策［J］.中國民康醫學，2012，24（14）：1783－1784.

［12］張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作［J］.當代醫學，2012，18（16）：28－29.